Norme 15: Cultiver des relations effectives avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre.
Être en relations avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre du projet pour garantir la redevabilité et la conformité et renforcer la relation avec les bailleurs de fonds.
Faire des vérifications régulières de la conformité des programmes, des finances et de la logistique tout au long de la vie du projet.
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Pourquoi
Un suivi régulier de la conformité du projet avec les exigences relatives aux programmes, aux finances et aux autres opérations est un élément fondamental d’une gestion efficace du projet. C’est aussi crucial pour la bonne gestion du projet et pour la redevabilité vis-à-vis du bailleur de fonds. Un suivi régulier de la conformité tout au long de la mise en œuvre du projet :
- Fournit des informations clés pour prendre les décisions dans le projet.
- Renforce la redevabilité pour la progression du projet et son respect des règlements du bailleur de fonds.
- Renforce la crédibilité de CRS et sa relation avec le bailleur.
- Facilité la clôture du projet en garantissant que l’équipe du projet respecte les exigences et identifie et traite les problèmes de conformité tout au long de la mise en œuvre du projet.
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Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
- Le PM/CoP dirige la planification et la mise en œuvre du suivi des programmes, des finances, de la chaine d'approvisionnement et des autres opérations, en proche coordination avec les éventuels employés des risques et de la conformité du projet/du programme-pays.
- Autres personnes impliquées : Employés des risques et de la conformité du projet/du programme-pays (s’ils font partie du personnel du projet/du programme-pays) ; directeur des finances (FM) ; directeur des opérations (HoOps) ; directeur des programmes (HoP) ; personnel MEAL ; personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement ; autre personnel des programmes et des opérations (par ex. chargés de projet) ; personnel d’IDEA pour les projets à financement central ; employés des risques et de la conformité au niveau régional et mondial ; direction et personnel du projet des partenaires
- Les employés des risques et de la conformité du programme-pays (dans les programmes-pays/projets où ce poste existe), le FM, le HoOps, le personnel MEAL et de la gestion de la chaine d'approvisionnement mènent ou dirigent les activités de suivi avec l’appui du HoOps, du HoP et d’autres employés des programmes et des opérations si nécessaire.
- Pour les projets à financement central, le personnel d’IDEA aide à clarifier les exigences de conformité du bailleur de fondsPour les subventions du gouvernement des États-Unis signés au niveau central, le personnel d’appui aux projets prépare habituellement un « dossier de subvention » (Award Brief) pendant le démarrage du projet pour souligner les principales exigences de conformité. et aide au besoin pour la communication avec le bailleur de fonds sur les questions de conformité.
- Les employés des risques et de la conformité au niveau régional et mondial apportent des directives et une assistance technique selon les besoins.
- Le personnel du projet et la direction des partenaires aident à faire le suivi.
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Quand
En continu, conformément au plan détaillé de mise en œuvreComme cela est souligné dans la Norme 7, action clé 4, les plans MEAL sont intégrés dans le DIP du projet. et aux plans de gestion de la chaine d'approvisionnement ainsi qu’à la politique de gestion financière des sous-récipiendaires (SRFMP), Politiques et procédures MEAL de CRS, aux cycles des rapports du projet et aux réglementations du bailleurs, comme stipulé dans l’accord du projet.Faites au besoin une mise à jour du plan de suivi de la conformité après chaque modification de l’accord de financement.
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Comment
Cette action clé prolonge l’action clé de démarrage relative à l’étude des exigences du bailleur de fonds et à l’orientation du personnel à ces exigences.
Suivez ces étapes pour que les employés qu’il faut fassent des vérifications régulières pour garantir la conformité du projet avec les exigences de CRS et du bailleur de fonds relatives aux programmes, aux finances et aux autres opérations.
Adaptez le suivi de la conformité aux exigences du bailleur de fonds et aux réalités du projet et des partenaires : Beaucoup d’activités de suivi de la conformité sembleront très similaires dans différents projets, mais les différents bailleurs de fonds ont des exigences différentes et chaque projet est unique. Avec l’appui des collègues des risques et de la conformité (et du personnel d’IDEA pour les relations avec les bailleurs gérées au niveau central), et en s’appuyant sur le travail fait plus tôt dans le cycle de gestion du projet,Par exemple, le processus de revue de l’accord (cf. Norme 8, action clé 1 et Norme 10, action clé 1) ; les évaluations des capacités des partenaires (Norme 6, action clé 4) ; la revue actualisée du contexte opérationnel qui est faite pendant la validation du projet (Norme 7, action clé 1) ; les discussions de l’atelier de démarrage sur des aspects du projet qui peuvent être particulièrement difficiles du point de vue des programmes, de la gestion financière et/ou des opérations (Norme 10, action clé 2) ainsi que la gestion régulière / le suivi régulier des risques et problèmes du projet (Norme 11, action clé 2). le PM/CoP dirige l’équipe du projet de CRS et des partenaires dans une revue et une réflexion continues sur les exigences de conformité du bailleur, les risques spécifiques au projet par rapport au respect de ces exigences et les progrès de l’équipe du projet relativement à la conformité. Dans certains cas, CRS peut décider des faire des vérifications de la conformité du projet plus fréquemment que ce qui est demandé par le bailleur si l’on a déterminé qu’il y avait un risque institutionnel ou opérationnel spécifique qui nécessite un suivi plus étroit.
- Le PM/CoP suit avec le personnel des programmes et des opérations tout au long de la mise en œuvre du projet que des vérifications appropriées de la conformité sont faites conformément à la politique de CRS et aux exigences du bailleur de fonds et suivant le calendrier du plan détaillé de mise en œuvre du projet (DIP) et que des vérifications additionnelles sont faites à d’autres moments selon les besoins.
Vérification de la conformité des finances
- Sur la base des informations tirées de l’évaluation financière du sous-récipiendaire (cf. Norme 8, action clé 2) et d’autres informations sur des domaines à risque dans la capacité de gestion financière du sous-récipiendaire, le PM/CoP et le personnel des risques et de la conformité (s’il fait partie du personnel du projet ou du programme-pays), le FM et le HoOps coordonnent un suivi approprié de la conformité du partenaire avec les modalités de l’accord de financement (cf. aussi Norme 13, action clé 3).
- Pendant la revue par CRS des audits exigés ou quand l’équipe des programmes et des finances fait la revue des liquidations des partenaires, le PM/CoP et le personnel des finances peuvent identifier d’autres domaines où il faudra suivre la conformité financière. Dans ces cas, le PM/CoP, le personnel des finances, le HoOps et le personnel des risques et de la conformité discutent de ces inquiétudes et ajustent en conséquence les plans de suivi.
Vérification de la conformité des programmes
- Le PM/CoP s’assure que les membres de l’équipe du projet se rendent au moins une fois par trimestre sur les sites du projet pour vérifier si la mise en œuvre des activités du projet est dans la ligne de la conception approuvée et des plans de mise en œuvre du projet. Le PM/CoP s’assure aussi que le personnel de CRS et des partenaires se rencontre chaque trimestre pour analyser ensemble les données du suivi et y réfléchir, conformément aux procédures MEAL 2.1 et 2.2Procédure 2.1 : Le personnel de CRS rencontre les partenaires chaque trimestre pour analyser conjointement les données de suivi et y réfléchir ensemble afin de préparer des mesures et les responsabilités qui y correspondent.
Procédure 2.2 : Le personnel de CRS fait des visites trimestrielles sur un ou plusieurs sites du projet ou de l’intervention d’urgence. et à la Norme 11 de gestion des projets de CRS. - Le PM/CoP et l’équipe du projet revoient les systèmes et approches pour la qualité et la collecte des données conformément à la procédure MEAL 2.4Procédure 2.4 : Pour chaque projet (ou intervention) de deux ans ou plus, le personnel de CRS fait une évaluation annuelle de la qualité des données et documente cette évaluation. de CRS sur l’évaluation de la qualité des données.
- L’équipe du projet de CRS fait un suivi sur d’autres questions de conformité des programmes pertinentes pour le projet et le contexte opérationnel. Il peut s’agir du ciblage ou de la sélection des bénéficiaires ; de la désagrégation des données du projet, de la lutte contre la traite et d’autres questions de protection ou d’autres exigences spécifiques au bailleur de fonds.Par exemple, la politique « Protéger la vie dans l’assistance sanitaire mondiale » qui s’applique aux programmes de santé financés par le Gouvernement des États-Unis.
Vérification de la conformité des autres opérations (dont la gestion de la chaine d'approvisionnement)
- Le PM/CoP et le personnel des opérations mènent des activités de suivi de la conformité des opérations conformément aux plans acceptés (pour plus de détails sur le suivi de la chaine d'approvisionnement, cf. Norme 12, action clé 2).
- Accordez une attention particulière au suivi des questions potentiellement difficiles de conformité des opérations qui ont été identifiées pendant l’étude des exigences de conformité, lors de l’atelier de démarrage du projet.
- Faites des vérifications régulières des systèmes pour garantir la conformité avec les conditions d’achat des biens ou services du projet : par exemple, certaines exigences des bailleurs de fonds par rapport à l’approvisionnement limitent les fournisseurs potentiels à une liste déterminée.
- Pour les projets qui comprennent l’achat, le transport, le stockage et la distribution de biens du projet, faites faire des vérifications convenables de la gestion de la chaine d'approvisionnement grâce à des systèmes appropriés de suivi de vérification de la distribution (DVM) et de suivi post-distribution (PDM) (pour plus de directives, référez-vous au Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement, chapitre 12).
- Le PM/CoP et le personnel du projet ajustent les plans du projet pour les vérifications de la conformité sur la base des informations venant des revues, évaluations ou audits internes ou externes du projet, des visites d’assistance technique ou autres visites de suivi ainsi que du suivi continu du contexte opérationnel interne et externe du projet dans le cadre de la gestion régulière des risques et des problèmes du projet (cf. Norme 11, actions clés 2 et 4).
Conformité et changements dans le personnel : Les changements dans le personnel du projet, que ce soit à CRS ou chez un partenaire, peuvent présenter un risque pour la conformité. Dans ces situations, assurez-vous que les nouveaux employés devant faire les vérifications de la conformité reçoivent une orientation convenable aux questions clés de conformité et aux exigences spécifiques au projet. Envisagez d’augmenter la fréquence des vérifications de la conformité jusqu’à ce que la situation du personnel soit stabilisée.
- Si certaines réglementations du bailleur de fonds changent et/ou si le bailleur modifie l’accord de financement, le PM/CoP, le personnel d’IDEA (le cas échéant), le personnel de la conformité et des risques (du programme-pays, de la région et du siège) et d’autres (y compris la direction si c’est nécessaire) discutent :
- Des éventuelles implications de ces changements sur les processus et systèmes de conformité du projet, y compris les plans pour les vérifications de la conformité.
- Des éventuelles orientations et formations nécessaires pour le personnel de CRS et des partenaires pour qu’il comprenne ces changements et puissent s’y conformer.
- Si le personnel de CRS identifie, en faisant les vérifications de la conformité, des risques ou des problèmes sérieux nécessitant des discussions et un suivi à un plus haut niveau, le PM/CoP passe ces problèmes et risques au niveau de la direction, du personnel des risques et de la conformité du programme-pays, de la région ou du siège, du personnel d’IDEA (le cas échéant) et des membres de la structure de gouvernance du projet,La structure de gouvernance d’un projet est un groupe de personnes qui apporte un appui à un projet et a la responsabilité de permettre la réussite du projet. Une structure de gouvernance de projet peut être constituée d’un petit groupe de membres de la direction pour un petit projet peu complexe ou d’un conseil d’administration plus important pour un projet complexe, avec des partenaires multiples. selon les cas.
- Cf. Norme 11, action clé 2 pour des directives sur le passage au niveau supérieur de risques et problèmes critiques.
- Cf. Norme 15, action clé 2 pour des directives sur l’implication des bailleurs de fonds pour les risques et problèmes du projet.
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Partenariat
- Étant donné le rôle clé des partenaires dans la mise en œuvre du projet et la gestion des ressources, une grande partie du suivi de la conformité du projet impliquera les partenaires. Il peut y avoir des questions sensibles et des malentendus concernant le suivi de la conformité. La bonne pratique est de discuter avec les partenaires des raisons du suivi bien avantCela devrait commencer pendant la conception du projet, dans le cadre des discussion de CRS et des partenaires (potentiels) sur une opportunité de financement externe et les exigences prévues du bailleur de fonds (cf. Norme 1, action clé 2), quand on décide des types de sous-accords de financement des partenaires (cf. Norme 3, action clé 3) et lors de la conception des structures de gestion du projet pour aider à se conformer aux exigences du bailleur de fonds (cf. Norme 2, action clé 2). Pendant la phase de démarrage, CRS et les partenaires doivent aussi revoir le suivi de la conformité spécifique aux partenaires pendant la finalisation des sous-accords des partenaires dans le cadre de début de mise en œuvre, pendant l’évaluation des capacités des partenaires (cf. Norme 6, action clé 4) et quand on revoit les exigences et les stratégies pour le suivi de la conformité dans le cadre de l’atelier de démarrage (cf. Norme 10, action clé 2 pour des directives sur l’atelier de démarrage du projet). les visites de suivi de la conformité. Réitérez les raisons pour lesquelles on fait un suivi de la conformité tout au long de la mise en œuvre, en particulier quand il y a des changements dans l’équipe du projet des partenaires ou dans leur direction organisationnelle. Si les exigences de CRS ou du bailleur de fonds relatives au suivi de la conformité changent au cours de la période du projet, prenez le temps d’étudier le changement et les raisons qui l’expliquent avec le personnel et la direction des partenaires. Impliquez au besoin la direction de CRS dans ces discussions et demandez l’aide des spécialistes en partenariat et renforcement des capacités le cas échéant (cf. aussi Norme 11, action clé 5, pour plus de directives et de ressources sur une gestion proactive des relations avec les partenaires).
- CRS doit se réserver le droit de faire au des vérifications aléatoires au niveau des partenaires, mais il est de bonne pratique de préparer et d’actualiser conjointement un calendrier de suivi de la conformité avec le partenaire dans le cadre de la préparation du plan détaillé de mise en œuvre et de l’élaboration du système MEAL et des revues régulières du DIP et des plans MEAL. Cela inclut de demander aux partenaires leur avis sur le calendrier des visites régulières du personnel des finances de CRS (le cas échéant) dans le cadre de la conformité au SRFMP.
- Utilisez les réunions trimestrielles et annuelles de revue du projet et de planification de CRS et des partenaires comme une occasion de discuter des questions et difficultés générales de conformité et pour trouver des moyens d’améliorer la conformité du projet. Discutez des questions et difficultés de conformité spécifiques au partenaire lors de réunions individuelles.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Suivez la même procédure quand CRS est sous-récipiendaire.
Projets d’urgence- Télescopez les directives ci-dessus le cas échéant, conformément à la politique de CRS et du bailleur de fonds.
- Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
- L’environnement instable et rapide des projets d’urgence et, dans certains cas, des contraintes pratiques, comme l’accès physique limité aux partenaires et aux sites du projet, peuvent représenter des difficultés pour faire des vérifications de conformité fréquentes. CRS et ses partenaires doivent trouver des manières appropriées de permettre des vérifications appropriées de la conformité justement à cause des ces difficultés et des vulnérabilités et risques additionnels inhérents aux interventions d’urgence. Demandez conseil au HoOps et au personnel des risques et de la conformité.
- Dans le cas d’interventions d’urgence financées par plusieurs bailleurs de fonds avec des exigences différentes pour la conformité, demandez conseil au HoOps et au personnel régional ou mondial des risques et de la conformité sur les approches les plus efficaces pour le suivi de la conformité et des options pour simplifier celles-ci (impliquez éventuellement le personnel d’IDEA).
- Référez-vous à la section sur les achats du Emergency Field Operations ManualManuel des opérations d’urgence sur le terrain pour voir les normes minimales et les exigences pour le travail dans des situations d’urgence.
Ressources Clés
Outils et modèles
Politiques et Procédures
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POL-OOD-PRG-008: Politiques et Procédures MEAL
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PRO-OOD-RSK-001 : Gestion des allégations de fraude
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PRO-OOD-SUB-001 : Procédure d’audit de l’USAID pour les sous-récipiendaires hors États-Unis
Ressources Additionnelles
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Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement, chapitre 12 : Suivi de la chaine d'approvisionnement
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- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)