Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.

• Principal responsable: Pre-convocatoriaUna convocatoria es un documento formal emitido por un financiador pidiendo solicitudes, propuestas, ofertas o cotizaciones. El término exacto que se usa difiere según el donante y mecanismo de financiamiento (asistencia o adquisición), pero todos los siguientes caen bajo el término general "convocatoria": Request for Applications (RFA), Request for Proposals (RFP), Grant Application Request, Annual Program Statement (APS). : Representante de país (CR) o su delegado (suele ser personal de crecimiento [BD] del programa de país, en caso que exista ese puesto); Convocatoria activa: coordinador de la propuesta
  • El CR, o su delegado, lidera el proceso de analizar y posiblemente responder a cualquier pedido de retroalimentación o información que haga el donante previo a la solicitación.
  • En el caso de una oportunidad de financiamiento activa, el coordinador de la propuesta lidera el proceso de preparar la retroalimentación o las preguntas de CRS.

• Otros implicados: Director de programas (HoP); personal de IDEA; miembros del equipo de desarrollo de la propuesta; personal de crecimiento (BD) del programa de país; gerentes de proyecto (PM); asesores técnicos del programa de país, regional y/o HQ, según proceda; liderazgos de los socios y miembros del equipo de desarrollo de propuesta de los socios.
  • El HoP; personal de IDEA; personal BD de la región y del programa de país; los PM; asesores de HQ, programa de país y la región; miembros del equipo de desarrollo de propuesta (para solicitaciones activas) y los socios contribuyen insumos y revisan la retroalimentación y/o preguntas que CRS presente al donante;
  • En el caso de relaciones con donante centralizadas, el personal de IDEA lideran las comunicaciones con el donante.

• Durante todo el proceso de preparación de una oportunidad de financiamiento específica, inclusive después de toda petición de información o retroalimentación que haga el donante antes del lanzamiento de una oportunidad de financiamiento formal
• Durante el desarrollo de la propuesta (según sea permitido)

Nota: hay varias formas de tener acercamiento con donantes a medida que desarrollan ideas para financiamiento. Esta acción clave se concentra en el acercamiento con donantes en torno a oportunidades de financiamiento conocidas, y en particular, en optimizar la respuesta de CRS a pedidos formales de los donantes que piden retroalimentación o hacen preguntas sobre oportunidades de financiamiento planeadas o activas. Para obtener guía sobre otras actividades para influenciar a los donantes, consultar el Estándar 5, acción clave 1 (que se concentra en acercamiento con donantes antes de que identifiquen una idea de financiamiento específica), y el Estándar 10, acción clave 4 (que se concentra en el uso de proyectos actuales como plataforma para tener acercamiento con un donante). 

Siga estos pasos para garantizar que CRS optimice las oportunidades para incidir, clarificar y brindar retroalimentación a las prioridades del donante en cuanto a una oportunidad de financiamiento específica (seleccione aquí para ver guía para oportunidades activas):

Antes que el donante lance una convocatoria“Pre-solicitation" en inglés.  de propuestas formal

Esta guía se aplica a la inteligencia (intel) tomada de las siguientes fuentes:

• Proyecciones de financiamiento de donantes (p. ej., proyecciones de la Misión de USAID), estrategias de países donantes, inteligencia general de donantes, visitas a los sitios, etc.
• Convocatorias públicas oficiales como las RFI (pedidos de información) y borradores de RFA (licitaciones), borradores de RFP (solicitudes de propuestas), o solicitudes equivalentes de intercambio de información por parte de donantes institucionales que no son del gobierno de los Estados Unidos (USG).
• Peticiones específicas de donantes privados institucionales que quieren recibir retroalimentación sobre posibles ideas de financiamiento.

1. Si CRS se da cuenta de una probable oportunidad de financiamiento de interés, por ejemplo algo señalado en una proyección de financiamiento o que se obtenga a través de esfuerzos de recolectar inteligencia, el CR, o su delegado, hace lo siguiente:

• Trabajar con el personal del programa de país para recoger información para poder evaluar si es una oportunidad de financiamiento nueva o la continuación de un programa actual. De ser el segundo caso, tenga en cuenta el desempeño y la reputación de los que estén implementando el programa original.
• Trabajar con el HoP para determinar si la oportunidad encaja bien con CRS.
• Si el análisis que haga el programa de país genera una decisión de "proceder" en esta etapa, el CR debe identificar un gerente de captura (consultar el Estándar 5, acción clave 2 para guía sobre la planificación de captura).      

2. En caso que CRS reciba notificación de una petición oficial de un donante que pide informaciónEn inglés, “Request for Information” (RFI). /retroalimentación, o cuando se da cuenta de una oportunidad de brindar dicha retroalimentación, la persona que reciba la notificación o identifique la oportunidad—generalmente el personal BD del programa de país o la región, o personal de IDEA—revisa la petición del donante y comparte dicha información. Las listas de distribución normales de dichas peticiones incluyen:

• Todo miembro de personal BD, CR y HoP del programa de país, además del personal BD de la región.
• Personal de IDEA (p. ej., especialista de crecimiento estratégico; líderes para donantes públicas USG/no-USG y fundaciónes, y líderes de acercamiento con corporaciones).
• Expertos técnicos (p. ej., asesores técnicos de la región, asesores técnicos de HQ).

3. El equipo del programa de país determina quién tiene que participar en analizar la petición de información/retroalimentación del donante y prepara la respuesta; y quién coordinará el proceso. Es esencial que haya colaboración fuerte entre personal de programación técnica y de BD.

• Para oportunidades que CRS tiene bajo seguimiento, el que coordinará el proceso es el gerente de planificación de capturaPlanificación de captura es el proceso de identificar oportunidades particulares de financiamiento, evaluar el ambiente y emplear estrategias para aumentar las probabilidades de ganar una oportunidad específica. La planificación de captura toma lugar antes de que se publique la oportunidad de financiamiento.
    o coordinador de propuesta (consultar Estándar 1, acción clave 1), si éste ha sido identificado.
• Para oportunidades nuevas o inesperadas, el que coordinará la respuesta será el individuo que identifique el programa de país como más idóneo. Generalmente es un miembro de personal BD del programa de país, el HoP o posiblemente el CR.
• Use la técnica del telescopio con los pasos del proceso según sea necesario para oportunidades multinacionales, y al personal regional involúcrelos activamente (para oportunidades globales, HQ coordinará el proceso).

Responder a pedidos directos de donantes privados institucionales que quieren insumos y retroalimentación: CRS siempre prepara retroalimentación para dar respuesta a donantes privados institucionales que pidan información o retroalimentación antes de solicitaciones, aunque CRS no considere que la oportunidad encaje con nuestras capacidades y prioridades. 

4. Para RFI, RFA en borrador, o el equivalente provenientes de donantes públicos, y para donantes privados institucionales cuya petición de información ha sido ampliamente diseminada, el equipo identificado en el paso 3 utiliza CRS’ FAQs document on donor Requests for Informationel documento FAQ de CRS para responder a pedidos de información de donantes  (adaptar según sea necesario para otros donantes) y se reúne para hacer lo siguiente:

• Revisar los documentos que ha compartido el donante.
• Decidir si CRS debe presentar una respuesta formal.
• Desarrollar un cronograma y proceso para elaborar una respuesta formal por parte de CRS (según proceda). Esto incluye pedir insumos de socios estratégicos o actores interesados, según sea apropiado y factible.

Si el equipo establece que no está en el interés de CRS responder, aquí termina el proceso.

Comunicar es posicionar: cada contacto con un donante, incluso antes de presentar una propuesta, es una oportunidad para que CRS demuestre su experticia y capacidad, y se construya una relación con un donante. Si no se dispone de tiempo para preparar una respuesta meditada, estratégica, profesional a un RFI o su equivalente, podría ser mejor no darle respuesta.

5. El coordinador de la respuesta le da seguimiento al equipo, recopilando insumos, garantizando que se haga una revisión apropiada y dando toque final a la respuesta formal de CRS (ver el ejemplo de respuesta al RFI bajo "Otros recursos").

• Garantizar que la respuesta esté completa; que se haga conforme al formato que pida el donante; y hacer hincapié en el conocimiento, la experiencia y capacidad de CRS.
• Si lo que se conoce de la posible oportunidad de financiamiento parece indicar que el alcance, presupuesto y/o cronograma son poco realistas, asegúrese de pedirle al donante que clarifique y proporcione retroalimentación constructiva.
• Determinar si es recomendable tener más contacto con el donante, particularmente en el caso de donantes privados institucionales. Hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos informales pueden ayudar; habrá que documentarlos.

Conocer a su público: prepare su respuesta escrita teniendo presente el público lector. Busque orientación, según sea necesario, del personal BD e IDEA (consultar además en Otros recursos para hallar información sobre el donante). 

6. Después de presentar la respuesta de CRS a la petición de retroalimentación del donante, el coordinador o el personal de IDEA guarda la respuesta presentada en el "opportunity record" en Gateway, con la correspondencia posterior con el donante sobre la retroalimentación de CRS. 
7. Si la información sobre la posible oportunidad de financiamiento indica que encaja bien con CRS, CRS podrá tomar la decisión de iniciar un proceso de planificación de captura.  Si ya se inició la planificación de captura para la oportunidad, el equipo modifica el plan de captura para que refleje nuevas comprensiones basadas en la información que pide el donante.

Después de que el donante lance formalmente la oportunidad de financiamiento (convocatoria activa)

Esta guía se aplica a respuestas a las siguientes:

• Oportunidades formales, públicas para hacer preguntas o dar retroalimentación sobre una convocatoria.
• Oportunidades informales, privadas para hacer preguntas o dar retroalimentación sobre una oportunidad de financiamiento.

Se debe respetar las diferencias entre los enfoques de los donantes al acercamiento: algunos donantes, en particular los donantes públicos, siguen protocolos de comunicación estrictos en cuanto a peticiones. Otros son menos formales y tienen menos restricciones. Por ejemplo, en caso que CRS goce de una relación estrecha con un donante institucional privado, CRS podrá tener oportunidad de compartir borradores y/o pedir que se clarifiquen asuntos durante el proceso y hasta se podrá desarrollar conjuntamente la propuesta con el personal del donante.

8. El coordinador de la propuesta circula la petición, señalando la fecha límite para presentación de preguntas al donante y convoca al equipo de desarrollo de propuesta, incluyendo a los líderes técnicos, de presupuesto y de MEAL, para revisar la solicitación e identificar preguntas que puedan haber.

• El personal BD de la región y de IDEA también podrán revisar la solicitación.
• Muchos donantes tienen plazos cortos para presentar preguntas; debe estar preparado para moverse de forma rápida pero profesional.
• Si al revisar la solicitación se encuentran suficientes asuntos preocupantes en cuanto a si CRS pueda diseñar un proyecto de calidad y una propuesta que responda a las necesidades, el equipo de desarrollo de propuesta podrá reconsiderar su decisión de proceder o no proceder preliminar y/o esperar a que el donante respondaLa respuesta del donante a la Q&A podría no llegar hasta después de que esté en marcha el proceso de desarrollo de propuesta. Mientras espera la respuesta del donante, use su propio criterio y haga las modificaciones necesarias cuando esté disponible la respuesta a la Q&A.  a las inquietudes de CRS para tomar la decisión final de proceder o no proceder.

9. El coordinador de propuesta compila las preguntas y los comentarios compartidos por el equipo de desarrollo de propuesta y otros encargados de hacer la revisión, siguiendo las guías o formatos del donante (ver ejemplos).
10. El tomador de decisiones de la propuesta (típicamente el CR) y los demás encargados de la revisión (p. ej., personal IDEA) revisan las preguntas y comentarios finales de la propuesta. Trabajan con el coordinador para hacer modificaciones según sea necesario, presentar al donante y compartir con colegas apropiados en CRS incluyendo el gerente de transición de la propuestaEl gerente de transición de la propuesta es el responsable de garantizar que los documentos de la propuesta, documentos de respaldo, e informaciones de contexto relevantes se capturen, compilen y entreguen al equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto.
      .

• El gerente de transición de la propuesta incluye el documento en el archivo de traspaso y lo sube al opportunity record en Gateway.

Sesiones públicas: algunos donantes organizan sesiones presenciales públicas como conferencias de licitantes o de pre-adjudicación. Hay que preparar preguntas para estas conferencias; identificar representante(s) apropiado(s) de CRS; y escuchar atentamente las presentaciones, preguntas y respuestas de los donantes.

11.  Cuando el donante emita respuestas a la sesión de preguntas y respuestas (Q&A)La respuesta del donante a la Q&A podría no llegar hasta después de que esté en marcha el proceso de desarrollo de propuesta. (p. ej., a la mitad del proceso o más tarde). , el coordinador de propuesta las comparte para revisión con el equipo.
12. Si el donante tiene la disposición para recibir preguntas o retroalimentación por medio de procesos menos formales, el CR o personal de IDEA entra en contacto con el donante para concertar una reunión o llamada. Tenga presente lo siguiente:

• Las reuniones informales pueden ser de peso, hasta se puede llegar a darle forma a la misma solicitación; se deben utilizar de forma estratégica y se debe preparar atentamente para participar en las mismas.
• Las discusiones informales también se deben documentar, compartir con todo el equipo de desarrollo de propuesta, y guardar en el archivo de traspaso.