Actions clés par:

Norme 14: Gérer et développer les ressources humaines pour la mise en œuvre de projets de qualité.

Gérer les ressources humaines du projet avec proactivité grâce à une supervision de la qualité, une planification et une évaluation rigoureuses de la performance et du développement et des mesures prises à temps pour répondre aux besoins de dotation en personnel.

Offrir au personnel de l’équipe du projet un appui en gestion de la performance selon ses responsabilités et ses priorités.

  • Pourquoi

    Il est essentiel d’appuyer la performance de chacun des employés pour une progression générale solide du projet. Les équipes de CRS peuvent passer beaucoup de temps à créer des buts et des objectifs pour le projet mais habituellement elles passent beaucoup moins de temps à aider le personnel du projet à préparer les objectifs de performance individuelle qui y correspondent. Si l’on n’investit pas de temps dans la planification de la performance du personnel, cela peut nuire à la performance du personnel et donc affecter la performance du projet. Une mauvaise performance peut aussi être due à un manque de clarté dans les lignes de communication, au manque de ressources disponibles ou à une sous-utilisation ou à un mauvais usage des talents de l’employé. Aider le personnel de l’équipe du projet à remplir ses responsabilités et ses priorités dans le projet :

    • Améliore la progression du projet en alignant le travail de chacun avec les objectifs généraux du projet.
    • Améliore le moral du personnel, car les employés savent que leur travail contribue à la réussite générale.
    • Continue à augmenter la capacité de CRS en développant les compétences de son personnel.
  • Qui

    • Principal responsable : Superviseur
      • Le superviseur guide l’employé tout au long du processus de gestion de la performance.

    • Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; gestionnaire de projet (PM)/directeur de projet (CoP) et autres membres de l’équipe du projet (programmes, finances et autres opérations)
      • Le CR et la SMT supervisent le processus de gestion de la performance au niveau du programme-pays et de l’équipe ;
      • Le PM/CoP aide à présenter les priorités du projet qui servent de base à la planification de la performance ;
      • Les autres membres de l’équipe du projet sont impliqués dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs propres buts et objectifs de performance.

  • Quand
    • En continu, tout au long de la mise en œuvre, avec les activités clés suivant le calendrier de CRS pour la gestion de la performance.
  • Comment

    Cette action clé est mise en œuvre dans le cadre du système et des directives de gestion de la performance de CRS.

    En plus de suivre les directives générales de gestion de la performance, suivez ces étapes pour que les employés de l’équipe du projet reçoivent suffisamment d’appui en gestion de la performance pour leur rôle dans le projet :

    1. Le superviseur aide d’abord l’employé à remplir ses buts de performance et ses objectifs de développement dans le cadres de l’intégration spécifique au projet puis chaque année, au début de l’année fiscale.
    • Vérifiez que l’employé comprend comment ses responsabilités s’intègrent dans les objectifs généraux du projet et dans l’approche de gestion du projet ainsi que les priorités générales pour la phase spécifique de la mise en œuvre du projet (par ex. démarrage du projet dans les temps, mise en œuvre efficace des ajustements à la stratégie du projet suite aux recommandations de la revue à mi-parcours, clôture responsable).
    • Utilisez le plan détaillé de mise en œuvre (DIP) du projet qui comprend les principales activités de programmation, de gestion financière et opérationnelle du projet, de relations avec les bailleurs de fonds et de MEAL (y compris les rapports) pour aider l’employé à préparer des objectifs de performance qui appuient une mise en œuvre efficace du projet.
    • Aidez l’employé à identifier ce qui manque dans ses capacités en lien avec le projet, y compris des compétences manquantes et répondez-y grâce à des activités destinées à renforcer la performance de l’employé (cf. Norme 14, action clé 2).

    DIP des projets et planification de la performance et du travail mensuel : En de l’alignement des plans annuels de performance avec les priorités générales du projet résumées dans le DIP, dans certains programmes-pays, chaque employé prépare un plan de travail mensuel basé sur le DIP. Ces plans détaillent la responsabilité de l’employé pour ce mois-là. Dans certains projets, les partenaires adoptent aussi ce type de planification. Le plan de travail ne guide pas seulement l’employé dans son travail mais sert aussi de registre qui aide à l’évaluation de la performance.

    L’année pour la planification de la performance de CRS et l’année pour le projet ne correspondent pas toujours. Dans ce cas, le PM/CoP devra utiliser la réunion trimestrielle de projet la plus proche du moment de l’élaboration du plan de performance pour organiser une discussion avec l’équipe du projet sur les principales priorités et activités du projet pendant l’année suivante pour la performance.

    2.   Le superviseur coache l’employé régulièrement pour qu’il réalise ses objectifs de performance et de développement.

    • Encouragez l’employé à réfléchir au rôle qu’il joue pour aider à la réalisation des objectifs du projet. Demandez des exemples de ce qu’il a fait pour faire progresser le projet et améliorer la qualité générale du projet dans le/les domaines correspondant le plus à ses responsabilités (par ex. rapports financiers, MEAL, partenariat, programmation technique, etc.)
    • Encouragez l’employé à réfléchir à ce dont il a besoin comme renforcement supplémentaire des capacités pour améliorer encore sa capacité à contribuer au projet.
    • Si la performance de l’employé est faible, posez des questions pour déterminer s’il comprend bien les objectifs et les activités du projet, les responsabilités du poste et comment réaliser les tâches qui lui sont assignées pour faire progresser le projet.
    • Utilisez la Check-list pour la gestion de la performance avec le personnel du projet.

    Apportez un appui continu : Le système de gestion de la performance de CRS prévoit des moments pour la planification et l’évaluation des objectifs de performance et de développement. Il vaut mieux apporter un appui en gestion de la performance de manière continue et pas seulement lors des relations formelles. Les superviseurs doivent donner un feedback fréquent sur la performance et le développement des employés, dans un environnement encourageant.

    1. À la fin de l’année pour la performance, l’employé et son superviseur évaluent individuellement la performance de l’employé par rapport aux objectifs établis à l’étape 1, voient quels sont les points forts et les domaines nécessitant une amélioration et discutent des priorités pour le plan de l’année suivante, à la lumière des priorités futures du projet. 
  • Partenariat
    • Accompagnez les partenaires selon les besoins pour aider à apporter à leur personnel de projet l’appui approprié pour la gestion de la performance. Cela pourra inclure un atelier pour aider le personnel du projet des partenaires à en apprendre plus sur les buts et objectifs du projet et à réfléchir à la manière dont ils peuvent fixer des objectifs de performance individuels correspondants. Cela peut aussi inclure la préparation de plans de travail mensuels.
    • L’appui en gestion de la performance peut aussi être par lui-même une activité de renforcement des capacités du partenaire. Selon les besoins et l’intérêt du partenaire et la capacité du personnel de CRS à apporter un appui, CRS pourra offrir d’aider le partenaire à élaborer ou à améliorer son propre système de gestion de la performance.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus quand CRS est sous-récipiendaire.
  • Projets d’urgence
    • Suivez le même processus pour le personnel travaillant pour une période prolongée sur un projet d’urgence. Pour les employés qui ne travaillent que durant une brève période sur un projet d’urgence, le superviseur d’urgence peut remplir le TDY feedback formFormulaire de feedback pour un TDY  une fois que la période de TDY est terminée, pour aider le superviseur permanent de l’employé dans le processus de coaching et d’évaluation de la performance.