Actions clés par:

Norme 11: Gestion des projets basée sur les faits et orientée vers l’action.

Prendre des décisions collaboratives, bien informées et au bon moment pour que les activités du projet conduisent à l’impact prévu pour les participants dans la période, l’étendue et le budget approuvés.

Organiser des réunions interdisciplinaires de revue du projet et de planification basées sur les faits.

  • Pourquoi

    Il est essentiel pour une gestion efficace du projet de faire périodiquement des revues, des analyses et une interprétation participative des données complètes du projet et de prendre des décisions basées sur ces informations. Des réunions interdisciplinaires formelles de revue et de planification complètent et renforcent les autres activités de gestion du projet, comme les réunions régulières de l’équipe du projet (cf. Norme 11, action clé 1), les réunions de revue de comparaison du budget et la coordination en cours autour de la gestion de la chaine d'approvisionnement. Le fait de réunir les membres de l’équipe du projet de CRS et des organisations partenaires pour des réunions trimestrielles et annuelles de revue et de planification du projet :

    • Donne à l’équipe du projet l’occasion de prendre du recul par rapport à la mise en œuvre du projet au jour le jour et de réfléchir à la progression, aux difficultés et aux opportunités du projet.
    • Donne un forum structuré à l’équipe du projet pour revoir ensemble les données MEAL et évaluer la progression du projet en direction des changements plus globaux qu’il veut provoquer et pour faire des changements de cap si nécessaire.
    • Aide à identifier et analyser les changements dans le contexte opérationnel du projet qui peuvent avoir un impact sur le projet, y compris les hypothèses clés, les risques et les problèmes et à planifier des adaptations appropriées (à la fois tactiques et stratégiques) à la lumière de ce contexte.
    • Crée une occasion pour toute une gamme de parties prenantes du projet d’identifier ensemble les mesures qui peuvent être nécessaires pour maintenir le projet à l’intérieur de son étendue, de son calendrier et de son budget et pour améliorer l’efficacité de la gestion du projet.
  • Qui

    • Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (programmes et opérations) ; conseillers techniques sectoriels ; équipe de direction du programme-pays (SMT) et direction des partenaires, selon les besoins ; autres membres de la structure de gouvernance du projet
      • Les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (personnel des programmes et des opérations), en collaboration avec le PM/CoP, préparent et analysent d’autres informations pertinentes pour la réunion et participent à l’étude et à l’interprétation des informations et à la préparation de plans d’action de suivi pendant les réunions.
      • Les membres de la SMT et de la direction des partenaires participent souvent aux réunions annuelles de revue (ainsi qu’aux réunions trimestrielles quand cela se justifie) et contribuent à la prise de décision.
      • Les membres de la structure de gouvernance du projet et d’autres parties prenantes participent éventuellement aux réunions annuelles de revue.

  • Partenariat
    • Pour les projets où il y a des partenaires multiples, aidez au besoin les partenaires à organiser des réflexions à leur niveau en suivant le même plan pour le contenu que celui qui est décrit dans l’étape 5 ci-dessus. Si l’on organise ces réunions au niveau des partenaires avant la réunion de revue et de planification au niveau du projet, cela donne une occasion d’impliquer toute l’équipe des partenaires dans l’analyse de la progression, des résultats, des risques, des problèmes et des ressources du projet en lien avec leurs responsabilités dans le projet. Les participants des partenaires à la réunion de revue et de planification du projet apportent les produits de ces réunions au niveau des partenaires pour qu’ils puissent être considérés et analysés plus en détail pendant la réunion du projet.
    • Le PM du partenaire dirige généralement la réunion du partenaire ; le personnel du projet ou du MEAL de CRS peut aider le partenaire à préparer ou à mener ces réunions de réflexion selon les besoins pour avoir le même processus de qualité dans toutes les organisations.
    • Pour plus de directives sur les réflexions annuelles sur le partenariat, cf. Norme 11, action clé 5.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus pour les éléments du projet que CRS gère.
    • Le chef de file peut aussi organiser des réunions de revue et de planification au niveau du projet. CRS et ses partenaires devront, si possible, organiser leurs réunions avant les réunions du projet organisées par le chef de file pour que les participants de CRS à la réunion dirigée par le chef de file puissent apporter les contributions de toute l’équipe du projet de CRS et de ses partenaires.
  • Projets d’urgence