Norme 2: Conception participative basée sur les faits pour des projets réussis.

• Principal responsable : Coordinateur du document de projet
  • Le coordinateur du document de projet supervise le processus de revue, en faisant la liaison entre les relecteurs et l’équipe d’élaboration du document de projet.

• Autres personnes impliquées : Relecteurs désignés (programmes, finances et autres opérations) du programme-pays, de la région et du monde/du siège le cas échéant ; membres de l’équipe d’élaboration du document de projet.
  • Les relecteurs désignésRéférez-vous au MPP 1.2 : Les conseillers MEAL revoient les principaux documents MEAL avant la soumission au bailleur de fonds afin d’améliorer les pratiques de qualité. donnent un feedback constructif, conformément aux instructions et aux calendriers fournis.
  • Les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet travaillent avec le coordinateur du document de projet pour étudier et traiter le feedback.

• À toutes les étapes de revue,Notez que tous les relecteurs ne participeront pas nécessairement à la revue de la note conceptuelle et à celle de l’ensemble du document de projet. Référez-vous à « Gérer des revues et relecteurs multiples » dans la section « Comment, » ci-dessous.  y compris la note conceptuelle et le document de projet complet.

Cette action clé contribue aux « normes de qualité » suivantes du ProPack I :

• Les choix de stratégies de projet sont basés sur les preuves, adaptés au contexte local et informés par les directives des bailleurs de fonds.
• Tous les éléments du document de projet, texte descriptif technique, cadre des résultats, Proframe, calendrier des activités, budget et note budgétaires « racontent la même histoire » de manière logique et concise.

Suivez ces étapes pour avoir une conception finale du projet basée sur les faits et un document de projet cohérent :

1. Lors de la préparation du calendrier d’élaboration du document de projet (Norme 1, action clé 4), le coordinateur du document de projet fixe des périodes claire où les employés de CRS et des partenaires reverront les principaux documents de la conception et du document de projet : texte descriptif technique/programmatique, plan et texte descriptif MEAL, plan détaillé de la chaine d'approvisionnement (selon les cas)Les projets qui ne comprennent pas de biens à distribuer peuvent n’avoir que des activités d’achats très basiques qui devront être discutées et planifiées avec la contribution du personnel des achats mais ne nécessiteront pas de revue complète par un expert de la chaine d'approvisionnement. , plans de dotation en personnel et de gestion et budget.

• Quand vous prévoyez les périodes de revue, n’oubliez pas que, même si les relecteurs peuvent apporter une expertise technique spécifique au document de projet, ils auront besoin de suffisamment de temps pour revoir l’ensemble de documents disponibles au moment de la revue pour avoir le contexte nécessaire pour donner un feedback sur leur(s) domaine(s) d’expertise respectif(s).

2. Après l’élaboration du calendrier, le coordinateur du document de projet résume les dates de revue et travaille avec le décideur du document de projet et le personnel régional pour trouver des spécialistes techniques internes ou régionaux qui feront la revue.

• La phase de revue de la note conceptuel/du début de la conception est un point particulièrement crucial pour obtenir un feedback et des conseils sur la pertinence, l’opportunité et la faisabilité du début de conception du projet et des premiers éléments des plans d’opérations. Identifiez des relecteurs qui peuvent évaluer si, sur la base des faits et de l’expérience, la conception du projet proposé est la meilleure approche pour apporter des résultats de qualité.
• à la phase de revue du document de projet complet, les relecteurs incluront une personne responsable de la revue de la qualité générale,Au niveau du programme-pays, ce vérificateur de la qualité générale pourrait être le directeur des programmes, le représentant résident et/ou le directeur des opérations.
   
  Au niveau régional ou au siège, ce pourrait être le directeur régional adjoint à la qualité des programmes et/ou la qualité de la gestion, un employé régional pour la mobilisation des ressources ou un employé d’IDEA pour les contacts avec les bailleurs de fonds.  surtout pour la cohérence entre les différents éléments du document de projet.

Gérer des revues et relecteurs multiples : Pour les documents de projet complexes, multisectoriels et/ou sur plusieurs pays, il peut y avoir de nombreux relecteurs potentiels. Dans de tels cas, il peut être difficile pour l’équipe d’élaboration du document de projet de gérer et de traiter le feedback. Le coordinateur et le décideur du document de projet devront discuter avec la région (et avec le siège au besoin) sur la meilleure manière de simplifier le processus de revue. C’est particulièrement important pour les processus d’élaboration du document de projet ayant des délais courts entre la publication de la sollicitationUne sollicitation est un document formel publié par un bailleur de fonds pour demander des candidatures, documents de projets, offres ou devis. Le terme exact utilisé différera selon le bailleur de fonds et le mécanisme de financement (assistance ou acquisition) mais tous les éléments suivants entrent dans la catégorie de « sollicitation » : Demande de soumission (RFA), demande de documents de projets (RFP), demande de candidature pour une subvention (Grant Application Request), déclaration annuelle de programme (APS). et la soumission du document de projet. Envisagez un groupe plus large de relecteurs, en particulier des experts techniques des programmes, pour la note conceptuel et un sous-ensemble de ces relecteurs pour le document de projet complet. Il peut être utile d’appeler les relecteurs avant la revue pour préciser les attentes sur la présentation des commentaires de revue.

3. L’équipe d’élaboration du document de projet utilise la Check-list de revue de la note de concept du ProPack I (Tableau 6b, page 106) et la Check-list pour la revue interne des documents de projet (Tableau 10a, pages 16-168) ainsi que les directives associées pour permettre une revue interne approfondie avant de transmettre les documents aux relecteurs du niveau supérieur. Ces check-lists complètes aident l’équipe du projet et vérifier la faisabilité, la cohérence et l’alignement des sections du document de projet ainsi que les autres normes de qualité de la conception du projet.

• Pendant la revue interne, assurez-vous que des employés des programmes comme des opérations (y compris les finances) revoient la version finale du document de projet. Ils devront inclure le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement et d’autres cadres de la chaine d'approvisionnementL’équipe de conception du projet/d’élaboration du document de projet pour les projets comportant des biens à distribuer devra inclure un responsable de la gestion de la chaine d'approvisionnement (cf. Norme 1, action clé 1). Celui-ci devra revoir la section sur la chaine d'approvisionnement dans le document de projet. De plus, un autre cadre de la chaine d'approvisionnement devra revoir l’ensemble du document de projet, y compris la section sur la chaine d'approvisionnement. pour les documents de projet comprenant des biens à distribuer.

4. Quand le coordinateur du document de projet transmet la note conceptuelle et le document de projet (y compris le budget et les notes budgétaire) pour la revue régionale (et la revue du siège, le cas échéant), il donne aux relecteurs des instructions détaillées sur les attentes pour la revue ainsi que la date limite (date et heure) pour soumettre leur feedback.

• Les instructions pour la revue peuvent demander de souligner les éléments du document de projet qui devrait faire l’objet d’une attention particulière.
• Pour la revue de la qualité/de la cohérence générales du document de projet complet, le coordinateur du document de projet voudra peut-être souligner les questions de la Check-list pour la revue interne des documents de projetPar exemple la question 5 de la catégorie « Stratégie du projet, » les questions 3 et 4 dans « Plan de mise en œuvre et calendrier des activités, » la question 3 dans « Plans de gestion et de dotation en personnel et capacité organisationnelle » et la question 1 dans « Budget et notes budgétaires. » qui facilitent une revue de la faisabilité et de la cohérence.

Certaines régions utilisent des formulaires standardisés pour le feedback afin de faciliter la consolidation des commentaires et l’incorporation des changements dans les documents du projet. Par ex. référez-vous au Modèle de revue du document de projet de pREPARE! d’EMECA (Annexe 11).

5. Le coordinateur du document de projet consolide le feedback reçu (s’il n’a pas déjà été consolidé par les relecteurs) et le transmet à l’équipe d’élaboration du document de projet pour l’étudier, en discuter et prendre des décisions.

• Organisez une réunion de l’équipe d’élaboration du document de projet pour étudier le feedback des relecteurs et décider comment le traiter. N’oubliez pas que des changements dans un élément du projet peuvent affecter d’autres aspects de la conception du projet ou les plans de ressources du projet et notez le éventuels problèmes fondamentaux qui ont des implications pour les activités et les plans de ressources des partenaires (cf. la section « Partenariat » ci-dessous).
• Envisagez de téléphoner aux relecteurs techniques une fois que vous aurez reçu leur feedback pour discuter des principaux commentaires de la revue et les clarifier, en particulier des problèmes fondamentaux.
• Impliquez le décideur du document de projet pour résoudre toutes les incohérences importantes entre les commentaires des relecteurs ou les désaccords entre l’équipe du document de projet et les relecteurs.
• Après avoir discuté des changements et s’être mise d’accord, l’équipe d’élaboration du document de projet identifie toutes les sections du document de projet qui doivent être mises à jour pour refléter les changements et attribue les responsabilités pour faire ces changements.

6. Le coordinateur du document de projet s’assure que les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet traitent tous les problèmes fondamentaux identifiées dans l’étape 5 par les relecteurs dans l’étape 5 et révisent les sections du texte descriptif du document de projet, le budget et les éventuelles annexes.

• Faites une revue finale attentive des documents révisés pour garantir la cohérence de la conception technique du projet et des plans de ressources

7. Le coordinateur du document de projet transmet la réponse de l’équipe d’élaboration du document de projet aux relecteurs, en soulignant la manière dont l’équipe a traité les éventuels problèmes fondamentaux détectés par les relecteurs.