Norme 11: Gestion des projets basée sur les faits et orientée vers l’action.
Prendre des décisions collaboratives, bien informées et au bon moment pour que les activités du projet conduisent à l’impact prévu pour les participants dans la période, l’étendue et le budget approuvés.
Action clé 3: Collecter et analyser des données qualitatives et quantitatives de suivi, ainsi que le feedback des communautés, utiles pour la prise de décision et les besoins d’apprentissage du projet.
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Pourquoi
La collecte et l’analyse des données de suivi et du feedback du projet soutiennent une gestion adaptativeLa gestion adaptative est une approche pour relever des défis complexes. Le point de départ est de supposer que l’on ne sait pas ce qui va marcher pour répondre au défi. Elle est ensuite caractérisée par une approche flexible impliquant de faire des tests, un suivi, d’obtenir un feedback et, surtout, de faire des changements de cap, si nécessaire. (Adaptive management: What it means for civil society organisations, Bond, 2016) [1] et améliorent les effets du projet. Plus précisément, les gestionnaires de projet ont besoin au bon moment d’informations exactes et pertinentes pour :
- Évaluer la progression du projet.
- Servir de base à une résolution continue des problèmes et à des bonnes décisions de gestion.
- Comprendre le point de vue des participants et leur satisfaction par rapport au projet.
- Répondre au feedback et aux questions soulevées par les membres de la communauté, participants et non participants.
- Contribuer à l’apprentissage de CRS, des partenaires et des parties prenantes plus généralement.
- Rendre compte aux parties prenantes du projet, y compris les bailleurs de fonds.
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Qui
- Principal responsable : Coordinateur MEAL du projet (Chargé du MEAL) et gestionnaire de projet (PM) ou directeur de projet (CoP)
- Le coordinateur MEAL du projet a la responsabilité d’élaborer des outils de collecte des données et de les tester sur le terrain, de former les collecteurs de données, de faire des vérifications de la qualité des données et d’analyser les données de suivi et le feedback reçus conformément au plan MEAL. Le PM/CoP s’assure que la collecte et de l’analyse des données de suivi et du feedback de la communauté sont faites, selon les rôles et responsabilités indiqués dans le plan MEAL du projet et le plan détaillé de mise en œuvre (DIP).
- Autres personnes impliquées : Personnel du MEAL et des programmes des partenaires ; responsables de secteurs du projet ; autres membres de l’équipe du projet de CRS (programmes et opérations, et particulièrement les éventuels responsables de secteurs)
- Le personnel des partenaires collecte souvent les données de suivi, reçoit le feedback de la communauté et y répond, participe aux vérifications de la qualité des données et contribue à l’analyse et à l’interprétation des résultats ;
- Les autres membres de l’équipe du projet de CRS, particulièrement les responsables de secteurs, participent à la collecte et à l’analyse des données.
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Quand
- Tout au long de la mise en œuvre du projet :
- Collecte régulière des données de suivi conformément au plan MEAL et au DIP
- Vérifications régulières de la qualité des données
- Analyse continueAu moins une fois par mois, conformément au plan MEAL. [1] des données de suivi et de feedback reçues
- Analyse régulière (au moins une fois par trimestre) approfondie des données en préparation aux réunions de revue et de planification du projet (cf. Norme 11, action clé 4 [2] pour plus de directives pour les réunions).
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Comment
Suivez ces étapes pour la collecte et l’analyse de données de suivi et de feedback de qualité :
- Le coordinateur MEAL du projet s’assure que le personnel du projet collecte régulièrement des données de suivi de qualité, en suivant ces bonnes pratiques :
- Tester sur le terrain tous les outils de suiviChaque outil de suivi devra comprendre des instructions claires pour la collecte des données (préparer les outils et les instructions en suivant SMILER + les directives) [1] avant la collecte des données.
- Faire une formation pour les collecteurs des données sur les pratiques de collecte de données de qualité, y compris obtenir le cas échéant le consentementIl s'agit notamment de demander et d'obtenir le consentement des participants pour la collecte de leurs informations personnelles identifiables (IPI), ainsi que d'informer les participants sur ce qu'il adviendra de leurs IPI, notamment avec qui elles seront partagées et pourquoi, et quand elles seront détruites. Cf. les documents relatifs au consentement éclairé sur la page Données responsables de MyCRS. [1] des participants au projet pour la collecte d’informations personnelles identifiables (IPI) et le traitement, le partage et le stockage sûrs et confidentiels des IPI des participants.
- Donner la possibilité aux collecteurs des données de s’exercer à l’utilisation des outils avant la collecte des données.
- Utiliser une stratégie d’échantillonnage appropriée aux indicateurs du projet et aux plans MEAL.
- Collecter les données de suivi conformément au plan MEAL du projet [3] et aux articles pertinents du DIP [4].
- Utiliser des visites sur le terrainProcédure MEAL 2.1 : Faire des visites trimestrielles sur le terrain pour observer les changements prévus et imprévus, communiquer avec les membres de la communauté et faire des vérifications de routine pour l’assurance de la qualité des données. [1] et d’autres occasions pour faire un suivi informel des changements dans le contexte du projet et les hypothèses clés ; discuter de ce changement avec l’équipe du projet plus généralement (cf. Norme 11, action clé 2 [5]) et mettre à jour le registre des risques et/ou le registre des problèmes du projet en conséquence.
- Faire le suivi de la satisfaction des participants par rapport aux interventions du projet dans le cadre de la collecte continue de données.
- Vous trouverez dans CRS Guidance on Monitoring and EvaluationDirectives de CRS sur le suivi et l’évaluation [6] des ressources pour les tests sur le terrain, la formation des collecteurs de données et l’échantillonnage.
- Le PM/CoP gère le fonctionnement des mécanismes de feedbackProcédure MEAL 6.1 : Établir des mécanismes de feedback et de réponse qui sont accessibles à tous les membres de la communauté et dans la ligne de la politique de protection de CRS.
Procédure MEAL 6.2 : Répondre au feedback de la communauté de manière rapide et sûre. [1] du projet et s’assure que le projet répond au feedback reçu.
- Répondez rapidement au feedback du projet ; répondez au feedback sensible selon la Directive de CRS concernant la protection des personnes [7] quand c’est nécessaire.
- Documentez tout le feedback reçu et les réponses données (n’oubliez pas de noter les dates).
- Vérifiez l’accessibilité et l’efficacité des mécanismes de feedback et de réponsecf. le bonne pratique de MEAL 3.A : Vérifier l’efficacité des mécanismes de feed-back et de réponse pendant les évaluations pour s’assurer qu’ils
sont accessibles à tous les membres de la communauté et continuent à soutenir la politique de protection. [1] pendant le travail de suivi et évaluation (cf. FCRM Tool #12: FCRM Effectiveness CheckOutil 12 du MFPR : Vérification de l'efficacité du MFPR [8]).
- Le coordinateur MEAL du projet, avec l’appui du personnel du secteur et d’autres collègues du MEAL, selon les besoins, analyse les données de suivi et le feedback de la communauté pour informer la prise de décision.
- Revoyez régulièrement les données de suivi et le feedback pour identifier les problèmes ou les défis dans le projet, y compris des tendances qui pourraient aller dans le mauvais sens.
- Commencer l'analyse par une triangulation des données, c'est-à-dire en organisant les données par type de répondant ou de groupe de répondants (par exemple, groupe de discussion de femmes) afin d’identifier les thèmes communs (ou « codes ») qui émergent de ce point de vue, à l’intérieur d’une méthode de collecte des données ou pour les différentes méthodes. Au fur et à mesure qu’on identifie des thèmes, on n’oubliera pas de réfléchir aux données atypiques et aux réponses moins courantes, qui peuvent donner des indications pour des plans d'analyse itératifs, de nouvelles questions d'apprentissage ou d’autres collectes de données nécessaires. Puis comparer les thèmes selon différents points de vue (par exemple, groupes de discussions d’hommes ou de femmes) pour voir ce qui est identique et ce qui est différent selon les types de répondants.
- Collectez au besoin des données supplémentaires pour approfondir les questions ou problèmes possibles, y compris ceux qui ont été identifiés grâce aux mécanismes de feedback et concernant la satisfaction des participants. Faites particulièrement attention aux plaintes et problèmes récurrents indiqués par les mécanismes de feedback et qui pourraient nécessiter une discussion immédiate et éventuellement de prendre des mesures.
- Réduire au minimum la collecte d’informations identifiables personnellement pendant le suivi pour éviter des risques pour la protection des données et de la vie privée des personnes interrogées. (Le bonne pratique de MEAL 2.A)
- Faites continuellement des « vérifications légères »Les « vérifications légères » sont essentiellement des vérifications inopinées, utilisant un nombre limité de formulaires sélectionnés de manière aléatoire et venant des enquêteurs, des organisations partenaires, etc. Les vérifications légères de la qualité des données impliquent la vérification régulière que les données sont complètes (par ex. que les formulaires contiennent toutes les informations nécessaires) et, si l’on utilise une base de données, la comparaison des données des formulaires d’origine avec ce qui est saisi dans la base de données. Les vérifications légères aident à identifier les problèmes potentiels dans les données et à y répondre immédiatement, ce qui limite les erreurs et garantit la qualité des données. [1] de la qualité des données. (Le bonne pratique de MEAL 2.B)
- Calculez les indicateurs (selon les besoins) et remplissez le Tableau de suivi des indicateurs de performance (TSIP) ou son équivalent dans le projet (par ex. Tableau de suivi des indicateurs, Tableau de rapports trimestriels), en signalant, pour une étude plus approfondie par l’équipe du projet, tous les résultats qui s’écartent nettement de ce qui était prévu.
- Désagréger les données de suivi et le feedback par sexe et autres caractéristiques clés de vulnérabilité, telles que définies dans le plan MEAL ou son équivalent (La bonne pratique de MEAL 2.D).
- Cf. Norme 11, actions clés 2 [5] et 4 [9] pour des directives sur l’utilisation de ces informations pour prendre des décisions pour le projet.
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Partenariat
- Souvent, le personnel des partenaires collecte les données de suivi selon le plan MEAL et travaille directement avec les mécanismes de feedback. Certains partenaires peuvent prendre la direction pour établir des mécanismes de feedback, orienter les communautés sur le processus de feedback et de réponse et répondre directement au feedback reçu.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Suivez le même processus, en incorporant les demandes ou exigences supplémentaires du chef de file.
Projets d’urgence- Dans les situations d’urgence, le suivi suit le principe suivant « Compter, Vérifier, Changer, Communiquer. » Nous comptons les biens ou services fournis pour la redevabilité et les rapports ; nous vérifions la pertinence, l’utilité et la satisfaction avec l’intervention grâce à une collecte légère,Une collecte de données « légère » dans une intervention d’urgence est la collecte de données dans un petit échantillon (habituellement aléatoire, mais parfois ciblé) d’individus servis par l’intervention d’urgence. [1] limitée dans le temps de données qualitatives ou quantitatives ; nous faisons rapidement les changements nécessaires pour répondre aux questions et opportunités identifiées et nous communiquons les résultats, les difficultés et les changements proposés aux parties prenantes concernées (y compris les bailleurs de fonds).
- Adaptez la fréquence des activités de suivi pour refléter le rythme rapide du changement dans la situation d’urgence et l’intervention. Aux premiers stades d’une intervention d’urgence, les données de suivi sont souvent analysées chaque jour dans le cadre de bilans journaliers participatifs.
- Dans les situations d’urgence, on insiste aussi beaucoup sur le suivi informel des changements dans les contextes et les besoins de la communauté.
- Documentez et analysez les informations obtenues grâce au suivi informel durant les bilans journaliers.
- Répondez au feedback immédiatement, généralement dans la semaine.Cf. la procédure MEAL 6.2 : Répondre au feedback de la communauté de manière rapide et sûre. [1]
- Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils [10] sur le site Baobab de CI. Ces documents sont disponibles en anglais, français et espagnol et comprennent des directives sur la coordination et le processus de suivi et de rapports sur un appel de financement d’urgence par l’intermédiaire du réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. [11]. Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected] [12]).
Published on CRS Compass (https://compass.crs.org)
- Tout au long de la mise en œuvre du projet :
- Principal responsable : Coordinateur MEAL du projet (Chargé du MEAL) et gestionnaire de projet (PM) ou directeur de projet (CoP)