Actions clés par:

Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.

Impliquer les participants, partenaires, bailleurs de fonds, gouvernements hôte ou local et autres parties prenantes dans l’évaluation de la clôture du projet et les activités de réflexion pour tirer des leçons et des bénéfices du projet.

Action clé 1 Préparer une évaluation finale du projet ou une revue après l’action appropriée à l’étendue du projet et aux besoins d’information des parties prenantes.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) avec le responsable du MEAL ou la personne désignée comme « chargé de l’évaluation » ; personnel MEAL de CRS et des partenaires ; personnel du projet de CRS et des partenaires, y compris les éventuels responsables sectoriels ; directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (le cas échéant) ; conseiller régional MEAL

Quand
  • Mettez en route la planification de l’évaluation finale ou de la revue après l’action de manière qu’elle puisse être faite pendant les six derniers mois du projet ou selon les exigences du bailleur de fonds (cf. ci-dessous)
    • Pour une évaluation finale de projet, commencez les préparations assez tôt pour avoir le temps d’élaborer les termes de référence (TDR), le/les cahier(s) des charges, de sélectionner une équipe d’évaluation et de finaliser la méthodologie, les outils et le plan de travail de l’évaluation.
    • Programmez le processus d’évaluation ou de revue après l’action en tenant compte du calendrier des activités finales du projet et des transitions du personnel du projet.
    • Tenez compte dans la planification de l’évaluation des éventuelles considérations saisonnières (par ex. calendriers scolaires ou agricoles, questions d’accès liées à la météo, etc.) qui peuvent affecter la capacité des parties prenantes s’occupant de la collecte des données à contribuer au processus d’évaluation.
Action clé 2 Faire une évaluation finale ou une revue après l’action qui implique les parties prenantes dans l’interprétation des résultats et l’identification des leçons.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) et responsable MEAL pour l’évaluation (avec l’évaluateur externe le cas échéant); membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (dont les spécialistes sectoriels, le personnel MEAL et le personnel des opérations) ; équipe de direction du programme-pays (SMT) ; conseillers techniques régionaux ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays et/ou de la région ; membres de la structure de gouvernance du projet ; personnel d’IDEA le cas échéant

Quand
  • Dans les 6 derniers mois du projet, sauf dispositions contraires
    • Programmez l’évaluation finale et la session de réflexion ou la revue après l’action dans le plan de clôture du projet. Faites surtout la session de réflexion de l’évaluation finale avant la finalisation du rapport d’évaluation (tenez compte des dates limites pour la soumission du rapport).
Action clé 3 Partager les leçons du projet avec les parties prenantes pour permettre l’influence, la pérennisation et le passage à l’échelle supérieure des approches réussies du projet.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires ; personnel MEAL du programme-pays ; directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (CR) ; conseillers techniques (TA) sectoriels ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays et de la région ; personnel d’IDEA le cas échéant

Quand
  • Finalisez un plan pour partager les dernières leçons du projet dans le cadre de la planification générale de la clôture, en vous appuyant sur la planification de l’évaluation finale ou de la revue après l’action (cf. Norme 18, action clé 1).
  • Précisez le plan et mettez-le en œuvre tout au long de la période de clôture.
Action clé 4 Rédiger un rapport final complet qui résume les réalisations du projet et les choses apprises.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; équipe du projet, y compris les programmes (MEAL, responsables sectoriels, chargés de projet) et le personnel des opérations ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR) selon les besoins ; personnel d’IDEA le cas échéant

Quand
  • Selon le calendrier et la date butoir dans le plan de clôture du projet et l’accord de financement.
Action clé 5 Mettre les principaux documents d’apprentissage du projet sur GATEWAY (et sur les bases de données du bailleur de fonds éventuellement) pour la mémoire institutionnelle et l’accessibilité et pour les utiliser pour les relations avec les bailleurs de fonds.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP), ou employé d’IDEA (pour les subventions gérées centralement) ; personnel d’IDEA ou de PIQA selon les cas

Quand
  • Après la finalisation des documents et, le cas échéant, suite à la soumission au bailleur de fonds et aux éventuelles révisions suivant la soumission.