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Norme 15: Cultiver des relations effectives avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre.

Être en relations avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre du projet pour garantir la redevabilité et la conformité et renforcer la relation avec les bailleurs de fonds.

Faire part rapidement au bailleur de fonds des risques, des problèmes, et des changements, et demander son approbation quand c’est nécessaire.

  • Pourquoi

    La gestion de risquesUn risque du projet est l’effet de l’incertitude sur les objectifs du projet. , de problèmes, et du changement est une partie fondamentale de la gestion de projets. Certains changements dans le projet peuvent être mineurs et beaucoup des risques du projet peuvent être gérés facilement et « retirés. » D’autres changements et risques peuvent être suffisamment significatifs pour que CRS doive informer le bailleur, en tant que partie prenante clé du projet, de leurs implications et de la manière dont CRS prévoit d’y répondre ou de les minimiser. Dans certains cas, les bailleurs de fonds doivent approuver les changements proposés avant qu’ils ne soient appliqués. Communiquer rapidement les risques, les problèmes, et les changements au bailleur :

    • Diminue le risque auquel est confronté CRS en associant s’il y a lieu le bailleur de fonds à la prise de décision.
    • Aide CRS à éviter les « surprises » pour le bailleur et facilite la prise plus rapide de décisions avisées si le changement nécessite l’approbation ou l’accord du bailleur.
    • Renforce la confiance du bailleur dans la gestion responsable et professionnelle du projet par CRS.
    • Renforce la relation de CRS avec le bailleur de fonds grâce à des occasions d’apprentissage partagé.

     

  • Quand

    Selon les besoins tout au long du projet, et particulièrement au moment de la soumission des rapports (cf. Norme 15, action clé 3).

  • Comment

    Suivez ces étapes pour communiquer efficacement les risques, les problèmes, et les changements aux bailleurs (cf. aussi Norme 15, action clé 4 pour des directives sur l’implication des bailleurs dans les développements positifs) :

    Identifier le risque, le problème, et/ou le changement

    1. Le PM/CoP surveille la progression du projet, les risques et les problèmesUn problème du projet est une décision, une situation ou un problème non résolu qui aura un impact significatif sur le projet. en collaboration avec les autres membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires, en utilisant les approches de gestion de projet basées sur les faits et orientées vers l’action décrites dans la Norme 11.
    2. Si le PM/CoP détermine qu’il y a un risque significatif ou un problème ne concernant pas une fraude qui suggère un changement potentiellement significatif dans l’échelle, l’étendue, le budget ou une autre dimension du projet, le PM/CoP alerte la SMT et le personnel d’IDEA, le cas échéant. Lors de ses communications avec la SMT et le personnel d’IDEA, le PM/CoP note :
    • Si le changement proposé nécessite une approbation préalable du bailleur de fonds.
    • (Pour les risques et problèmes identifiés précédemment) Ce qui a changé par rapport au(x) problème(s) et/ou risque – par ex. augmentation de la complexité ce qui est difficile pour la stratégie de gestion des problèmes de CRS ; évaluation du risque passant de moyen à élevé.
    • Les idées de l’équipe du projet sur la question de savoir si et comment communiquer le problème et/ou le risque au bailleur.
    1. Pour tous les cas de fraude potentielle, le PM/CoP suit immédiatement les étapes indiquées dans Fraud Allegation Management ProcedureProcédure de gestion d’allégations de fraude (FAM) (FAM).

    Structure de gouvernance du projet et communication avec les bailleurs sur des problèmes, risques et changements : Les membres de la structure de gouvernance du projet revoient régulièrement les risques et les problèmes et, selon les besoins, approuvent les changements proposés qui sortent de l’autorité de décision du PM/CoP, selon les tolérancesLes tolérances du projet sont des descriptions quantifiées des variations et de la limite de performance relevant de l’autorité d’une personne – par exemple le pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet. Les décisions en lien avec la performance du projet sortant d’une tolérance établie (par ex. dépassement ou sous-utilisation du budget de X% ; changement dans le calendrier de mise en œuvre qui résultera en un retard du projet ou un  gain de temps de Y semaines) nécessite une approbation de la structure de gouvernance du projet. convenues du projet (cf. Norme 6, action clé 5 and Norme 11, action clé 2). Pour les risques et problèmes critiques, les normes de la structure de gouvernance prévoient une consultation et une communication d’urgence. Assurez-vous d’impliquer tous les membres de la structure de gouvernance (y compris les éventuels membres extérieurs à CRS) selon les normes convenues avant de communiquer avec le bailleur de fonds.

    Décider si et comment communiquer avec le bailleur de fonds

    1. Si CRS doit communiquer avec le bailleur de fonds sur un changement potentiel ou une action qui nécessite l’approbation préalable du bailleur, le CR ou le personnel d’IDEA contacte le bailleur pour demander son approbation le plus tôt possible, selon la voie et le processus de communication demandés ou préférés par le bailleur.
      • S’il faut une modification formelle de l’accord de financement, le PM/CoP (avec le personnel d'IDEA, selon les cas), documente la justification de la modification demandée.
    2. Si le changement ne nécessite pas l’approbation du bailleur, le PM/CoP implique la SMT et/ou le personnel d’IDEA pour déterminer s’il faut le communiquer dans le prochain rapport prévu ou informer le bailleur de manière informelle.

    Faites une planification minutieuse pour communiquer un risque, un problème ou un changement au bailleur : La manière de communiquer avec le bailleur de fonds dépend du risque, du problème ou du changement en question, d’éventuelles communications en rapport dans le passé, des préférences du bailleur et de son intérêt. L’urgence de la situation et la complexité du problème sont aussi des considérations importantes. Si des risques, problèmes, ou changements extrêmement sensibles peuvent nécessiter une communication orale urgente, il est aussi important de transmettre les bonnes informations, dans le bon contexte. Même pour des problèmes urgents, discutez avec la SMT, le personnel des relations avec les bailleurs de fonds et d’autres, selon les besoins, avant de contacter le bailleur.

    1. Après avoir fait part d’un risque, d'un problème ou d’un changement, le PM/CoP (ou un autre employé de CRS qui dirige les relations avec le bailleur de fonds) tient le bailleur informé à une fréquence appropriée. L’employé de CRS peut tenir le bailleur au courant grâce à d’autres communications formelles écrites ou en faisant le point en personne ou au téléphone.
    • Mettez le bailleur au courant de manière formelle aussitôt que possible quand un problème particulièrement important est résolu ou qu’un risque critique est retiré.
    • Selon les cas, assurez-vous que les rapports formels comprennent des informations de suivi sur l’évolution de l’état ou de la gestion des risques et des problèmes, la clôture ou le retrait d’un risque et l’impact de la mise en œuvre des changements précédemment discutés ou rapportés.
    • Utilisez les occasions de relations en personne avec les bailleurs (cf. Norme 15, action clé 4) pour donner plus de contexte sur les risques, problèmes et changements et mieux expliquer l’approche de CRS pour les gérer.

    Documenter la communication avec les bailleurs de fonds sur les risques, problèmes,et changements

    1. Le PM/CoP documente et classe toute la communication avec le bailleur de fonds sur des risques, problèmes et changements. La communication formelle avec le bailleur devra être sur le registre de l’accord de financement sur Gateway, comme faisant partie d’un dossier auditable.
    2. Si CRS a demandé une modification formelle, le gestionnaire de la subvention documente la demande de modification et son résultat et sauvegarde cette documentation dans le registre de l’accord de financement sur Gateway, dans les documents clés.

    La documentation est essentielle : Tenez de bons registres des communications avec les bailleurs de fonds sur les risques, les problèmes, et les changements du projet. CRS et le bailleur de fonds peuvent réexaminer ces problèmes. Un registre clair et complet des communications passées est d’une valeur inestimable, surtout quand plusieurs employés peuvent être impliqués dans ces discussions ou lors de transitions. La documentation comprend la préparation d’e-mails résumant des discussions au téléphone et leur envoi aux parties concernées. Sauvegardez la documentation sur Gateway.

  • Partenariat
    • Les partenaires doivent participer activement à l’identification et à la gestion des risques et problèmes du projet ; ils feront probablement des contributions importantes sur la manière de présenter un risque ou un problème à l’intérieur du contexte opérationnel du projet.
    • Si un changement potentiel dans le projet affecte un partenaire, discutez du changement et du plan de CRS pour le communiquer au bailleur de fonds.
    • Si un changement dans le projet nécessite une approbation préalable du bailleur de fonds, assurez-vous que le partenaire sait qu’il doit attendre que CRS confirme l’approbation du bailleur avant d’appliquer le changement.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Communiquez les changements et les risques au chef de file comme vous le feriez pour un bailleur de fonds finançant CRS directement.
    • Aidez le chef de file en présentant au bailleur tout problème important, changement (proposé) ou risque qui affecte directement le champ d’action de CRS. Donnez des informations claires et complètes sur le contexte du problème/changement proposé, y compris pourquoi un changement demandé est essentiel pour des résultats positifs du projet.
    • Si le problème, le risque ou le changement (proposé) a une implication pour CRS au-delà du projet, négociez pour que CRS revoie la version finale de la communication au bailleur et/ou participe avec le chef de file à la communication avec le bailleur.
  • Projets d’urgence
    • Comme c’est noté dans la Norme 10, action clé 4 sur l’élaboration de plans de relations avec les bailleurs de fonds, dans le projets d’urgence, les changements, y compris les changements significatifs, sont la norme de même que les ajustements aux risques et l’évaluation des risques.
    • Il est extrêmement important de faire fréquemment le point de manière informelle avec le bailleur de fonds pour le tenir au courant de l’évolution du contexte du projet. Cela peut accélérer l’approbation pour des changements qui pourraient être nécessaires. Cette communication permet aussi au bailleur de mieux comprendre les réalités de la gestion du projet.
    • Même s’il peut y avoir une communication plus fréquente et moins formelle avec les bailleurs de fonds d’urgence sur les risques, problèmes et changements du projet, il est quand même très important de documenter ces communications (par ex. un e-mail résumant un appel) et de demander par écrit les changements nécessitant une approbation du bailleur de fonds.