Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

Être en relation avec les bailleurs de fonds avant et (si possible) pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet pour pouvoir avoir une étendue, un budget et un calendrier de projet gérables et réalistes correspondant aux priorités des bailleurs de fonds.

Être en relation avec les bailleurs de fonds pour guider le financement d’un bon projet qui réponde aux besoins prioritaires des personnes que CRS veut servir.

Pourquoi
Par leur travail au niveau local, régional et national, CRS et ses partenaires sont souvent au courant de besoins et d’opportunités qui surviennent, au niveau communautaire, régional, national ou même mondial, dont les bailleurs de fonds n’ont peut-être pas connaissance. CRS et ses partenaires savent aussi comment transformer ces idées en projets enracinés dans les réalités du terrain. Être en relation avec les bailleurs de fonds à propos de ces questions et insister sur la capacité de CRS à y répondre grâce à des interventions à fort impact :
- Renforce la compréhension qu’a le bailleur de fonds du contexte et des opportunités de programmes d’urgence et de développement.
- Renforce la compréhension qu’a le bailleur de fonds de la capacité de CRS.
- Encourage le bailleur de fonds à envisager de financer des projets qui répondent suffisamment aux besoins et que CRS peut mettre en œuvre efficacement.

Qui
- Principal responsable : Représentant résident (CR) ou personnel d’IDEA (pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central)
  - Le CR (ou le personnel d’IDEA pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central) reste en communication avec des bailleurs de fonds actuels ou possibles, en cherchant à créer des occasions de discuter des besoins et des opportunités pour lesquels un bailleur de fonds pourrait inviter à soumettre un projet.
- Autres personnes impliquées : Directeur des programmes (HoP) ; gestionnaires des projets (PM) ; gestionnaires et conseilles techniques principaux (de la région et du siège, y compris ceux du Département de réponse humanitaire, HRD) ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays ou de la région ; personnel de plaidoyer du siège.
  - Le HoP, les PM, les gestionnaires et conseilles techniques principaux, donnent des informations pour ces réunions avec des bailleurs de fonds potentiels et y participent si possible.
  - Le personnel d’IDEA et le personnel régional de BD fournissent des renseignements sur les intérêts des bailleurs de fonds et des conseils sur des manières efficaces d’être en relation avec les bailleurs de fonds pour influer sur leurs plans de financement.

Quand
- Continu

Comment
Comme indiqué dans la Norme 5, action clé 3 il y a de nombreuses manières de discuter avec les bailleurs de fonds des besoins, opportunités et capacités de programmation et d’aider à influer sur l’environnement d’appui des programmes d’assistance et de développement. Il peut s’agir de plaidoyer stratégique pour un financement d’urgence et de développement, d’une utilisation stratégique de communications régulières avec les bailleurs de fonds, de tirer parti des visites des bailleurs de fonds à des projets existants ou d’une implication active de CRS dans des forums comportant de multiples parties prenantes où CRS peut échanger sur des idées, influer sur des ordres du jour et démonter sa capacité.

Les étapes ci-dessous donnent des conseils sur la manière d’optimiser les occasions d’influencer les bailleurs de fonds pour qu’ils soutiennent des projets enracinés dans les réalités des besoins, des capacités et des contraintes :
1. Le CR ou son délégué organise des réunions régulières avec le HoP, les PM et le personnel BD du programme-pays pour analyser les informations venant des partenaires, des communautés et d’autres parties prenantes sur les besoins prioritaires et les opportunités pour les personnes que CRS vise à servir. Ils prennent aussi en considération les stratégies de programmes mondiales ou régionales ainsi que la stratégie du programme-pays. Ensemble, le groupe compile une liste d’idées possibles de programmation qui répondrait à ces besoins, feraient progresser les stratégies et tireraient parti de l’expérience de CRS et de ses partenaires.
2. Le CR, le HoP et le personnel de BD et de relations avec les bailleurs de fonds (programme-pays, région et IDEA) revoient en détail les idées, discutent pour voir quels bailleurs de fonds pourraient être intéressés et réfléchissent à comment les impliquer au mieux, dans le cadre des stratégies et priorités de l’agence pour les relations avec les bailleurs de fonds (cf. document supplémentaire sur les relations avec les bailleurs de fonds).
3. En utilisant les idées préparées lors de l’étape 2, le CR (ou un employé d’IDEA) contacte le bailleur de fonds pour explorer son intérêt à discuter de possibilités de collaboration.
4. Si le bailleur de fonds est ouvert à la discussion, le CR, ou l’employé d’IDEA, programme une réunion pour discuter d’idées de programmes et travaille avec le personnel de CRS pour s’y préparer (cf. document supplémentaire sur les relations avec les bailleurs de fonds).
5. L’équipe de CRS rencontre le bailleur de fonds pour échanger des informations, discuter d’idées et échanger sur les documents préparés (cf. document supplémentaire sur les relations avec les bailleurs de fonds).
Donnez, prenez et écoutez pendant les réunions avec les bailleurs de fonds : Quand vous rencontrez des bailleurs de fonds, évitez la tentation de ne vous concentrer que sur l’exposition des idées de CRS. Considérez la réunion comme une conversation, pas une présentation.
1. Suite à la réunion, le CR, ou l’employé d’IDEA, fait un compte-rendu à tous les participants pour discuter des résultats de la réunion (cf. document supplémentaire sur les relations avec les bailleurs de fonds).
2. Le CR ou l’employé d’IDEA écrit un mot de remerciements pour le bailleur de fonds, avec d’éventuelles autres informations ou actions dont on aurait discuté.
3. Le CR ou l’employé d’IDEA met un compte-rendu de la réunion dans le dossier de l’institution sur Gateway.

Partenariat
- Les partenaires peuvent contribuer de manière importante au travail de relation avec les bailleurs de fonds et ont des perspectives excellentes sur les réalités du terrain. Quand c’est possible, impliquez les partenaires dans les réunions avec les bailleurs de fonds et travaillez en proche collaboration avec le partenaire sur la préparation de la réunion pour que les messages soient clairs et cohérents et l’approche bien coordonnée.
- Pour les réunions conjointes avec les bailleurs de fonds ou les visites des bailleurs de fonds sur le terrain, assurez-vous que le personnel de CRS et du partenaire revoient ensemble les objectifs et les principaux messages dans le cadre de la préparation de la réunion ou de la visite.
Quand CRS est sous-récipiendaire
- Non applicable
Projets d’urgence
- Il est particulièrement important de parler des besoins avec les bailleurs de fonds dans les situations d’urgence où le contexte évolue rapidement et où les bailleurs de fonds ne disposent souvent que d’informations limitées. Envisagez des manières multiples, dans l’idéal demandant peu de travail, pour entrer rapidement en contact avec les bailleurs de fonds : visites de site si possible, photographies envoyées chaque jour par e-mail, partages des constatations d’évaluations rapides ou de rapports de situation (Sitreps), appels téléphoniques ou réunions pour échanger sur la stratégie préliminaire de CRS.
- Les communications devront être concises et claires, pour respecter les contraintes de temps de toutes les personnes concernées.
- Insistez sur la manière dont CRS intervient avec des ressources discrétionnaires ainsi qu’avec un financement d’autres bailleurs de fonds.
- Quand l’intervention quitte la phase initiale d’assistance, tenez les bailleurs de fonds au courant de l’évolution de la stratégie de CRS (vous trouverez des exemples dans « Autres ressources »). Soulignez la manière dont les nouvelles idée de projet de CRS s’appuient éventuellement sur un travail que le bailleur de fonds financerait actuellement et le consolident.
- N’oubliez pas qu’il est crucial de participer régulièrement au cluster et au groupe de travail d’urgence ainsi qu’aux réunions de coordination des ONGI. Assumer le rôle de président ou de co-président est aussi une stratégie utile.
- La meilleure pratique, surtout pour des situations d’urgence qui durent, est de préparer une stratégie d’intervention d’urgence qui guide le plan d’action pour l’obtention de financement et influe sur le travail. (Vous trouverez des exemples dans « Autres ressources ».)

Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

Ressources Clés

Ressources Additionnelles