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Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.

Clôture
Planification et gestion des operations et des programmes Gestion financière Gestion des ressources humaines Relations avec les bailleurs de fonds et redevabilité

Phase:

Catégorie:

Multi-category

Action clé 1	Former une équipe interdisciplinaire pour planifier et mettre en œuvre les activités de clôture du projet.
Qui	Représentant résident (CR) avec le directeur des programmes (HoP) et le directeur des opérations (HoOps) ; gestionnaire de projet/ directeur de projet (PM/CoP) ; directeur des finances (FM) ; directeur des ressources humaines (RH) ; gestionnaire de la chaine d'approvisionnement ou employé équivalent d’IDEA, selon les cas (par ex. pour les subventions gérées au niveau central)
Quand	Pour les projets pluriannuels : Formez l’équipe de clôture du projet entre 12 et 18 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet. Pour les projets de 12 mois ou moins : Formez l’équipe de clôture du projet 3-4 mois avant la date de fin du projet. Faites particulièrement attention aux dates de fin de projet pour les projets à financement externe car la clôture de la subvention, particulièrement pour des bailleurs de fonds ayant des exigences administratives et financières plus complexes pour la clôture des projets, peut être particulièrement contraignante et nécessiter de former l’équipe de clôture du projet plus tôt.

Action clé 2	Préparer un plan de clôture du projet complet et réaliste détaillant les rôles, les responsabilités, les calendriers et les activités et reflétant les conditions du bailleur de fonds.
Qui	Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; Les membres de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet, qui sont généralement des employés des programmes (y compris le MEAL), des finances, des ressources humaines, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des TIC et des autres opérations ; des partenaires ; d’autres esperts techniques
Quand	Pour les projets pluriannuels : Préparer le plan initial de clôture entre 12 et 18 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet. Pour les projets de 12 mois ou moins : Préparer le plan initial de clôture entre 3 et 4 mois avant la date de fin du projet.

Action clé 3	Suivre et gérer de près la mise en œuvre du plan de clôture, en communiquant avec le bailleur de fonds en temps utile.
Qui	Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; les membres de l’équipe interdisciplinaire de clôture qui comprend habituellement des membres des équipes des programmes (y compris le MEAL), des finances, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des ressources humaines, des TIC et des autres opérations ; des employés du projet des partenaires ; des membres de la direction ou du groupe central de clôture spécifique au projet (selon les cas) ; des employés du siège (selon les cas)
Quand	En continu depuis la date de démarrage du plan de clôture du projet, jusqu’à la date de fin du projet et de clôture de la subvention (selon les cas), habituellement : Pour les projets pluriannuels : En commençant 12-18 mois avant la date de fin du projet/expiration de l’accord de financement. Pour les projets de 12 mois ou moins : En commençant 3-4 mois avant la date de fin du projet/expiration de l’accord de financement.

Action clé 4	Préparer, soumettre et stocker tous les documents demandés pour la clôture et autres documents, dossiers et données clés du projet.
Qui	Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; membres de l’équipe du projet de CRS, membre de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet de CRS, qui comprend habituellement des employés des programmes (dont le MEAL), des finances, des ressources humaines, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des TIC et des autres opérations (y compris le directeur des opérations (HoOps)) ; des employés d’IDEA ou autres employés du siège)
Quand	Préparez/finalisez un plan pour conserver, archiver ou éliminer les documents, dossiers et données (digitaux ou autres) du projet au début du processus de clôture. Conservez les documents, dossiers et données convenus, conformément au plan de clôture du projet et autres dates limites du bailleur de fonds.

Action clé 5	S’impliquer tout au long de la période de clôture avec les partenaires, les participants du projet et autres parties prenantes clés pour gérer les relations et les attentes.
Qui	Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; équipe du projet de CRS et des partenaires ; spécialistes du partenariat et du renforcement des capacités, selon les besoins ; équipe de direction du programme-pays.
Quand	Conformément au plan de clôture du projet, habituellement : Pour les projets pluriannuels : En commençant au moins 12 mois avant la date de fin du projet. Pour les projets de 12 mois ou moins : En commençant au moins 3 mois avant la date de fin du projet.