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Implementación

Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.

Realizar el cierre de proyecto de tal forma que responda y rinda cuentas a los participantes, socios, gobiernos anfitriones o locales y a los donantes.

Fase:

Categoría:

Multi-category

Acción Clave 1	Conformar un equipo transdisciplinario que planifique e implemente las actividades de cierre de proyecto.
Quien	Representante de país (CR) o director de programas (HoP) y director de operaciones (HoOps); gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP); gerente financiero (FM); gerente de recursos humanos (RRHH); gerente de cadenas de suministro o su equivalente; personal de IDEA si aplica (p. ej., para proyectos de gestión centralizada)
Cuando	En el caso de proyectos plurianuales: Conformar el equipo de cierre del proyecto entre 12 y 18 meses antes de la fecha de finalización del proyecto, dependiendo de la duración y complejidad del proyecto. En el caso de proyectos de 12 meses o menos: Conformar el equipo de cierre del proyecto 3-4 meses antes de la fecha de finalización del proyecto. Prestar especial atención a las fechas de finalización de los proyectos financiados con fondos externos, ya que el fin de la adjudicación, en particular cuando los donantes imponen requisitos de cierre administrativo y financiero más complejos, puede ser particularmente demandante y puede que se tenga que formar con mayor antelación el equipo de cierre del proyecto.

Acción Clave 2	Desarrollar un plan de cierre integral, realista, detallando roles, responsabilidades, cronogramas y actividades y que refleje los requisitos de los donantes.
Quien	Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); los miembros del equipo transdisciplinario de cierre de proyecto de CRS, que típicamente incluye a personal de programas (incluyendo MEAL), finanzas, recursos humanos, gestión de cadenas de suministro, TIC, y otras operaciones; socios; otros expertos en material
Cuando	En el caso de proyectos plurianuales: Desarrollar el plan inicial de cierre de proyecto de 12-18 meses antes de la fecha final del proyecto, dependiendo de la duración y complejidad del proyecto. En el caso de proyectos de 12 meses o menos: Desarrollar el plan de cierre de proyecto inicial 3-4 meses antes de la fecha final del proyecto.

Acción Clave 3	Hacer cuidadoso monitoreo y manejo de la implementación del plan de cierre, incluyendo comunicación oportuna con el donante.
Quien	Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); Los miembros del equipo transdisciplinario de cierre de proyecto de CRS, que típicamente incluye a personal de programas (incluyendo MEAL), finanzas, gestión de cadenas de suministro, recursos humanos, TIC, y otras operaciones; personal del proyecto de los socios; directivos superiores del programa de país o el Grupo Núcleo de Cierre (según corresponda); personal de HQ (si procede)
Cuando	De forma continua desde la fecha de inicio del plan de cierre de proyecto, hasta la fecha final del proyecto y fecha de cierre de la adjudicación (si procede), típicamente: Proyectos plurianuales: Empezar desde 12 a 18 meses antes de la fecha final del proyecto/fecha de vencimiento de adjudicación Proyectos de 12 meses o menos: Empezar desde 3-4 meses antes de la fecha final del proyecto/fecha de vencimiento de adjudicación

Acción Clave 4	Elaborar y guardar toda la documentación de cierre y otros documentos, registros y datos clave del proyecto que se requiere.
Quien	Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); Los miembros del equipo de proyecto de CRS; miembros del equipo transdisciplinario de cierre de proyecto de CRS que típicamente incluye a personal de programas (incluyendo MEAL), finanzas, recursos humanos, gestión de cadenas de suministro, TIC, y otras operaciones (incluyendo al director de operaciones (HoOps)); personal de IDEA u otro personal de HQ
Cuando	Desarrollar/finalizar el plan para retener, archivar o disponer de los documentos, registros y datos del proyecto (de forma digital u otra) en un momento temprano del proceso de cierre. Conservar los documentos, registros y datos convenidos después de finalizar y presentarlos (según corresponda), de conformidad con el plan de cierre del proyecto y las fechas límite del donante.

Acción Clave 5	Involucrar a socios, participantes del proyecto y otros actores clave en todo el periodo de cierre para manejar relaciones y expectativas.
Quien	Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); miembros del equipo de proyecto de CRS y del socio; asesores técnicos para fortalecimiento de asocios y capacidades, si es necesario; equipo directivo superior del programa de país
Cuando	De conformidad con el plan de cierre de proyecto, típicamente: En el caso de proyectos plurianuales: empezando como mínimo 12 meses antes de la fecha final del proyecto. En el caso de proyectos de 12 meses o menos: empezando como mínimo 3 meses antes de la fecha final del proyecto.