Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.

• Principales responsables: Miembros del equipo directivo superior (SMT) y otros supervisores de los miembros del equipo de desarrollo de propuesta.
  • Los miembros del SMT y otros supervisores de los miembros del equipo de desarrollo de propuesta garantizan que sus subalternos directos identifiquen las responsabilidades clave que se necesita cubrir durante el periodo de desarrollo de propuesta y monitorean la implementación de planes de cobertura.

• Otros implicados: Coordinador de la propuesta; miembros del equipo de desarrollo de propuesta; tomador de decisiones de la propuesta; personal con asignación temporal para las funciones (TDY) u otro personal programático u operativo que brinde cobertura.
  • El coordinador de propuesta recopila las responsabilidades clave y planes de cobertura en un plan de dotación de personal temporal; los miembros del equipo de desarrollo de propuesta trabajan con los supervisores para identificar opciones de cobertura apropiados;
  • El tomador de decisiones de la propuestaEl tomador de decisiones es un miembro del personal superior (normalmente el representante de país) que tiene la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas con relación a la respuesta de CRS ante una oportunidad de financiamiento específica. Incluye negociaciones y convenios de asocio/consorcio; reclutar y seleccionar al personal clave; definir los parámetros iniciales del presupuesto (incluyendo contrapartida de CRS); otras decisiones vitales sobre el presupuesto; y revisar y aprobar las versiones finales de los documentos de la propuesta (incluyendo presupuestos). Es un rol crítico, pero no a tiempo integral, en el equipo de desarrollo de propuesta.  aprueba el plan y apoya según necesario, confirmando el apoyo para la cobertura; los miembros del equipo de desarrollo de propuesta, los supervisores y personal TDY/los que proporcionan cobertura, garantizan un traspaso correcto.

• Según sea necesario para proyectos con fondos discrecionales
• Para oportunidades financiadas externamente:
  • Idealmente durante la planificación de capturaPlanificación de captura es el proceso de identificar oportunidades particulares de financiamiento, evaluar el ambiente y emplear estrategias para aumentar las probabilidades de ganar una oportunidad específica. La planificación de captura toma lugar antes de que se publique la oportunidad de financiamiento. de oportunidades que le está dando seguimiento CRS.
  • Para oportunidades inesperadas dentro de 1 semana de la decisión de proceder.Una decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento específica o no. La decisión de proceder o no proceder se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no proceder preliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no proceder se suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.

Siga estos pasos para garantizar cobertura apropiada de las responsabilidades en curso durante el desarrollo de la propuesta:

Identificar las responsabilidades de los miembros del equipo de desarrollo de propuesta y las necesidades y los planes de cobertura.

1. El supervisor de cada miembro del equipo de desarrollo de propuesta (identificado de conformidad con Estándar 1, acción clave 1) solicita que el miembro de personal haga un resumen de las principales responsabilidades en curso y cualquier tarea especial durante el periodo previsto para el proceso de desarrollo de propuesta.
2. Los supervisores y los miembros del equipo de desarrollo de propuesta revisan las responsabilidades y tareas que necesitan cobertura para identificar opciones apropiadas. Esto incluye considerar la factibilidad y los pro y contra de lo siguiente:

• Postergar o de otra forma re-programar ciertas tareas.
• Poner ciertas responsabilidades en espera hasta después del proceso de desarrollo de la propuesta.
• Solicitar apoyo de TDY o asignar a otro miembro de personal para que complete tareas específicas o cubra responsabilidades prioritarias (ver ejemplos en la plantilla de plan para dotación de personal temporal).

El coordinador de la propuesta participa en estas discusiones para entender las responsabilidades de estos miembros del equipo y los planes de cobertura, y para asegurarse de que los planes propuestos permitan que los miembros del equipo contribuyan con el nivel de esfuerzo (LOE) que se requiere para el proceso de desarrollar la propuesta.

Consideraciones especiales para las relaciones entre donante y socio(s): Los cambios en la forma que cobra su tiempo el personal que normalmente trabaja en proyectos con fondos externos, podrían necesitar ser aprobados o consultados previamente con el donante. Esto también podría ser requisito si CRS propone asignar a otro miembro de personal temporalmente para cubrir responsabilidades de un miembro de personal financiado por el proyecto. Además, si un miembro de equipo de desarrollo de propuesta trabaja de cerca con un socio, habrá que tomar estos asuntos en cuenta para manejar la relación de socio mientras está asignado al desarrollo de propuesta el miembro de personal. Usar el plan de dotación de personal temporal para acciones de captura que se necesitan en circunstancias especiales.

3. El coordinador de la propuesta compila las responsabilidades y los planes de cobertura propuestos, usando la plantilla de plan de dotación de personal temporal (adaptar según sean las necesidades).
4. Haciendo uso de las tareas y los planes de cobertura identificados en el plan de dotación de personal temporal, los supervisores y miembros del equipo de desarrollo de propuesta completan un alcance de trabajo (SOW) para cada puesto que va a recibir cobertura.

Determinar si se necesita de personal adicional: Consultar con los directivos superiores si queda claro que la mayoría de las responsabilidades de los miembros de equipo de desarrollo de propuesta requiere de cobertura continua y activa, posiblemente durante un periodo prolongado. Reasignar temporalmente tareas que requieren de un alto nivel de esfuerzo a múltiples miembros de personal puede conllevar pérdida en la calidad de la ejecución de dichas tareas. En estos casos, los directivos superiores, en consulta con la región, podrían considerar incrementar temporalmente la dotación de personal en general de un programa de país. Entre las opciones se incluyen incorporar a personal nuevo temporal a tiempo pleno, o TDY (p. ej., un miembro del equipo de respuesta de gestión de campo [Field Management Response Team]), o contratar personal temporal de medio tiempo para cubrir las responsabilidades del miembro de equipo de desarrollo de propuesta mientras dure el proceso de desarrollo de propuesta.

Revisar y asegurar el apoyo para planes de cobertura

5. El coordinador de la propuesta comparte un borrador del plan de dotación de personal temporal con el tomador de decisiones de la propuesta, y con otros miembros del SMT de CRS según sea necesario, para su revisión y aprobación. Se señala que el plan puede ser tentativo en esta etapa, con algunas opciones de cobertura por confirmar. Al revisar el borrador del plan, el tomador de decisiones de la propuesta y otros miembros del SMT deben tratar los siguientes asuntos:

• ¿Los planes de cobertura son realistas? De no ser así, ¿qué cambios se necesitan?
• ¿Cómo se va a monitorear la implementación de los planes de cobertura?

El respaldo y apoyo de los directivos superiores es vital para los planes de dotación de personal temporal: Si cubrir las responsabilidades corrientes de los miembros del equipo de desarrollo de propuesta no se planea en detalle y no llegan a un acuerdo lo involucrados en brindar cobertura con sus supervisores, podría haber tareas que no se cumplan, o el personal podría tratar de abarcar demasiado. Esto tiene efecto negativo en los avances, las relaciones y la moral del proyecto. La dirección superior debe revisar y confirmar con supervisores que no sean del SMT, la factibilidad de las opciones de cobertura propuestas, y apoyar a los supervisores y miembros del equipo de desarrollo de propuesta para que aborden oportunamente los temas de cobertura que puedan surgir. 

6. El tomador de decisiones de la propuesta confirma que los supervisores del personal que dará cobertura temporal apoyan los arreglos, y entra en contacto con colegas de HQ y la región según sea necesario para confirmar el apoyo para cobertura de un TDY o un consultor externo.
7. Dependiendo de la duración y responsabilidades de la asignación, el personal y los supervisores podrían considerar modificar formalmente las líneas de supervisión y/o planes de desempeño.

• Esta sugerencia se aplica para los miembros del equipo de desarrollo de propuesta y para los que están proporcionando cobertura temporal.
• Hay que describir claramente las líneas de supervisión en un alcance de trabajo (SOW) para los que están brindando cobertura temporal.
• En el caso de propuestas grandes, es buena práctica que el representante de país (CR) transmita al personal de programa de país y de la región las reasignaciones/responsabilidades modificadas del personal de programa de país; los ajustes en los mecanismos de supervisión durante el periodo de desarrollo de la propuesta; y el período que estarán en vigencia las reasignaciones y los cambios en la supervisión. 

Organizar correctamente el traspaso y retroalimentación

8. Los miembros del equipo de desarrollo de propuesta y sus supervisores organizan un traspaso formal y sesión informativa con cualquier miembro del personal de programa de país o personal TDY que proporcione cobertura temporal. El traspaso se debe realizar al inicio y al final del periodo de cobertura. El traspaso y la sesión informativa pueden cubrir muchos temas, pero deben incluir los siguientes:

• (Para el personal que trabaja en proyectos individuales) Revisar el registro de riesgos del proyecto y el registro de problemas.
• Revisar las notas del traspaso formal, señalando las tareas clave que requieren de acción o seguimiento inmediato.

9. El supervisor brinda retroalimentación al personal TDY y su supervisor para el apoyo TDY.

Reconocer esfuerzos excepcionales: No olvidar que hay que brindar un reconocimiento apropiado, de conformidad con la política de CRS del programa de país, por las contribuciones hechas por el personal que está tomando responsabilidades adicionales (p. ej., roles de suplente).