Norme 7: Planification détaillée réaliste et participative de la mise en œuvre pour l’impact du programme.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet (PM)/directeur du projet (CoP) s’il a participé au processus de conception ou une autre personne désignée qui comprenne bien la conception du projet
  • S’il faisait partie du processus de conception, le PM/CoP dirige le processus général d’étude du concept et de validation ; sinon, le HoP ou un membre de l’équipe d’élaboration du document de projet qui connait bien la conception du projet et les décisions prises pendant le processus de conception, dirige le processus et le PM/CoP apporte un appui organisationnel et dirige les actions de suivi.

• Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe de conception du projet/d’élaboration du document de projet ; tous les membres de l’équipe de démarrage/mise en œuvre du projet de CRS et des partenaires qui sont disponibles ; directeur des programmes (HoP) et directeur des opérations (HoOps), s’ils ne font pas partie de l’équipe d’élaboration du document de projet ; représentant résident (CR) ; conseillers techniques selon les besoins.
  • Les membres disponibles de l’équipe d’élaboration du document de projet participent pour aider à expliquer l’analyse et les hypothèses de la conception ;
  • Les membres de l’équipe de démarrage/de mise en œuvre du projet de CRS et des partenaires qui sont disponibles participent à tous les aspects du processusDans l’idéal, il devrait y avoir beaucoup de membres communs entre l’équipe d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage/mise en œuvre. ;
  • Le HoP, le HoOps et le CR participent pour comprendre le contexte opérationnel et les problèmes et pour appuyer le suivi du processus de validation, selon les besoins, avec un bailleur de fonds du projet ou une ou des autres parties prenantes.

Qui doit être dans la salle ? La participation de personnel des programmes et des opérations connaissant bien la conception du projet et les réalités opérationnelles est cruciale pour pouvoir faire une bonne étude du contexte opérationnel et valider le document de projet. De nouveaux employés connaissant moins bien le contexte du projet et sa conception devront participer pour en apprendre plus sur le projet et mieux le comprendre. Des conseillers techniques ou autres employés régionauxPar exemple le RTA pour le MEAL ; les conseillers techniques régionaux ou principaux pour des secteurs de programmation prioritaires ; le directeur régional adjoint pour la qualité des programmes. sélectionnés pourront aussi participer à la validation de la conception, en particulier pour de grands projets complexes. Enfin, il peut aussi être bon d’inclure la direction des partenaires en plus des employés des partenaires membres de l’équipe du projet.

• L’étude du contexte opérationnel et le processus de validation se passent toujours avant la préparation du plan détaillé de mise en œuvre.
  
  • Pour la plupart des projets, l’étude du contexte opérationnel et la validation peuvent être incorporées à l’atelier de démarrage du projet.
  • Pour les projets où il y a eu des changements significatifs dans le contexte opérationnel et/ou dans lesquels CRS prévoit de faire des changements, il sera peut-être nécessaire d’organiser une rencontre d’étude du contexte opérationnel et de vérification avant l’atelier de démarrage pour permettre des contributions techniques appropriées et la consultation ou l’approbation du bailleur de fonds.

Étude du contexte opérationnel, validation et négociation de l’accord de financement : Faites une aussi grande partie que possible de l’étude du contexte opérationnel et de validation du document de projet avant la finalisation de l’accord de financement pour que le document de projet final approuvé et l’accord de financement reflètent la situation sur le terrain. Pour certains bailleurs (par ex. l’USDA), la négociation de l’accord de financement est un processus long et complexe qui donne de la marge pour réaliser les étapes ci-dessous. Mais les processus de négociation et de négociation de l’accord de financement de la plupart des bailleurs ne permettent pas une étude approfondie du contexte opérationnel ni une validation du document de projet d’origine. De plus, si les employés qui joueront un rôle important dans le démarrage et la mise en œuvre du projet ne sont pas en place au moment de la réponse à la lettre de commentaires du bailleur (Issues Letter) ou de la négociation de l’accord de financement, il faudra quand même faire une étude du contexte opérationnel et un processus de validation après l’approbation.

Suivez ces étapes pour permettre une étude bien organisée et efficace du contexte opérationnel du projet et la validation du document de projet :

Préparer le processus d’étude du contexte opérationnel et de validation de document de projet

1. Le PM/CoP ou la personne qui dirigera l’étude du contexte opérationnel et la validation (avec l’appui du PM/CoP) collecte et étudie les contributions nécessaires, en utilisant les Directives pour l’étude du contexte opérationnel du projet et la validation de la conceptionLes Directives pour l’étude du contexte opérationnel du projet et la validation de la conception décrivent les contributions et les produits et donnent des conseils d’animation pour un processus en trois étapes destinés à étudier le contexte opérationnel du projet, à analyser les implications des risques, opportunités et problèmes pour le projet et à valider les principales décisions de conception du projet. Le document de directives donne des messages et des questions pour guider les participants tout au long du processus et fournit des exemples pour aider l’animateur et l’équipe à mieux comprendre le processus et ses résultats.  .

• Cela comprend l’étude des modèles pour le registre des risques et le registre des problèmesSelon les besoins, le PM/CoP (ou tout autre employé dirigeant le processus d’étude et de validation) devra revoir les concepts généraux de risques et de problèmes. Référez-vous aux directives dans les modèles de registre des risques et de registre des problèmes ainsi qu’aux informations sur la gestion des risques dans « Autres ressources. » du projet et toute analyse des risques et possibilités incluse dans le document de projet ainsi que les documents importants du dossier de transition du document de projet concernant les hypothèses et l’analyse des risques et opportunités.

Registre des risques et registre des problèmes du projet : Les registres des risques et des problèmes du projet sont des outils essentiels de gestion de projets utilisés pour permettre une gestion efficace et adaptative du projet. Le risque est l’effet potentiel de l’incertitude sur les objectifs du projet. Le PM/CoP utilise le registre des risques du projet pour documenter l’analyse qui est faite des risques du projet et la planification de la réponse aux risques. Les registres des risques aident le PM/CoP à suivre les risques depuis le démarrage du projet jusqu’à sa clôture et à travailler avec l’équipe du projet et les membres de la structure de gouvernance du projet pour prioriser les risques et identifier des stratégies appropriées de gestion des risques. Les problèmes sont des risques qui se sont produits, des décisions, situations ou problèmes non résolus qui auront un impact significatif sur le projet. Le PM/CoP utilise le registre des problèmes du projet pour documenter et résumer l’analyse des problèmes du projet, assigner les responsabilités pour les actions visant à résoudre ces problèmes et à suivre leur situation. En plus de leur importance pour la gestion générale du projet et la prise de décision, les registres des risques et des problèmes sont aussi de riches sources d’informations pour les rapports du projet.

• Utilisez les documents finaux approuvés du projet pour préparer une version appropriée des documents du projet à utiliser à la session de validation.N’oubliez pas de supprimer toutes les informations de CRS et/ou des partenaires qui seraient confidentielles, exclusives ou sensibles (vérifiez les restrictions dans les accords de collaboration, les accords avec le bailleur de fonds et les conditions de CRS pour la propriété intellectuelle).
• Référez-vous à l’encadré ci-dessous pour mieux vous préparer pour les projets à financement externe.

Connaissez votre bailleur de fonds ! Pour les projets à financement externe où la validation se fait après l’approbation finale du projet, étudiez l’accord final de CRS avec le bailleur dans le cadre de la préparation au processus de validation. Certains bailleurs peuvent laisser beaucoup de flexibilité à CRS pour adapter le projet approuvé ; d’autres peuvent avoir des conditions très strictes pour faire de grands comme de petits changements. Consultez les collègues d’IDEA qui connaissent le bailleur avant les discussions d’étude du contexte opérationnel et de validation. Donnez des instructions aux participants de la session de validation sur les types de changements qui peuvent être possibles, ceux qui ne sont « pas à l’ordre du jour » et ceux pour lesquels il faudrait une approbation du bailleur de fonds.  Même si le bailleur de fonds ne laisse pas de flexibilité pour faire des changements, il est quand même important de faire l’étude du contexte opérationnel et la validation pour que l’équipe du projet commence la mise en œuvre en comprenant les difficultés probables auxquelles elle sera confrontée du fait des éventuelles différences significatives entre le document de projet et la réalité sur le terrain.

2. Le PM/CoP (ou un autre employé désigné) prépare un plan pour l’animation du processus d’étude du contexte opérationnel et de validation, en utilisant les conseils des Guidance for Project Operating Context Review and Design Validation. Il peut s’agir d’un plan simple pour un brainstorming collectif, une discussion et une analyse en petit groupe, en tant que première session dans la partie « Détails clés » de l’atelier de démarrage ou d’un plan plus détaillé avec un travail de groupes en parallèle pour une plus grande équipe de personnel de CRS et des partenaires. Le PM/CoP (ou l’employé désigné) garde à l’esprit les choses suivantes lors de la préparation du plan d’animation :

• Si les contextes opérationnels internes et externes ont été relativement stables entre la finalisation du document de projet et le démarrage du projet, l’étude des risques, problèmes et opportunités du contexte opérationnel peut prendre moins de temps.
• En revanche, s’il y a eu un long délai entre la soumission du document de projet et le démarrage du projet ou s’il y a eu des changements internes ou externes significatifs, prévoyez plus de temps dans le plan d’animation.
• Si le document de projet comprenait une analyse approfondie des risques et un plan de gestion des risques (cf. Norme 2, action clé 1), cela facilitera le processus.
• Si la plupart des participants, ou tous, connaissent très bien la conception du projet,Par exemple, s’il y a beaucoup de membres communs entre l’équipe d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage/mise en œuvre et/ou si les équipes ont déjà étudié les principaux aspects du projet pendant la transmission et la transition de l’équipe d’élaboration du document de projet à l’équipe de démarrage/mise en œuvre (Norme 6, action clé 3). cela facilitera l’étude de la théorie du changement du projet. S’il y a de nombreux nouveaux employés dans le projet, prévoyez plus de temps pour cette étude.

Partenariat et validation et adaptation du projet. De même que CRS doit inclure les partenaires dans les principales décisions de la phase de conception, il faut créer l’espace pour une participation active et un leadership des partenaires dans le processus d’étude du contexte opérationnel et de validation du document de projet, surtout pour les organisations partenaires locales. Cela aide à renforcer les partenariats du projet car les partenaires locaux partagent leurs perspectives et leur vaste expérience, surtout pour ce qui est du contexte opérationnel du projet, et cela donnera de meilleurs résultats pour le processus de validation.

Étudier le contexte opérationnel et valider la conception du projet et le document de projet

3. Sous la direction du PM/CoP, les participants au processus de validation suivent les trois étapes suggérées, en utilisant les Directives pour l’étude du contexte opérationnel et la validation de la conception :

• Étudier le contexte opérationnel du projet.
• Analyser les implications des risques, opportunités et problèmes identifiés pendant l’étude du contexte opérationnel du projet.
• Valider les principales décisions de conception du projet, comme le ciblage, le cadre des résultats, la théorie du changement et la conception technique du projet (en prenant en compte l’analyse des risques, problèmes et opportunités) et identifier les adaptations si nécessaires.
  
  • N’oubliez pas que des changements dans le contexte opérationnel peuvent indiquer que l’équipe du projet doit préciser l’ordre des besoins prioritaires et les groupes cibles du projet ainsi que les approches pour fournir les services et les ressources du projet.

Les changements ne sont pas toujours négatifs : Le processus de validation vise à identifier les risques, les problèmes et les opportunités. Par exemple si parmi les changements dans le contexte opérationnel il y a un changement dans le taux de change favorable au projet, il pourra y avoir des possibilités d’en faire plus. De la même manière, certains changements politiques ou d’autres changements externes peuvent créer de nouvelles opportunités de collaboration ou un élan dont le projet peut profiter.

4. Le PM/CoP assure la bonne documentation des risques, opportunités, problèmes et des adaptations convenues ou proposées qu’on a identifiées lors des discussions de validation, avec des justifications claires et convaincantes pour les changements proposés.
5. Le PM/CoP identifie les risques, opportunités, problèmes ou changements importants pour lesquels il faudra discuter avec les membres de la structure de gouvernance du projet et/ou un bailleur de fonds du projet ou obtenir leur approbation.

• Si la structure de gouvernance du projet est déjà établie et que tous les membres de la structure participent au processus de validation, discutez de ces questions et prenez des décisions si possible pendant le processus de validation lui-même.
• Pour les accords de financement gérés au niveau central ou qui sont autrement stratégiques, travaillez en coordination avec le personnel des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA sur la meilleure approche pour transmettre les informations sur le processus de validation et/ou demander l’approbation du bailleur, si nécessaire, pour les changements. Pour les accords de financement gérés localement, le PM/CoP, avec l’appui au besoin du HoP ou du CR, anime les discussions nécessaires.
• Selon les cas, le PM/CoP collabore avec la direction du programme-pays pour travailler avec les conseillers régionaux et techniques qui sont impliqués dans le projetLe travail avec les conseillers régionaux et techniques peut aller de mettre l’équipe au courant des résultat du processus de validation jusqu’à la demande de contributions techniques ou de feedback sur les changements proposés, en particulier les changements importants. mais n’ont pas participé au processus de validation.

Suivi après les discussions sur l’étude du contexte opérationnel, la validation et l’adaptation

6. Après tout travail nécessaire au niveau supérieur (par ex. avec la structure de gouvernance du projet et/ou le bailleur) et les décisions finales sur les changements proposés, le PM/CoP transmet les produits du processus de validation du projet à l’équipe du projet et met sur Gateway le résumé du processus de validation et les éventuelles mises à jour des documents du projet.

• Les produits de l’étude du contexte opérationnel comprennent le registre des risques du projet (élaboré pendant ou juste après la session) et le registre des problèmes que l’équipe utilisera tout au long du projet (cf. Norme 11, action clé 1).

Informer les parties prenantes : Pendant le processus de validation voyez si l’équipe du projet doit informer d’autres parties prenantes extérieurs clés ou chercher leur appui pour les produits du processus de validation et voyez qui est le mieux placé pour s’occuper de ce travail. Parmi ces parties prenantes, il peut y avoir le gouvernement, des organismes de coordination, des groupes communautaires, etc.

7. Le PM/CoP et l’équipe du projet utilisent les produits du processus de validation du projet pendant l’atelier de démarrage du projet (s’il est fait séparément) et la préparation du DIP.