Menu
Recherche par mots clés
Menu
Actions clés par
Actions clés par:
Conception
Démarrage
Mise en œuvre
Clôture

Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

Être en relation avec les bailleurs de fonds avant et (si possible) pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet pour pouvoir avoir une étendue, un budget et un calendrier de projet gérables et réalistes correspondant aux priorités des bailleurs de fonds.

Tirer parti des occasions d’influer sur les priorités du bailleur de fonds pour une opportunité de financement spécifique, de les clarifier et de donner un feedback.

  • Quand
    • Tout au long de la préparation pour une opportunité de financement particulière, y compris après une demande d’information ou de feedback du bailleur de fonds avant la publication d’une opportunité de financement formelle.
    • Pendant l’élaboration du document de projet (selon ce qui est autorisé)

  • Note : Il y a de nombreuses manières d’être en relations avec les bailleurs de fonds quand ils élaborent des idées de financement. Cette action clé se concentre sur les relations avec les bailleurs de fonds autour d’opportunités de financement connues et en particulier sur l’optimisation de la réponse de CRS à des demandes formelles de bailleurs de fonds de donner un feedback ou de poser des questions sur des opportunités de financement prévues ou en cours. Pour plus de conseils sur d’autres activités pour influencer les bailleurs de fonds, cf. Norme 5, action clé 1 (sur les relations avec les bailleurs de fonds avant leur identification d’une idée de  financement particulière) et Norme 10, action clé 4 (sur l’utilisation de projets existants comme plateforme pour les relations avec les bailleurs de fonds)

    Suivez ces étapes pour que CRS optimise les occasions d’influencer, de clarifier et d’apporter un feedback sur les priorités d’un bailleur de fonds pour une opportunité de financement particulière (cliquez ici pour voir des directives pour les opportunités en cours) :

    Avant que le bailleur de fonds ne publie un appel formel pour la soumission de projet (« pré-sollicitation »)

    Ces directives s’appliquent aux renseignements (intelligence) obtenue de :

    • Prévisions de financement des bailleurs de fonds (par ex. prévisions de la mission de l’USAID), stratégies des pays donateurs, intelligence générale sur un bailleur de fonds, visites de sites, etc.
    • Demandes publiques officielles, comme des demandes d’informations (RFI) et des projets d’appels à propositions (RFA), des projets d’appels à projets (RFP) ou des demandes équivalentes d’échange d’informations de bailleurs de fonds institutionnels hors Gouvernement des États-Unis (GEU).
    • Demandes spécifiques de bailleurs de fonds institutionnels privés pour un feedback sur des idées potentielles de financement.
    1. Si CRS a connaissance d’une opportunité de financement probable qui l’intéresse, par exemple grâce à quelque chose qui est noté dans une prévision de financement ou obtenu grâce à un travail de collecte d’intelligence, le CR ou son délégué :
    • Travaille avec le personnel du programme-pays pour collecter des informations afin d’évaluer s’il s’agit d’une nouvelle opportunité de financement ou de la continuation d’un programme actuel. Si c’est le second, prenez en compte la performance et la réputation de ceux qui mettent en œuvre le programme d’origine.
    • Travaille avec le HoP pour déterminer si l’opportunité correspond bien à CRS.
    • Si l’analyse du programme-pays mène à une décision initiale « de poursuivre » à cette étape, le CR identifie un gestionnaire de la planification de l’obtention de financement (cf. la Norme 5, action clé 2 pour des conseils sur la planification d’obtention de financement).      
    1. Si CRS reçoit une notification d’une demande officielle informations/feedback de la part d’un bailleur de fonds ou entend parler d’une opportunité de fournir ce feedback, la personne qui reçoit cette notification ou identifie cette opportunité, généralement un employé de BD du programme-pays ou de la région ou un employé d’IDEA, étudie la demande du bailleur de fonds et transmet l’information. Habituellement, les listes de distribution pour ces demandes comprennent :
    • Les éventuels employés de BD du programme-pays, le CR et le HoP plus le personnel régional de BD.
    • Le personnel d’IDEA (par ex. spécialistes de la mobilisation des ressources ; responsables des relations avec les bailleurs de fonds du GEU/ bailleurs de fonds publics hors GEU/ fondations et entreprises).
    • Les experts techniques (par ex. conseillers techniques régionaux, conseillers techniques principaux du siège).
    1. L’équipe du programme-pays détermine qui doit participer à l’analyse de la demande d’information/de feedback du bailleur de fonds et à la préparation de la réponse et qui coordonnera le processus. Une étroite collaboration entre le personnel technique des programmes et le personnel de BD est essentielle.

    Répondre à des demandes directes de contributions et de feedback venant de bailleurs de fonds institutionnels privés : CRS prépare toujours un feedback en réponse à des demandes directes d’informations ou de feedback pré-sollicitation venant de bailleurs de fonds institutionnels privés, même si CRS ne considère pas l’opportunité comme correspondant potentiellement à ses capacités et à ses priorités.

    1. Pour les RFI de bailleurs de fonds publics, les projets de RFA, ou l’équivalent, et pour des demandes d’informations diffusées à grande échelle par des bailleurs de fonds institutionnels privés, l’équipe identifiée à l’étape 3 utilise FAQs document on donor Requests for InformationDocument de FAQ sur les demandes d’informations des bailleurs de fonds  de CRS (adapter selon les besoins pour d’autres bailleurs de fonds) et doit :
    • Étudier les documents transmis par le bailleur de fonds.
    • Décider si CRS soumettra une réponse formelle.
    • Préparer un calendrier et un processus pour la rédaction de la réponse formelle de CRS (le cas échéant). Cela inclut de demander à des partenaires stratégiques ou des parties prenantes clés de contribuer, selon ce qui est approprié et faisable.

    Si l’équipe détermine qu’il n’est pas dans le meilleur intérêt de CRS de répondre, le processus s’arrête ici.

    La communication est un positionnement : Tout contact avec un bailleur de fonds, y compris avant la soumission d’un document de projet, est une occasion pour CRS de montrer son expertise et sa capacité et de développer une relation avec un bailleur de fonds. Si on n’a pas le temps de préparer une réponse réfléchie, stratégique et professionnelle à une RFI ou équivalent, il vaut peut-être mieux ne pas répondre.

    1. Le coordinateur de la réponse fait un suivi avec l’équipe pour compiler les contributions, en faire la revue et finaliser la réponse formelle de CRS (cf. example RFA responseExemple de réponse à une RFI  sous « autres ressources »).
    • Vérifiez que la réponse est complète, respectez le format demandé par le bailleur de fonds et soulignez les connaissances, l’expérience et la capacité de CRS.
    • Si ce que l’on sait de l’opportunité potentielle de financement semble indiquer une étendue, un budget et/ou un calendrier irréalistes pour le projet, n’oubliez pas de demander des précisions au bailleur de fonds et de lui donner un feedback constructif.
    • Voyez s’il est recommandable de communiquer plus avec le bailleur de fonds, en particulier avec des bailleurs de fonds institutionnels privés. Un suivi informel par téléphone ou e-mail peut être utile. Documentez-le.

    Connaissez votre public : Préparez votre réponse écrite en gardant à l’esprit qui est votre public. Demandez si nécessaire des conseils au personnel régional de BD et à IDEA (Voyez aussi « Autres ressources » pour des informations sur les bailleurs de fonds).

    1. Après avoir soumis la réponse de CRS à la demande de feedback du bailleur de fonds, le coordinateur ou l’employé de CRS enregistre la soumission de réponse dans le dossier d’opportunité sur Gateway, avec les autres correspondances avec le bailleur de fonds concernant le feedback de CRS.
    2. Si les informations sur l’opportunité possible de financement indiquent qu’elle correspond potentiellement bien à CRS, CRS peut décider de mettre en œuvre une planification d’obtention de financement. Si la planification d’obtention de financement pour cette opportunité a déjà été mise route, l’équipe ajuste de plan d’action« Capture plan » en anglais  pour refléter les nouvelles perspectives, sur la base de la demande d’information du bailleur de fonds.

    Après que le bailleur de fonds a formellement publié une opportunité de financement (sollicitation en cours)

    Ces conseils s’appliquent à des réponses à :

    • Des occasions formelles publiques de poser des questions ou de donner un feedback sur une sollicitation.
    • Des occasions informelles, privées, de poser des questions ou de donner un feedback sur une opportunité de financement.

    Respectez les différences dans les manières dont les bailleurs de fonds considèrent les relations : Certains bailleurs de fonds, en particuliers des bailleurs de fonds publics, suivent des protocoles de communications stricts pour les sollicitations. D’autres sont moins formels et ont moins de restrictions. Par exemple, avec un bailleur de fonds institutionnel privé avec lequel CRS a une relation étroite, CRS peut avoir l’occasion de partager des versions provisoires et/ou de demander des précisions tout au long du processus et peut même élaborer le document de projet en collaboration avec le personnel du bailleur de fonds.

    1. Le coordinateur du document de projet transmet la sollicitation, en soulignant les éventuelles dates limites pour la soumission de questions au bailleur de fonds et réunit l’équipe d’élaboration du document de projet, y compris les responsables techniques, du budget et du MEAL, pour étudier la sollicitation et déterminer quelles sont les éventuelles questions.
    1. Le coordinateur du document de projet compile les questions et les commentaires fournis par l’équipe d’élaboration du document de projet et d’autres relecteurs, en suivant les éventuels directives ou formats du bailleur de fonds.
    2. Le décideur du document de projet (habituellement le CR) et autre relecteur (par ex. employé d’IDEA) étudie la dernière version des questions et commentaires. Ils travaillent avec le coordinateur pour les réviser au besoin, les soumettre au bailleur de fonds et les transmettre aux collègues de CRS concernés, y compris le gestionnaire de la transition du document de projetLe gestionnaire de la transition du document de projet est la personne qui a la responsabilité de s’assurer que les documents, la documentation justificative et les informations de contextes concernant le document de projet sont réunis, compilés et transmis à l’équipe de démarrage/mise en œuvre du projet. .

    Sessions publiques : Certains bailleurs de fonds organisent des sessions publiques en personne, comme des conférences des soumissionnaires ou des conférences avant l’accord de financement. Préparez des questions pour ces conférences : déterminez qui représentera CRS et écoutez attentivement les présentations, les questions et les réponses du bailleur de fonds.

    1. Une fois que le bailleur de fonds publie les réponses aux questions/réponsesComme cela a déjà été noté, la réponse du bailleur de fonds aux questions/réponses peut ne pas être publiée avant que l’élaboration du document de projet ne soit déjà en route (par ex. au milieu du processus ou plus tard). , le coordinateur du document de projet les transmet à l’équipe pour étude.
    2. Si le bailleur de fonds accepte de recevoir des questions ou un feedback par l’intermédiaire de processus moins formels, le CR ou le personnel d’IDEA contacte le bailleur de fonds pour organiser une réunion ou un appel. N’oubliez pas que :
    • Les réunions informelles peuvent être d’une extrême importance, au point même d’influer sur la sollicitation elle-même. Utilisez-les stratégiquement et préparez-vous bien.
    • Les discussions informelles doivent aussi être documentées, partagées avec l’ensemble de l’équipe d’élaboration du document de projet et enregistrées dans le dossier de transmission du document de projet.
  • Partenariat
    • Pour un feedback avant la publication d’une opportunité de financement (pré-sollicitation). Si CRS et certains partenaires se sont mis d’accord pour travailler ensemble sur une opportunité de financement prévue, étudiez le projet de sollicitation ou toute autre description initiale de l’opportunité de financement avec ces partenaires et d’autres parties prenantes concernées, comme des fonctionnaires du gouvernement. Faites votre possible pour incorporer leurs questions dans le suivi de CRS avec le bailleur de fonds.
    • Pour les opportunités en cours où le bailleur de fonds invite à poser des questions. Faites votre possible pour étudier l’appel pour la soumission de projets avec les partenaires confirmés avant de soumettre les questions.
    • S’il y a lieu, traduisez les parties principales de l’appel pour la soumission de projet ou la demande de feedback pré-opportunité de financement pour les partenaires, si c’est utile.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Le coordinateur du document de projet de CRS dirige l’étude par CRS de tous les documents provisoires ou documents d’opportunité de financement en cours et transmet au chef de file ses éventuelles questions ou inquiétudes. Respectez les procédures et délais fixés par le chef de file.
    • Il est particulièrement important que CRS étudie attentivement et identifie les questions en lien avec les aspects de la sollicitation qui concernent le rôle prévu de CRS dans le projet.
  • Projets d’urgence
    • Être en relation avec le/les bailleur(s) de fonds pendant la phase d’appel à soumission de projets est particulièrement important pour les projets d’urgence, en particulier pour les urgences complexes où les bailleur de fonds n’ont peut-être pas accès aux zones affectées. Utilisez ces occasions pour donner au(x) bailleur(s) des informations sur la réalité du terrain.

Ressources Clés

Outils et modèles

Ressources Additionnelles