Actions clés par:

Norme 7: Planification détaillée réaliste et participative de la mise en œuvre pour l’impact du programme.

Élaborer, avec les partenaires, un plan détaillé de mise en œuvre basé sur les faits qui comprenne les activités programmatiques, financières, des achats, logistiques et de relations avec les bailleurs de fonds.

Créer le système MEAL du projet.

  • Pourquoi

    Le système MEAL du projet est un élément fondamental d’une gestion du projet basée sur les faits. Il aide l’équipe du projet à suivre la progression en direction des résultats prévu et à être redevable envers les participants, bailleurs de fonds et autres parties prenantes. Le système MEAL donne des informations qui permettent l’apprentissage et la prise de décisions adaptatives et informées. Pendant le démarrage du projet, l’équipe du projet détaille les processus et élabore les formulaires qui composent le système MEAL et elle organise les informations et les modèles dans le manuel d’opérations MEAL. Un système MEAL bien fait pour le projet permet à l’équipe du projet de :

    • Suivre les changements dans le projet et la progression par rapport aux cibles
    • Évaluer les effets des interventions du projet, y compris ceux qui n’étaient pas prévus
    • Collecter le feedback des communautés et y répondre
    • Permettre au projet d’apprendre, avec un objectif clair
    • Communiquer avec les parties prenantes sur la progression, l’impact et l’apprentissage du projet
    • Prendre des décisions de gestion informées, y compris les adaptations aux plans pour le projet.   
  • Qui

    • Principaux responsables : Coordinateur MEAL et gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
      • Le coordinateur MEAL dirige le processus d’élaboration du système MEAL (et supervise le lancement et la mise en œuvre du système MEAL).
      • Le PM/CoP programme les rencontres d’élaboration du système MEAL et contribue au processus ; il s’occupe du suivi pour finaliser le système MEAL.

    • Autres personnes impliquées : Les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (y compris le personnel MEAL de CRS et des partenaires) ; le personnel d’ICT4D et de gestion de la chaine d'approvisionnement, selon les besoins ; d’autres employés MEAL du programme-pays, de la région et du siège, selon les besoins

    Participation du personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement à l’élaboration du système MEAL : Dans des projets qui comprennent la distribution de biens du projet aux participants, les employés de la gestion de la chaine d'approvisionnement sont souvent des agents clés de la collecte des données au dernier kilomètre (c.-à-d. aux points de prestation de services). De plus, les données collectées aux points de distribution peuvent apporter des informations pour les indicateurs du système MEAL du projet. Il est donc important d’inclure le personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement dans l’élaboration du système MEAL et de prendre en compte son rôle dans la collecte, l’analyse et l’utilisation des données.

  • Comment

    Tous les aspects de la mise en œuvre de cette action clé sont guidés par le procédure MEAL N°1.3 de CRS et les pratiques MEAL recommandéesPratiques MEAL Recommandées 1.c : Organiser des ateliers SMILER+ avec le personnel clé du projet, y compris les partenaires, pour que le système MEAL reflète toute une gamme de besoins d’information des partenaires. associées.

    Le guide SMILER+ offrira des directives générales et des documents d’animation pour élaborer un système MEAL complet pour le projet, comprenant le suivi, la redevabilité, l’apprentissage, l’ICT4D, la visualisation des données et la gestion responsable des données.

    1. Le PM/CoP, avec le coordinateur MEAL et l’équipe du projet, utilise les directives de la Norme 7, action clé 1 pour mettre à jour et valider les documents directeurs MEAL rédigés lors de la conception du projet. Ceux-ci comprennent, au minimum, la théorie du changement, le cadre des résultats, le Proframe ou Logframe et le budget MEAL du projet (ou les équivalents selon les bailleurs de fonds).
    • Assurez-vous que le plan de gestion de la performance (PMP), avec toutes les définitions des indicateurs, a été finalisé avant l’élaboration du système MEAL et l’atelier SMILER+.
    1. Le PM/CoP et le coordinateur MEAL revoient la Politique MEAL 1, Procédure 3 et les directives associées sur le site des politiques et procédures MEAL  (par ex. bonnes pratiques, outils et modèles) pour comprendre ce qui est demandé et les ressources pour élaborer le système MEAL du projet et documenter ce système dans le manuel des opérations MEAL.
    1. Le PM/CoP et le coordinateur MEAL confirment les dates et les participants pour l’atelier SMILER+ d’élaboration du système MEAL du projet.
    • Décidez du nombre et du type de participants à l’atelier/ la réunion.
    • Choisissez un animateur : L’animateur peut être le coordinateur MEAL, un autre employé ou un animateur extérieur au projet ou à l’équipe du programme-pays.
    1. L’animateur rencontre le PM/CoP et le coordinateur MEAL pour étudier les problèmes MEAL, confirmer les objectifs et les produits de l’atelier et discuter du contenu et de la durée de chacune des sessions de l’atelier. Suite à ces réunions, l’animateur prépare un ordre du jour et un guide d’animation pour l’atelier SMILER+ du projet.

    Le MEAL pour influencer : Quand vous préparez l’élaboration du système MEAL, gardez à l’esprit l’idée du « MEAL pour influencer » qui vise à élargir la portée de l’impact du projet en impliquant des parties prenantes stratégiques. Quand vous travaillez sur l’apprentissage du projet et la communication avec les parties prenantes, prévoyez du temps pour trouver des manières d’utiliser les données et ce qui aura été appris dans le projet pour influencer des parties prenantes clésUtilisez le plan de relations avec le bailleur de fonds du projet (cf. Norme 10, action clé 4) dans ces réflexions. qui s’intéressent aux questions traitées par le projet. Cf. Norme 11, action clé 1 pour plus d’idées sur l’apprentissage et le partage dans le projet).

    1. L’animateur gère les sessions de l’atelier SMILER+ pour fournir les produits.
    2. Après l’atelier SMILER+, le coordinateur MEAL et le PM/CoP se coordonnent pour finaliser les produits de l‘atelier (par ex. tester sur le terrain les formulaires de collecte de données et autres outils, digitaliser éventuellement les outils, améliorer les modèles pour la visualisation des données, etc.).
    3. Pendant ou après l’atelier ou la réunion d’élaboration du système MEAL, l’équipe du projet met à jour le DIP du projet pour y incorporer les principales activités en lien avec l’établissement, l’utilisation et l’actualisation du système MEAL du projet.
  • Partenariat
    • Les contributions des partenaires au système MEAL et leur compréhension de ce système sont particulièrement importantes étant donné le rôle central des partenaires dans le MEAL du projet. Le personnel des partenaires et les volontaires collectent habituellement les données de terrain et sont en première ligne du processus du mécanisme de feedback et de réponse. Les partenaires sont aussi des parties prenantes clés dans des activités concernant l’interprétation et l’utilisation des données du projet et l’apprentissage du projet. Enfin, comme les partenaires ont la responsabilité des rapports trimestriels et annuels, leur personnel doit comprendre les processus, formats et attentes correspondant à la préparation des rapports.
    • Les partenaires peuvent apporter un point de vue important, ancré dans les réalités opérationnelles, sur les difficultés et les limites de la collecte des données dans le système MEAL dans son ensemble. La participation d’employés des partenaires à l’élaboration du système MEAL du projet devra s’appuyer sur l’implication des partenaires dans les discussions et les décisions relatives au MEAL lors de la conception du projet et continuer durant toute leur implication active dans l’interprétation et l’utilisation des données pour la prise de décisions et l’adaptation du projet tout au long de la mise en œuvre (cf. Norme 11, actions clés 3 et 4). 
    • L’implication des partenaires dans l’élaboration du système MEAL peut être une occasion de renforcement des capacités MEAL sur le lieu de travail. Quand vous travaillez avec des partenaires moins expérimentés, voyez comment maximiser cette occasion d’apprentissage au travail.
    • Travaillez avec les partenaires pour préparer et mettre en œuvre un plan pour faire une orientation sur le système MEAL du projet aux employés des partenaires qui n’ont pas participé à l’atelier SMILER+. Celle-ci comprendra une formation du personnel aux rôles et responsabilités pour le MEAL ainsi qu’aux processus et outils de collecte et d’analyse des données.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Le chef de file dirige l’élaboration du système MEAL du projet qui peut être différent du processus de CRS ; CRS participe au processus du chef de file, avec les éventuels autres sous-récipiendaires.
    • CRS s’occupe de la préparation d’un manuel des opérations MEAL complet pour le MEAL du projet au niveau de CRS et de ses sous-récipiendaires. Même si ce système MEAL peut être plus important que ce que demande le chef de file, ne vous intéressez qu’aux éléments du projet dont CRS et ses partenaires ont la responsabilité.
    • Référez-vous à la politique MEAL N°.3 sur l’évaluation pour voir comment les exigences relatives à l’évaluation ainsi que la planification qui y correspond varient quand CRS est sous-récipiendaire.
  • Projets d’urgence
    • Dans les situations d’urgence, il n’y a souvent qu’un seul système MEAL pour toute l’intervention d’urgence. En élaborant un système MEAL pour toute l’intervention d’urgence (qui peut comprendre de multiples projets), on améliore l’efficience, on réduit le risque de compter les participants en double et on facilite la consolidation de l’apprentissage dans la suite de l’intervention.
    • L’équipe du projet élabore habituellement le système MEAL de l’intervention d’urgence plus tôt que les 180 jours exigés par la politique, en général le premier mois de l’intervention. Les systèmes MEAL de début d’intervention sont simples, axés sur l’utilisation et flexibles, pour pouvoir prendre en compte les changements dans le contexte de l’intervention. Les systèmes MEAL de début d’intervention ont surtout pour objet de compter la progression en direction des produits ; de vérifier la pertinence et l’efficacité de l’intervention grâce à un suivi léger des indicateurs au niveau des RI et à la vérification de la satisfaction et du feedback des personnes que nous servons ; de changer l’intervention selon les besoins sur la base des constatations et de communiquer la progression et les résultats aux parties prenantes.
    • Dans les interventions d’urgence, l’équipe prépare souvent les premiers éléments du système MEAL en dehors du contexte d’un atelier SMILER+. Les outils et les formats de rapport peuvent être adaptés d’autres projets d’urgence similaires. Ces éléments sont généralement dynamiques et devront être actualisés au fur et à mesure de l’évolution du contexte et de l’intervention. L’équipe prépare ensuite un système MEAL plus formel et un manuel opérationnel MEAL grâce au processus standard d’atelier SMILER+ une fois que la situation d’urgence initiale s’est stabilisée.
    • Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).