Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

• Principal responsable : Gestionnaire de planification pour l’obtention d’un financementCe rôle est souvent, mais pas toujours, tenu par la personne qui prendra plus tard le rôle de coordinateur du document de projet. Un employé responsable de la mobilisation des ressources dans le programme-pays (s’il y en a) ou le « point focal » pour la mobilisation des ressources dans les pays où il n’y a pas de poste spécifique pour la mobilisation des ressources, prend habituellement le rôle de gestionnaire du plan d’action pour l’obtention d’un financement.
  • Le gestionnaire de planification de l’obtention d’un financement préparer le plan d’action et coordonne le processus.

• Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR) ou délégué du CR (souvent le responsable de la mobilisation de ressources (BD) si le poste existe) ; personnel régional de BD ; directeur des programmes (HoP) ; gestionnaires de projets (PM) ; personnel d’IDEA ; équipe de direction du programme-pays (SMT) ; conseillers techniques ; directeur des ressources humaines (DRH) ; personnel des ressources humaines du siège, selon les besoins.
  • Le CR et le personnel de BD régional identifie les opportunités de financement où un plan d’action pour l’obtention d’un financement est approprié ; le CR ou son délégué désigne un gestionnaire de planification de l’obtention d’un financement ;
  • Le HoP, les PM et les conseillers techniques ainsi que le personnel d’IDEA et l’équipe SMT contribuent à l’analyse pour l’obtention du financement et appuient des actions particulières d’obtention du financement ;
  • Le directeur des RH et le personnel des ressources humaines du siège (pour les postes internationaux) appuient les activités de recrutement pour la planification de l’obtention d’un financement.

Les programme-pays visant des financements et des contrats mondiaux ou internationaux (multiples programme-pays) devront travailler en proche collaboration avec le personnel régional de mobilisation de ressources, le personnel des opportunités mondiales du siège et le personnel d’IDEA.

• Quand CRS a déterminé qu’une opportunité de financement potentielle est intéressante.

Cette action clé s’appuie sur le travail stratégique préalable de la direction du programme-pays, du personnel de BD, du personnel technique des programmes et d’autres pour engager les bailleurs de fonds à créer des opportunités de financement ou les influencer. Cette action clé présume que le programme-pays a pris la décision de poursuivreLa décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière.
Les décisions de poursuivre/de ne pas poursuivre peuvent être prises à plusieurs moments : une décision préliminaire peut être prises sur la base d’un projet de sollicitation ou d’intelligence telle que des informations prévoyant de futures opportunités de financements. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle d’une sollicitation.f
  une opportunité de financement particulière suite à une analyse d’adéquationRéférez-vous au capture planning flowchart (diagramme de planification pour l’obtention d’un financement) de CRS pour voir quelles sont les étapes menant à la décision préliminaire de poursuivre.  (fit analysis), en concertation avec la région et le siège, selon les cas, et a décidé de poser sa candidature en tant que chef de file (c’est-à-dire de soumettre un document de projet en tant que récipiendaire principal (cf. « Quand CRS est sou-récipiendaire » ci-dessous pour des directives dans ces cas)). Dans de telles situations, suivez ces étapes pour que l’approche de CRS pour la planification de l’obtention d’un financement améliore les chance d’obtenir à la fois un document de projet réussi et un projet bien conçu et à fort impact.

Le « strict minimum » pour la planification pour l’obtention d’un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation. : La planification de l’obtention d’un financement varie beaucoup selon le type d’opportunité, depuis des activités choisies pour de petites opportunités jusqu’à un travail intense pour de grandes opportunités. Télescopez le processus de planification en conséquence. Si le temps ou les ressources pour la planification sont limitées, concentrez-vous sur ces trois actions :

1. Confirmer l’équipe et les ressources pour l’élaboration du document de projet et faire connaître à l’équipe l’opportunité, ses responsabilités et les priorités et exigences du bailleur de fonds (étape 4 ci-dessous).
2. Identifier et formaliser des partenariats appropriés pour le projet (étape 6, ci-dessous).
3. Mettre en route le recrutement du personnel clé (étape 7 ci-dessous).

Actions internes de planification pour l’obtention d’un financement

1. Après avoir discuté avec le personnel régional de BD de l’intensité appropriée pour la planification pour l’obtention d’un financement, le CR identifie un gestionnaire de planification pour l’obtention d’un financement (souvent, mais pas toujours, la personne du programme-pays qui est responsable de la mobilisation des ressources). Si la valeur estimée de l’opportunité est de 20 millions de dollars ou plus, le programme-pays notifie aussi IDEA.
2. Le gestionnaire de planification pour l’obtention d’un financement organise une discussion impliquant le CR, le HoP, le personnel régional de BD, les employés concernés d’IDEA et le personnel technique des programmes ainsi que toute autre personne qui sera impliquée dans le travail d’élaboration du document de projet. L’équipe collabore pour remplir le capture planning for primes tool, section 1Outil de planification pour l’obtention d’un financement pour les chefs de file , qui :

• Guide CRS dans l’analyse de ce que l’on sait des questions brûlantesUne « question brûlante » est une chose à laquelle le bailleur de fonds attache beaucoup d’importance et qui risque d’influer sur ses décisions de financement. Par exemple : optimisation des ressources, intégration avec le gouvernement, intégration transversale du genre… Les documents de stratégie du bailleur de fonds sont un bon endroit pour trouver quelles sont ses « questions brûlantes. »   pour le bailleur de fonds et de l’idée qu’il a de CRS ainsi que d’où CRS se situe par rapport à ses concurrents.
• Aide CRS à envisager des options de partenariat et de collaboration.
• Améliore la compréhension qu’a CRS du bailleur de fonds et de ses priorités.

3. Si CRS fait partie des trois premiers soumissionnaires probable ou s’il peut être stratégique que CRS postule, malgré sa faible probabilité de gagner, le gestionnaire de planification pour l’obtention d’un financement organise une discussion avec le même groupe pour étudier ensemble le capture planning for primes tool, section 1Outil de planification pour l’obtention d’un financement pour les chefs de file , section II. Cette partie de l’outil aide CRS à :

• Faire un plan d’action visant à influer sur la conception de l’appel à soumission de projets et à améliorer le profil ou la réputation de CRS.
• Préparer les options de dotation en personnel du projet potentiel et les actions de recrutement qui peuvent être menées pendant la planification pour l’obtention de financement, sur la base des renseignements sur les exigences prévues du bailleur de fonds et de l’analyse des forces et des faiblesses actuelles de CRS et de ses partenaires pour ce qui est des opérations, des programmes et de la gestion financière.

4. Le CR ou son délégué forme une équipe d’élaboration du document de projet, qui pourra être actualisée tout au long de la planification pour l’obtention de financement quand CRS en saura plus sur les priorités et les exigences du bailleur de fonds. La planification pour l’obtention d’un financement est un processus itératif et dynamique où chaque action a le potentiel de changer le contexte général et donc toute la stratégie d’élaboration du document de projet ainsi que l’équipe d’élaboration du document de projet.
5. L’équipe entreprend d’autres actions de préparation du document de projet, qui peuvent être :

• Faire l'analyse des parties prenantes et examiner les données secondaires ou les évaluations préliminaires rapides (vous trouverez des directives dans ProPack I).
• Organiser des réunions et concertations de pré-conception avec des experts techniques internes et externes à CRS.
• Organiser des visites de terrain pour le responsable technique.
• Commencer à compiler les informations pertinentes de projets passés (y compris des informations budgétaires).
• Trouver de premières idées pour la conception technique.
• Préciser les premières idées sur le personnel du projet, les profils et les plans de gestion.

La connexion entre la planification pour l’obtention d’un financement et la gestion de projet. La planification pour l’obtention du financement approfondit la connaissance qu’a CRS de ses propres forces et faiblesses, des objectifs du bailleur de fonds, de nos concurrents et collaborateurs potentiels et de l’environnement opérationnel pour un projet particulier. Cette analyse précoce aide à préparer un document de projet gagnant et conduit à un projet bien conçu, avec les capacités qu’il faut à l’intérieur de l’équipe du projet et une étendue, un calendrier et un budget réalistes. Elle promeut aussi une bonne gestion du projet, ce qui renforce la réputation et le positionnement de CRS.

Actions externes de planification pour l’obtention d’un financement

6. À partir de l’analyse dans l’étape 2 ci-dessus, le gestionnaire de planification pour l’obtention d’un financement, avec le CR, commence à approcher des partenaires potentiels.

• Former des partenariats stratégiques qui complètent l’expertise de CRS en programmation et opérations et améliorent nos capacités.
• Formaliser des partenariats grâce à des accords de collaboration pour les documents de projets, en utilisant le teaming agreement templateModèle CRS d’accord de collaboration pour un document de projet .

7. Une fois que l’équipe de planification pour l’obtention de financement a identifié le « personnel clé » ou d’autres postes probables de direction du projetLe personnel clé est un terme utilisé spécifiquement par le GEU. Beaucoup de RFA et de RFP demandent que le candidat identifie le personnel clé du projet. Certaines exigent que le candidat propose des personnes particulières pour les postes de personnel clé et soumettent les CV des postulants. Les postulants pour le personnel clé doivent être eux-mêmes approuvés par le bailleur de fonds et tout changement dans le personnel clé au cours de la mise en œuvre du projet devra obtenir l’approbation préalable du bailleur de fonds. (cf. étape 3), le gestionnaire de planification pour l’obtention de financement travaille avec le gestionnaire responsable de l’embauche et le personnel des RH pour préparer des descriptions de poste et commencer le recrutement (vous trouverez dans la Norme 4, action clé 3, des directives supplémentaires).

• Le personnel du programme-pays dirige le processus de recrutement de personnel national.
• Utilisez la base de donnée Talent Pool de CRS pour le recrutement de personnel clé.
• Travailler en coordination avec les RH du siège pour le recrutement de postes de personnel international prévus.

8. À partir de l’analyse de l’étape 3, le CR et autres prennent des mesures pour continuer à influer sur le bailleur de fonds pour ce qui est de l’opportunité de financement et développer la réputation de CRS ou atténuer les faiblesses identifiées lors de l’analyse pour l’obtention du financement.

• Les actions pour influencer, à cette étape, se concentrent souvent sur des réunions et un feedback formel et informel.
• Les questions dont on discutera avec le bailleur de fonds peuvent comprendre le calendrier de l’opportunité de financement, son contenu ou sa forme (par ex. une subvention ou un contrat). Cela est particulièrement important si CRS sait qu’il y a un projet de demande de soumission (RFA) ou d’appel à projet (RFP) à venir (cf. Norme 5, action clé 3, sur la manière d’influer sur les priorités du bailleur de fonds).

Tirer parti de ce qu’on investit dans la planification d’obtention d’un financement : Quand on envisage des activités pour obtenir un financement qui nécessitent beaucoup de ressources humaines et financières, investir en priorité dans des activités qui peuvent servir à plusieurs projets et opportunités (par ex. un travail de consultant qui bénéficiera à la fois à l’opportunité de financement anticipée et au travail du programme-pays en général).