Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.
Être en relation avec les bailleurs de fonds avant et (si possible) pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet pour pouvoir avoir une étendue, un budget et un calendrier de projet gérables et réalistes correspondant aux priorités des bailleurs de fonds.
Action clé 4: S’assurer que le calendrier des activités, le plan de dotation en personnel et le budget du projet prennent en compte les processus et calendriers de décision du bailleur de fonds ainsi que les questions de conformité.
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Pourquoi
Tout comme CRS a des processus, des rythmes et des exigences internes, les bailleurs de fonds en ont aussi. Les processus, exigences et préférences des bailleurs de fonds, par ex. les procédures de revue des document de projet et les délais pour négocier les accords, approuver les subventions et/ou approuver les demandes ou les livrables, peuvent avoir un fort impact sur le calendrier des activités du projet. Ceci affecte donc le moment où CRS devra recruter le personnel du projet, planifier les dépenses du budget et fixer les cibles programmatiques, etc. La conformité aux exigences du bailleur de fonds peut aussi avoir un impact sur les coûts de voyages, les besoins en personnel des opérations de CRS et d’autres intrants. Identifier et prendre en compte les calendriers, exigences de conformité et préférences des bailleurs de fonds lors de la planification des activités, la dotation en personnel et le budget :
- Crée un budget et un calendrier des activités plus réalistes et faisables
- Aide le personnel de CRS à doter le projet en personnel de manière appropriée pour répondre aux attentes et aux exigences du bailleur de fonds.
- Ajoute à la crédibilité du document de projet de CRS en démontrant notre compréhension des besoins et des exigences du bailleur de fonds.
- Montre au bailleur de fonds l’approche réfléchie de la gestion des projets de CRS et notre engagement par rapport à la redevabilité.
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Qui
- Principal responsable : Coordinateur du document de projet
- Le coordinateur du document de projet a la responsabilité de s’assurer que l’équipe d’élaboration du document de projet a les informations sur les processus, calendriers et exigences du bailleur de fonds, les comprend et les intègre dans la conception du projet et les documents du projet.
- Autres personnes impliquées : Équipe d’élaboration du document de projet (responsables technique, des ressources humaines et du budget) ; personnel des achats et de la gestion de la chaine d’approvisionnement du programme-pays et au siège ; personnel chargé des risques et de la conformité du programme-pays et au siège ; personnel d’IDEA.
- Le responsable technique du document de projet prépare le calendrier des activités du document de projet sur la base de ces informations ;
- Les responsables du budget et des ressources humaines du document de projet assurent une bonne planification du budget et du personnel selon les considérations du bailleur de fonds ;
- Le personnel d’IDEA et le personnel des achats, de la gestion de la chaine d’approvisionnement et des risques et de la conformité du programme-pays et au siège donne des informations supplémentaires sur les processus, les calendriers et les exigences du bailleur de fonds.
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Qui
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Comment
Cette action clé complète la Norme 2, action clé 3 [2] (sur la bonne programmation du calendrier du projet), la Norme 3, action clé 2 [3] (sur l’alignement des plans du budget, des activités et de dotation en personnel) et la Norme 3, action clé 4 [4] (sur les sous-accords de financements avec les partenaires).
Suivez ces étapes pour élaborer un calendrier des activités, un plan de dotation en personnel et un budget réalistes, basés sur les processus et exigences du bailleur de fonds.
Collecter des informations sur les processus, exigences et préférences du bailleur de fonds
- Au début de la conception (dans l’idéal, pendant la planification de l’obtention de financement), le coordinateur du document de projet dirige l’équipe d’élaboration du document de projet pour collecter des informations sur les processus, les calendriers, les exigences et les préférences du bailleur de fonds dans des domaines clés des programmes et des opérations.
- Incluez cette étape de collecte d’informations dans le calendrier d’élaboration du document de projet [5].
- La Check-list des réalités des bailleurs de fondsLa Check-list des réalités du bailleur de fonds comprend une série de questions pour aider l'équipe d'élaboration du document de projet à identifier et analyser les points relatifs aux processus, calendriers, exigences et préférences du bailleur de fonds. Il y a des questions concernant le processus du bailleur de fonds pour la revue du document de projet et l'attribution et pour ses exigences, processus et préférences dans les catégories suivantes : gestion financière, audit, ressources humaines, achats, gestion des vivres et de la chaine d'approvisionnement et programmes.
[6] présente une liste de catégories d’informations et de questions et un format pour résumer les informations et l’analyse. - Étudiez les informations de contexte sur le bailleur de fonds et les documents spécifiques à l’opportunité de financement (par ex. USDA 101 [en anglais seulement]) pour répondre aux questions de la check-list.
- Consultez largement IDEA, le personnel des achats et de la gestion de la chaine d’approvisionnement, le personnel chargé des risques et de la conformité et d’autres, pour obtenir les informations les plus à jour sur le bailleur de fonds.
- Travaillez au besoin avec le personnel d’IDEA pour prendre contact avec le bailleur de fonds afin de préciser ses exigences.
Analyser les implications et planifier en conséquence
- L’équipe d’élaboration du document de projet analyse la manière dont les processus, calendriers, exigences et préférences du bailleur de fonds impactent le calendrier, la dotation en personnel et la budgétisation du projet.
- Faites cela aussitôt que possible au début de la conception du projet.
- Consultez les personnel du siège et de la région à propos de stratégies et actions appropriées pour gérer ces implications (par ex. dans le cadre d’une intervention d’urgence, demander une lettre de pré-accord de financementUne lettre envoyée par le bailleur de fonds avant la signature de l’accord de financement. Les PAL sont utilisés dans des situations où le projet doit débuter immédiatement et où toutes les questions programmatiques et techniques sont résolues. Habituellement, une PAL fixera une date à partir de laquelle le récipiendaire sera remboursé pour les coûts du programme antérieurs à la date de signature de l’accord de financement. Pour les financements du GEU, la PAL ne représente généralement pas plus de 20% du budget total du programme. Conformément à 22 CFR 226.25(e) (1), les PAL permettent au récipiendaire d’encourir des coûts autorisables avant l’accord de financement pendant au maximum de 90 jours calendaires avant l’accord.
[1] [PAL] ; proposer une date de démarrage des activités qui corresponde à l’année scolaire ou au calendrier agricole, selon les cas, et préparer une justification appropriée). - Pour les bailleurs de fonds qui ont des exigences de financement ou de conformité particulièrement complexes, prévoyez un relecteur qui se concentra sur les questions de conformité et relira toutes les versions (cf. Norme 2, action clé 5 [7] sur la relecture des documents de projet).
- Pour les projets qui ont des exigences de conformité complexes, l’équipe d’élaboration du document de projet, y compris le décideur, pense à inclure un gestionnaire des subventions ou un poste chargé des risques et de la conformité dans le plan de dotation en personnel du projet (cf. Norme 4, action clé 1 [8] sur la détermination de la structure appropriée du personnel).
Demander un feedback sur la manière dont la conception du projet reflète les réalités du bailleur de fonds et finaliser les plans en conséquence
- L’équipe du document de projet demande explicitement un feedback aux relecteurs, y compris au(x) relecteur(s) se concentrant sur la conformité, sur la manière dont le calendrier, la dotation en personnel et le budget du projet incorporent des considérations se rapportant aux processus, préférences et exigences de conformité du bailleur de fonds. Faites cela à toutes les étapes de la relecture du document de projet [7].
- Trouvez des relecteurs ayant une bonne connaissance du bailleur de fonds.
- Transmettez les informations et l’analyse compilées dans la Check-list des réalités des bailleurs de fonds comme référence pour les relecteurs.
- Au moment des premières versions, demandez aux relecteurs des suggestions sur des manières de répondre plus efficacement aux considérations du bailleur de fonds tout en maximisant les ressources et le temps disponibles pour la programmation.
- Le coordinateur du document de projet vérifie que le document de projet final incorpore le feedback des relecteurs.
Développer les connaissances de CRS sur la conception de projets correspondant aux réalités des bailleurs de fonds : Documentez les problèmes clés et les principales choses apprises pour le bénéfice des équipes d’élaboration des futurs documents de projet. Sauvegardez ces informations dans le dossier de l’opportunité du document de projet et transmettez-les au personnel d’IDEA et de la région.
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Partenariat
- Étudiez avec les partenaires tous les processus et calendriers qui affecteront le calendrier général de mise en œuvre du projet, en particulier ceux qui concernent le calendrier prévu pour le financement du bailleur de fonds. Ceux-ci peuvent aussi affecter le calendrier des activités des partenaires et leur planification des ressources humaines et du budget (cf. Norme 2, action clé 2 [2] pour des directives sur l’inclusion des partenaires dans la prise de décisions).
- Bien que les activités en lien avec la conformité soient habituellement surtout incluses dans la partie du budget de CRS, assurez-vous que les partenaires sont au courant des exigences de conformité qui peuvent affecter l’ensemble du budget et de l’allocation des ressources entre CRS et ses partenaires.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Le chef de file donnera des directives et des instructions pour toutes les considérations relatives au bailleur de fonds que CRS doit prendre en compte lors de la planification et de la budgétisation des activités. Si le chef de file ne fournit pas ces informations, demandez-les lui.
- Dans certains cas, CRS peut connaître aussi bien, sinon mieux, les processus, calendriers et exigences du bailleur de fonds. Si c’est le cas, CRS devra discuter des ces informations avec le chef de file pour que le calendrier et le budget généraux des activités du projet en tiennent compte.
- Voyez ci-dessous ce qui se passe quand CRS est sous-récipiendaire ou reçoit un financement d’urgence relais.
Projets d’urgence- La conception de projets d’urgence doit aussi prendre en compte les processus et exigences des bailleurs de fonds, même si les bailleurs de fonds d’urgence prennent habituellement leurs décisions plus rapidement et laissent plus de flexibilité.
- Télescopez l’utilisation de la Check-list des réalités des bailleurs de fonds [6] : concentrez-vous sur les questions cruciales pour la situation d’urgence ; au besoin, priorisez les questions nécessitant un suivi avec le bailleur de fonds.
- CRS peut travailler avec de nouveaux bailleurs pendant les projets d’urgence et/ou recevoir un financement de bailleurs de fonds initiauxQuand les fonds sont passés d’une organisation à une autre, le bailleur de fonds d’origine est parfois appelé « bailleur de fonds initial » (Mango).
Par exemple, si CRS reçoit un financement d’urgence par l’intermédiaire d’un partenaire Caritas européen, une organisation gouvernementale européenne peut être le bailleur de fonds initial. [1] avec lesquels il a moins d’expérience. Prenez contact avec les chefs de file, le personnel du HRD (département de réponse humanitaire) et le personnel d’IDEA pour préciser les exigences d’éventuels nouveaux bailleurs de fonds ou de bailleurs initiaux aussitôt que possible dans la conception du projet.
Published on CRS Compass (https://compass.crs.org)
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- Principal responsable : Coordinateur du document de projet