Actions clés par:

Norme 7: Planification détaillée réaliste et participative de la mise en œuvre pour l’impact du programme.

Élaborer, avec les partenaires, un plan détaillé de mise en œuvre basé sur les faits qui comprenne les activités programmatiques, financières, des achats, logistiques et de relations avec les bailleurs de fonds.

Mettre à jour/préciser le calendrier des activités du document de projet pour préparer un plan détaillé de mise en œuvre complet pour la première année du projet.

  • Pourquoi

    La plupart des documents de projets comprennent un calendrier des activités qui résume les activités du projet, le moment prévu pour chaque activité et les personnes ou organisations qui ont la responsabilité de les réaliser. Les calendriers des activités des documents de projets ne sont cependant pas suffisamment détaillés pour guider la mise en œuvre du projet et, de ce fait, l’élaboration d’un plan détaillé de mise en œuvre (DIP) pour le projet est une étape essentielle du processus de démarrage du projet. La préparation d’un DIP grâce à un processus participatif permet que :

    • Les bonnes activités, faites au bon moment et dans le bon ordre mènent aux produits et à l’impact prévu, dans les temps et conformément au budget.
    • Les membres de l’équipe de mise en œuvre du projet comprennent parfaitement, acceptent et s’approprient les décisions sur l’ordre et le moment des activités, les responsabilités et les relations entre les activités du projet.
    • L’équipe de mise en œuvre du projet analyse attentivement les risques, problèmes et opportunités de la mise en œuvre du projet et incorpore les activités appropriées pour gérer les risques et les problèmes et pour optimiser les opportunités.

    Qu’est-ce qu’un DIP ? Un DIP est un calendrier des activités et sous-activités qui comporte suffisamment de détails pour faciliter une mise en œuvre harmonieuse et efficace du projet. Chaque projet doit avoir un DIP. Les DIP sont généralement présentés sous forme de tableau. Le DIP initial du projet documente :

    • Ce qui doit être accompli tout au long du projet pour que la mise en œuvre soit réussie – en insistant sur la définition de ce qui doit être réalisé pendant les 12 premiers mois du projet.
    • À quel moment les activités seront accomplies et comment elles seront ordonnées.
    • Qui dans l’équipe du projet est responsable de chaque activité et qui d’autre participe.
    • Les jalons que les gestionnaires suivront pour s’assurer que le projet respecte le calendrier.
  • Quand

    Selon le calendrier préparé dans le plan de début de démarrage et les éventuelles exigences du bailleur de fonds.Par exemple, les accords de l’USAID exigent habituellement la soumission d’un « plan de travail annuel » dans les 45 jours suivant l’accord de financement.  En général :

    • Pour les projets de moins de 12 mois, pendant le premier mois
    • Pour les projets de plus de 12 mois, pendant le premier trimestre
    • Aussi tôt que possible pour les projets d’urgence

    Ateliers de démarrage et de DIP : Pour les projets complexes et les projets avec un consortium ou de nombreux partenaires de mise en œuvre, envisagez de séparer l’atelier de démarrage et l’atelier DIP (cf. Réunions et évènements principaux du démarrage du projet pour plus de détails sur l’ordre et l’objet des ateliers). Pour un projet complexe, organiser un atelier de démarrage séparé, plus tôt, pourra :

    • Contribuer à ce que l’équipe qui préparera le DIP ait une bonne compréhension des éléments fondamentaux du projet avant de commencer la planification détaillée de la mise en œuvre.
    • Offrir plus de temps pour développer des rapports et une perspective parmi les employés potentiellement divers du consortium/des partenaires qui vont travailler ensemble à la planification du DIP.
    • Donner l’occasion d’identifier les informations à collecter et d’autres activités de préparation qui peuvent aider les participants à l’atelier DIP à utiliser plus efficacement leur temps lors de l’atelier.
    • Aider les organisateurs à faire le meilleur usage du temps des participants. Par exemple, les membres de la direction devront participer aux discussions générales de l’atelier de démarrage mais ne devront peut-être pas être impliquées dans les détails de la planification du DIP.
  • Partenariat
    • La participation d’employés expérimentés des programmes et des opérations des partenaires à l’atelier DIP et à l’ensemble du processus d’élaboration du DIP est essentielle pour que le DIP reflète les réalités du terrain et des partenaires. Cela aidera aussi CRS et ses partenaires à comprendre de la même manière les rôles et responsabilités organisationnels et individuels pour la mise en œuvre du projet.
    • À partir des activités et sous-activités identifiées dans le DIP pour l’ensemble du projet, le personnel des partenaires prépare des plans de travail pour les unités et les employés, avec l’appui de CRS au besoin.
    • Le personnel des partenaires directement impliqué dans les activités des programmes et des opérations du projet participe aussi aux revues trimestrielles et aux mises à jour du DIP et à l’élaboration annuelle des DIP suivants (cf. Norme 11, action clé 4).
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • CRS devra avoir élaboré un plan de début de démarrage du projet pour guider la mise en œuvre des activités de démarrage du projet avant le processus d’élaboration du DIP par le chef de file. Cependant, même comme sous-récipiendaire, CRS doit élaborer un DIP pour toute la mise en œuvre des activités dont CRS et ses sous-récipiendaires au second niveau ont la responsabilité. Dans certains projets, le PM de CRS peut décider que CRS et ses éventuels partenaires doivent préparer un DIP préliminaire avant de participer aux activités d’élaboration du DIP dirigées par le chef de file et finaliser le DIP de CRS après le processus d’élaboration du chef de file. Dans d’autres cas, le PM peut choisir d’attendre jusqu’après la finalisation du DIP pour l’ensemble du projet pour organiser l’élaboration du DIP pour CRS et ses partenaires.
    • Contactez le chef de file au début du processus de démarrage pour vous renseigner sur son calendrier pour le processus d’élaboration du DIP et confirmer la participation de CRS au processus. La participation à l’élaboration du DIP pour l’ensemble du projet garantit que les calendriers et les responsabilités dans le DIP du projet reflètent ce que CRS et ses éventuels partenaires comprennent du contexte opérationnel, des réalités programmatiques et la meilleure pratique. Cela permet aussi d’établir des attentes et des responsabilités appropriées et réalistes pour CRS et ses partenaires.
    • Autant que possible, le PM et le personnel technique de CRS (programmes et opérations, selon les besoins) devront représenter CRS. Assurez-vous que tout employé de CRS contribuant à l’élaboration du DIP pour l’ensemble du projet a une bonne compréhension du contexte de mise en œuvre du projet et des réalités locales.
    • Après avoir reçu du chef de file le DIP final, revoyez-le avec les autres employés du projet de CRS et des sous-récipiendaires de CRS. CRS et ses partenaires utiliseront ces informations pour préparer ou finaliser leur propre DIP du projet ainsi que les plans de travail des équipes et de chaque individu.
  • Projets d’urgence
    • Préparez le DIP plus tôt pour les interventions d’urgence : il est habituel d’élaborer un DIP pour toute la durée du projet d’urgence mais de détailler les sous-activités et les tâches seulement pour le premier ou les deux premiers trimestres étant donné la probabilité qu’il y ait des changements rapides dans le contexte opérationnel.
    • L’élaboration conjointe du DIP par les opérations et les programmes est encore plus importante dans les contextes d’urgence. Faites particulièrement attention à l’ordre des activités et au risque que les retards s’accumulent si des jalons importants sont manqués ou que des tâches opérationnelles prennent du retard.
    • Faites une étude critique des hypothèses et des risques dans le cadre de l’élaboration du DIP d’urgence, en partant de l’étude du contexte opérationnel au démarrage et de la validation de la conception du projet (cf. les directives de la Norme 7, action clé 1).
    • Revoyez le DIP et mettez-le à jour plus fréquemment (habituellement chaque mois) et organisez des réunions hebdomadaires conjointes des équipes des opérations et des programmes pour suivre la progression par rapport aux plans de travail qui ont été préparés sur la base du DIP pour les équipes et pour chaque individu.
    • Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).