Acciones clave por:

Estándar 2: Diseño participativo y basado en evidencia para el éxito del proyecto.

Utilizar procesos participativos basados en evidencia para diseñar un proyecto que puede entregar resultados de alta calidad de manera oportuna, dentro del alcance y de acuerdo con el presupuesto.

Poner suficiente tiempo en el programa de actividades del proyecto para la puesta en marcha, ampliación de la escala y cierre.

  • Quién

    • Otros implicados: Otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta incluyendo el coordinador de propuesta, líder de presupuesto y el de RRHH, y otros líderes de operaciones (p. ej., líder de cadenas de suministro; líder de ICT4D) y personal clave del socio; director de operaciones (HoOps); gerente de compras y/o de cadenas de suministro;En caso que estos individuos no sean miembros del equipo de desarrollo de propuesta.  otros expertos en materia; personal de IDEA (en el caso de oportunidades de obtener financiamiento de donantes centralizadas, según corresponda)
      • El líder de presupuesto, líder de RRHH y líderes de otras operaciones trabajan con el líder técnico para detallar y elaborar estimados realistas para el calendario de las actividades de puesta en marcha y de cierre en sus áreas de experticia.
      • El HoOps, gerente de compras, gerente de cadenas de suministro (en caso que no sea parte del equipo de desarrollo de propuesta) y otros miembros de personal clave de operaciones (p. ej., personal TIC, en el caso de proyectos con componentes importantes de ICT4D) se aseguran de que la programación de actividades refleje las realidades operativas.
      • Otros expertos en materia presentan insumos y lecciones aprendidas sobre actividades de puesta en marcha, escalamiento y cierre y los plazos, en sus áreas de experticia.
      • En el caso de relaciones con donantes centralizadas, el personal de IDEA se asegura de que la programación de actividades refleje los requisitos de los donantes y la experiencia de CRS en cuanto a las preferencias del donante, sus complejidades y tendencias (consultar también el Estándar 5, acción clave 4).

  • Cuándo
    • Durante la planificación del programa de actividades del proyecto.
  • Asocio
    • Los socios son parte crítica del equipo de diseño de proyecto/desarrollo de propuesta que desarrolla la programación de actividades.
    • Trabaje con los socios para identificar sus respectivas capacidades y probables necesidades de apoyo en aspectos clave de la puesta en marcha y cierre del proyecto, incluyendo el reclutamiento y la inducción de personal de proyecto y el cierre de recursos humanos; capacitación para personal en cuanto al abordaje técnico del proyecto, requisitos del donante y otros temas; preparación de operaciones (p. ej., establecer oficinas de campo y sistemas de gestión de cadenas de suministro según proceda), etc.
    • Además de involucrar al personal de operaciones de CRS en el proceso de desarrollo de la programación de actividades, hable con personal de operaciones del socio con experiencia, cuya profunda comprensión del contexto operativo del proyecto le ayudará a hacer una programación realista.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Si bien el principal desarrollará el programa general de actividades del proyecto, las expectativas no-realistas del principal en cuanto a la puesta en marcha, escalamiento (si procede) y el cierre podrían dar como resultado retos en la gestión del proyecto de CRS. Siga la guía antes expuesta para garantizar que el programa de las actividades por las que es responsable CRS sea realista y con base en la experiencia y el conocimiento del entorno operativo. Idóneamente, CRS también debe contribuir a la planificación del calendario general de actividades del proyecto.
    • Si CRS tiene socios subreceptores propios, siga el proceso antes descrito para involucrar a estos socios en el proceso de identificar y desarrollar una programación realista de actividades que son responsabilidad de CRS y sus subreceptores, incluyendo la puesta en marcha, el escalamiento y el cierre.
  • Proyectos de emergencia
    • Dado que en una respuesta de emergencia es necesario que la puesta en marcha sea rápida, tenga en cuenta lo siguiente en el calendario de actividades de puesta en marcha:

      • La disponibilidad de suministros apropiados pre-posicionados.
      • La factibilidad de reasignar temporalmente los activos en existencia del programa de país o la región en apoyo a la respuesta a la emergencia.
      • El nivel de apoyo que se prevé del Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD).
      • El uso de disposiciones de emergencia y exenciones para agilizar los sistemas operativos de CRS.
    • Muchos proyectos de emergencia forman parte de una respuesta más abarcadora a la emergencia. Por tanto, podrían ser más limitadas las actividades de puesta en marcha para los proyectos de emergencia individuales, dependiendo de la medida en que el proyecto nuevo se aproveche de las actividades en curso, o busque su expansión o escalamiento (nuevas localidades en el campo, personal nuevo, etc.). 
    • De igual manera, se podrían acortar los cronogramas de cierre de los proyectos de emergencia individuales si está claro durante la planificación de la respuesta a la emergencia que CRS dará seguimiento inmediato a las actividades con un proyecto de recuperación.
    • La naturaleza de la respuesta a la emergencia a menudo requiere que se siga entregando los servicios del proyecto y que se sigan implementando las actividades del proyecto el mayor tiempo posible. Por tanto, concentrar al inicio los gastos de las actividades de cierre, como se sugirió anteriormente, a menudo no es posible. En el caso de proyectos con fondos externos, trabaje con el donante para determinar un programa de cierre apropiado teniendo en cuenta los requisitos de los donantes y de CRS y los procesos internos de cierre financiero y administrativo.
    • Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. Estos documentos brindan orientación sobre la coordinación y el proceso de desarrollo, implementación, monitoreo y presentación de informes sobre un llamado de emergencia para obtener fondos a través de la red de CI. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).