Estándar 3: Presupuestos de propuesta elaborados de manera precisa y con eficiencia de costos.
Desarrollar un presupuesto de propuesta elaborado de manera precisa y con eficiencia de costos y su narrativa de presupuesto, con base en las actividades y cronograma del proyecto, y de conformidad con las políticas de CRS y los requisitos del donante.
Establecer montos para los costos indirectos y costos directos asignados, e identificar posibles limitaciones y decisiones de presupuesto de alto nivel, para que el equipo de desarrollo de propuesta pueda empezar la elaboración de presupuesto para los costos directos-directos (con “cálculos en un sobre” y estimados preliminares).
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Por qué
Desarrollar cálculos preliminares para el presupuesto al inicio del proceso de diseño de proyecto, da una idea del financiamiento que podría estar disponible para actividades programáticas ("costos directo-directos"). Dicho estimado es de particular importancia a la hora de desarrollar propuestas para obtener financiamiento externo. Generar con anticipación un estimado de los fondos disponibles para costos "directo-directos" le ayuda al equipo de diseño a hacer lo siguiente:
- Tomar decisiones realistas sobre el alcance y la escala del proyecto.
- Establecer los techos presupuestarios iniciales de los socios.
- Comenzar a generar ideas sobre el posible valor por dinero"Valor por dinero" se refiere al uso óptimo de los recursos para alcanzar los resultados deseados. Una perspectiva de "valor por dinero" en el diseño de proyecto, es el análisis de lo que aumenta los costos y posteriormente tomar decisiones y hacer elecciones con base en evidencia para entregar la calidad e impacto deseados a menor costo (DFID 2011a). del proyecto.
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Quien
- Principales responsables: Líder de presupuesto de la propuesta y representante de país (CR)
- El líder del presupuesto de la propuesta supervisa el proceso, recopila los insumos relevantes y comparte los montos estimados del presupuesto después de realizados los cálculos preliminares;
- El CR toma las decisiones finales en cuanto a los fondos discrecionales de CRS y los fondos de contrapartida.
- Otros implicados: Gerente financiero; coordinador de la propuesta; otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta
- El gerente financiero proporciona insumos relacionadas con los costos directos asignados al programa de país, contratación de personal y los costos indirectos de CRS;
- El coordinador de propuesta lidera al equipo de desarrollo de propuesta en el análisis de la convocatoria de propuestas y la información sobre el donante en cuanto a otras asignaciones presupuestarias o parámetros.
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Cuando
- Para las propuestas con fondos externos, hacer un cálculo aproximado “en un sobre"Un cálculo aproximado "en un sobre" es un cálculo inicial que se hace para tener una idea de cuánto hay disponible para actividades programáticas y para ayudar a informar en cuanto a techos presupuestarios de los socios. preliminar dentro de los 2-3 días de la decisión de procederUna decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si de se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento en particular o no. La decisión de proceder o no procederse puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no procederpreliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no procederse suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria. final, con propósitos de planificación inicial, seguido de una determinación y planificación de presupuesto detallado a medida que avanza el proceso de diseño.
- Para proyectos con fondos discrecionales, cuando CRS haya identificado un monto general de financiamiento para el proyecto.
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Cómo
Todos los aspectos de la implementación de esta acción clave son guiadas por las políticas de CRS sobre costos escalonados (directo-directo, directo asignado, y costos indirectos).
Cálculo aproximado "en un sobre"
El líder de presupuesto, con apoyo del gerente financiero y coordinador de propuesta, sigue estos pasos para hacer un cálculo aproximado "en un sobre" (consultar el Ejemplo de Cálculo aproximado):
- Identificar el techo presupuestario del proyecto en general (es decir, el monto máximo de fondos) de conformidad con la convocatoria de propuestas, y cualquier otra información sobre los parámetros presupuestarios del donante, o para proyectos con fondos discrecionales, el techo presupuestario confirmado por el CR.
- Para las propuestas para obtener financiamiento externo: Restar los costos indirectos estimadosLa siguiente es una fórmula fácil para realizar este cálculo:
Dividir el techo presupuestario entre 1.X (siendo X el NICRA o tasa ICR) = total disponible para costos directos (incluyendo costos directos asignados). (NICRA para el gobierno de EEUU; recuperación de costos indirectos para otros donantes) del techo presupuestario estimado. Este paso genera un estimado del monto máximo disponible para el total de costos directos del proyecto. Tenga presente que este monto debe cubrir todos los costos directos asignados, incluyendo contratación de personal directo asignado; todas las actividades que requiere el donante; así como las actividades de proyecto definidas por CRS.
- El líder de presupuesto trabaja con el gerente financiero para confirmar si el donante impone restricciones en el porcentaje máximo permitido para recuperación de costos indirectos (ICR) o costos "administrativos" y señala los casos de posible no alineamiento con políticas de CRS con respecto a ICR.
- De ser necesario, el coordinador de la propuesta trabaja con el representante de país (CR) para iniciar el proceso de aprobación de exención de ICR (waiver) de conformidad con el procedimiento de CRS.
- Para todas las propuestas: Restar el estimado de los costos directos asignados del proyecto (pool de instalaciones, pool de vehículos, pool de soporte del proyecto) de la cifra total de costos directos del proyecto que se generó en el paso 2 (para proyectos con fondos externos), o del techo presupuestario (para proyectos con fondos discrecionales de CRS). Este paso genera un estimado del total de fondos disponibles para gastos programáticos directo-directos. Tenga presente que en las oportunidades financiadas externamente, CRS deberá presupuestar todo el personal de proyecto que requiere el donante, y las actividades programáticas u operativas con este monto total.
- Si hay tiempo, el gerente financiero genera los estimados de costos directos asignados al proyecto usando la calculadora de costos compartidos, o estimando las tasas con base en otras propuestas recientes.
- Para facilitar los cálculos del gerente financiero, el líder de presupuesto trabaja con el líder técnico para proporcionarle al gerente financiero un estimado preliminar del número de kilómetros que transitará el proyecto y un estimado del total de metros cuadrados que se tiene previsto que ocupará el personal de proyecto.
- Para las propuestas para fondos externos: el coordinador de propuesta y otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta analizan la convocatoria de propuestas buscando los requerimientos y las preferencias de alto nivel que pueda tener el donante, como muestra, los siguientes:
- Requisitos en cuanto al personal, p. ej., "personal clave" u otros puestos especificados por el donante (conocer los requisitos de personal de los donantes permite que CRS desarrolle un estimado de lo que se debe reservar para cubrir los costos directo-directos previstos para personal).
- Enfoque geográfico, p. ej., localidades de intervención que requieren que se establezca una sub-oficina o que se cubran costos de viaje más frecuentes o más altos, etc.
- Asocios previstos/requeridos
- Costos de actividades o costos programáticos requeridos, p. ej., capacitaciones requeridas; un monto que se debe reservar para un programa de pequeñas subvenciones; etc.
El líder de presupuesto y coordinador de propuesta con contribuciones del equipo de desarrollo de propuesta, desarrollan estimados preliminares para reserva de fondos (earmark) con base en lo anterior, y le restan este monto al total directo-directo para generar un estimado de los fondos directo-directos disponibles para las actividades definidas por CRS y sus socios.
Pasos adicionales para cálculos preliminares de presupuesto
Después de determinar un aproximado de presupuesto directo-directo para las actividades programáticas por medio del cálculo aproximado "en un sobre", debe seguir los siguientes pasos para desarrollar una comprensión más precisa del financiamiento disponible para las actividades programáticas definidas por CRS y su socio.
- En cuanto a propuestas para fondos externos: el CR confirma todas las contrapartidas, contribuciones en especie, o recursos de contraparte (matching) que se han de incluir en el presupuesto de la propuesta y obtiene las autorizaciones necesarias de conformidad con las políticas de CRS (ej., si se ha proyectado una contrapartida de más del 25% del total de costos del proyecto).
- Para todas las propuestas: el líder del presupuesto podrá refinar más el estimado del presupuesto directo-directo del programa de la siguiente manera:
- Trabajar con el equipo de recursos humanos y el gerente financiero para estimar/refinar más los costos directo-directos de contratación de personal (ej., salario, prestaciones y otros beneficios para el personal de proyecto que está previsto).
- Proyección de costos de viaje adicionales con base en las zonas geográficas focalizadas, si se conocen.
- Introducir asignaciones (earmark) para sub-adjudicaciones y contratos, si se conocen.
- Introducir otras asignaciones (earmark) para actividades, objetivos u otras limitantes, en particular requisitos y preferencias de los donantes, como por ejemplo:
- Montos/porcentajes permitidos o necesarios para cubrir los gastos de personal o de oficina.
- Montos/porcentajes que se han de presupuestar para las actividades especiales (ej., MEAL) y/o los objetivos.
- Requisitos en cuanto a desarrollo de marca y marcadoel desarrollo de marca y el marcado (“Branding and marking”) son términos de USAID; otros donantes usan términos diferentes para los requisitos que tienen que ver con el reconocimiento que el proyecto cuenta con patrocinio del donante. De conformidad con USAID, desarrollo de marca (branding) se refiere a la manera que el programa o proyecto ha sido posicionado y su nombre, de quién proviene; identifica al patrocinador de la labor. Marcado (marking) se refiere a la aplicación de identidades gráficas o logotipos en los materiales del programa o la señalización del proyecto para reconocer visiblemente a los que han contribuido; se identifica a las organizaciones que apoyan la labor. , u otros requisitos de publicidad o reconocimiento.
- Consultar el Estándar 5, acción clave 4 para ver la guía sobre cómo analizar las implicaciones de los requisitos y las preferencias de los donantes en cuanto a elaborar presupuestos de proyecto.
- Identificar un monto/porcentaje de "reserva", que permita flexibilidad en el presupuesto durante el diseño del proyecto, y tome en cuenta los problemas que pueden afectar la elaboración de presupuesto (p. ej., el cambio de divisas, la inflación, la incertidumbre en cuanto a las zonas focalizadas del proyecto y sus actividades, etc.).
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Asocio
- Aunque ésta sea una acción interna de CRS, el proceso tiene impacto en la cantidad de presupuesto disponible para contratación de personal y actividades del proyecto a nivel del socio y ayuda a entender los techos presupuestarios del socio.
- Muchos socios estarán conscientes del proceso antes descrito que sirve para calcular los fondos disponibles para costos programáticos directos. Para los socios que desconocen el proceso, CRS deberá tomar el tiempo necesario para explicar los costos indirectos y directos asignados por los que debe rendir cuentas CRS, y el proceso de calcular los techos presupuestarios iniciales de CRS y a nivel del socio. Puede que lo más apropiado sea que el tomador de decisiones de la propuesta o altos niveles gerenciales sean los que tomen el liderazgo en dichas conversaciones.
- Hay que comunicar claramente a los socios en el momento de proporcionar las primeras cifras de techo presupuestario, de que éstos son estimados iniciales. Asegurar que los socios estén conscientes de que CRS podría verse en necesidad de modificar estas cifras a medida que avanza el proceso de desarrollar la propuesta.
Cuando CRS es subreceptor- Después de recibir del principal el techo presupuestario de CRS, el líder de presupuesto sigue el mismo proceso para determinar el monto disponible para los gastos de proyecto directo-directos de CRS y para hacer el estimado de los techos de presupuesto iniciales para los socios de CRS.
Proyectos de emergencia- Seguir el mismo proceso, después de que el coordinador de propuesta o tomador de decisiones consulte con el liderazgo del HRD (Humanitarian Response Department) sobre la disponibilidad de fondos de reserva para emergencias y el estado de las solicitudes para emergencias.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Políticas y Procedimientos
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POL-FIN-GRT-017: Contabilidad y Reporte de Subvenciones
- Principales responsables: Líder de presupuesto de la propuesta y representante de país (CR)