Actions clés par:

Norme 11: Gestion des projets basée sur les faits et orientée vers l’action.

Prendre des décisions collaboratives, bien informées et au bon moment pour que les activités du projet conduisent à l’impact prévu pour les participants dans la période, l’étendue et le budget approuvés.

Organiser des réunions interdisciplinaires de revue du projet et de planification basées sur les faits.

  • Pourquoi

    Il est essentiel pour une gestion efficace du projet de faire périodiquement des revues, des analyses et une interprétation participative des données complètes du projet et de prendre des décisions basées sur ces informations. Des réunions interdisciplinaires formelles de revue et de planification complètent et renforcent les autres activités de gestion du projet, comme les réunions régulières de l’équipe du projet (cf. Norme 11, action clé 1), les réunions de revue de comparaison du budget et la coordination en cours autour de la gestion de la chaine d'approvisionnement. Le fait de réunir les membres de l’équipe du projet de CRS et des organisations partenaires pour des réunions trimestrielles et annuelles de revue et de planification du projet :

    • Donne à l’équipe du projet l’occasion de prendre du recul par rapport à la mise en œuvre du projet au jour le jour et de réfléchir à la progression, aux difficultés et aux opportunités du projet.
    • Donne un forum structuré à l’équipe du projet pour revoir ensemble les données MEAL et évaluer la progression du projet en direction des changements plus globaux qu’il veut provoquer et pour faire des changements de cap si nécessaire.
    • Aide à identifier et analyser les changements dans le contexte opérationnel du projet qui peuvent avoir un impact sur le projet, y compris les hypothèses clés, les risques et les problèmes et à planifier des adaptations appropriées (à la fois tactiques et stratégiques) à la lumière de ce contexte.
    • Crée une occasion pour toute une gamme de parties prenantes du projet d’identifier ensemble les mesures qui peuvent être nécessaires pour maintenir le projet à l’intérieur de son étendue, de son calendrier et de son budget et pour améliorer l’efficacité de la gestion du projet.
  • Qui

    • Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (programmes et opérations) ; conseillers techniques sectoriels ; équipe de direction du programme-pays (SMT) et direction des partenaires, selon les besoins ; autres membres de la structure de gouvernance du projet
      • Les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (personnel des programmes et des opérations), en collaboration avec le PM/CoP, préparent et analysent d’autres informations pertinentes pour la réunion et participent à l’étude et à l’interprétation des informations et à la préparation de plans d’action de suivi pendant les réunions.
      • Les membres de la SMT et de la direction des partenaires participent souvent aux réunions annuelles de revue (ainsi qu’aux réunions trimestrielles quand cela se justifie) et contribuent à la prise de décision.
      • Les membres de la structure de gouvernance du projet et d’autres parties prenantes participent éventuellement aux réunions annuelles de revue.

  • Comment

    Suivez ces étapes pour que les réunions trimestrielles et annuelles de revue et de planification soient bien organisées, bien gérées et convenablement documentées et mènent à des décisions et des actions appropriées :

    Avant la réunion

    1. En utilisant l’outil Référence rapide : Réunions trimestrielles et annuelles de revue et de planification du projet, le PM/CoP prépare l’ordre du jour de la réunion et le transmet à l’avance aux participants pour qu’ils puissent se préparer aux discussions.

    • Cliquez ici pour un Résumé des conseils pour préparer l’ordre du jour de la réunion et aider les participants à se préparer :
      • Utilisez les questions d’apprentissage ou les hypothèses clés du projet et les sujets de réunions listés sous « Pendant la réunion » (ci-dessous) comme guide pour préparer l’ordre du jour de la réunion.
      • Rappelez au personnel de se familiariser avec la théorie du changement (TdC) (ou autre modèle de planification logique).
      • Adaptez l’ordre du jour de la réunion au « moment » particulier de la mise en œuvre du projet, par ex. le projet a juste fait une formation intensive sur des pratiques nouvellement introduites et l’équipe du projet doit revoir les plans pour l’accompagnement après la formation ; l’équipe du projet se prépare à une revue du projet, une évaluation, une visite du bailleur de fonds, ou vient de les terminer, etc.
      • Pour les réunions annuelles, prévoyez du temps supplémentaire pour revoir la TdC (ou autre modèle de planification logique) et préparer le DIP annuel (référez-vous à la Norme 7, action clé 3, pour des directives pour l’atelier du DIP).
      • Voyez la section « Partenariat, » ci-dessous pour des directives sur le travail nécessaire avec les partenaires pour organiser des réunions de revue et de planification chez les partenaires avant la réunion au niveau du projet.

    Tirer des leçons du démarrage du projet : La première réunion trimestrielle doit comprendre une revue après l’action formelle du processus de démarrage du projet : ce qui s’est bien passé, ce qui aurait pu être amélioré et les leçons apprises générales. Documentez cette réflexion et partagez-la à l’intérieur du programme-pays et au-delà, selon les cas, pour contribuer à de meilleures pratiques de démarrage à CRS.

    1. Le coordinateur MEAL du projet (ou son équivalent) compile et analyse les données de suivi et le feedback reçu pour identifier les principaux points et problèmes à interpréter pendant la réunion de revue.
    • Mettez à jour le tableau de suivi des indicateurs de performance (TSIP) ou l’équivalent pour le projet (par ex. tableau de suivi des indicateurs, tableau de rapports trimestriels) avec des données récentesPour les réunions trimestrielles, il s’agira le plus probablement de données au niveau des produits, avec quelques premières données au niveau des RI ; pour les réunions annuelles, incluez des données au niveau des RI et des OS. pour l’utiliser comme référence pendant les discussions de la réunion. Le TSIP est au cœur du système de suivi du projet et doit être un déclencheur clé pour les discussions.
    • Analysez toutes les données de suivi disponibles selon le système MEAL du projet et préparez la visualisation des données qui servira pour l’interprétation participative des résultats. Au minimum, désagrégez les données entre les groupes de comparaison (par ex. genre, handicap, lieux, type de personnes interrogées) indiqués dans le plan MEAL du projet ; étudiez les tendances sur la durée ; comparez les résultats aux données de référence et aux cibles ; identifiez les fourchettes et les moyennes, identifiez les résultats qui s’écartent de la normale, etc. Travaillez avec le PM/CoP pour identifier des analyses additionnelles intéressantes à présenter aux participants à la réunion.
    • Préparez un résumé du feedback reçu par l’intermédiaire des divers canaux de feedback ainsi que les tendances dans le feedback sur la durée, en désagrégeant par genre et autres caractéristiques, selon les cas. Calculez le taux de réponse et le temps pris pour répondre aux divers catégories de feedback reçus.
    • Notez les limites des méthodes de suivi utilisées pour que les données soient interprétées comme il faut et pas généralisées à outrance et soyez prêt à les distribuer pendant la réunion pour servir de référence.
    1. Le PM/CoP prépare (ou fait préparer par d’autres collègues) d’autres informations clés du projet pour la réunion :
    • DIP le plus récent
    • Observations et recommandations issues des visites d’appui technique au projet (par les conseillers techniques des programmes et des opérations, les consultants, les DRD, etc.)
    • Informations financières du projet, y compris les projections de budget (cf. Norme 13, action clé 1) et l’analyse du dernier rapport de comparaison de budget (cf. Norme 13, action clé 2)
    • Informations sur la gestion de la chaine d'approvisionnement du projet, par ex. plans d’achat, d’expédition et de distribution (cf. Norme 12)
    • Feedback du bailleur de fonds (le cas échéant)
    1. Le PM/CoP prépare un plan d’animation pour que la réunion soit intéressante, participative et conçue intentionnellement pour encourager l’apprentissage.
    • Demandez des conseils, des suggestions sur des techniques d’animation, etc. à d’autres personnes qui ont l’expérience d’animer ce genre de réunions tournées vers l’apprentissage.
    • Utilisez des discussions participatives et des échanges en petits groupes selon les cas pour donner à tous les participants l’occasion de se faire entendre.
    • Faites référence aux questions du plan d’apprentissage du projet.
    • Envisagez d’impliquer d’autres membres de l’équipe du projet ou des collègues pour animer la réunion ou des sessions particulières de la réunion, afin de permettre au PM/CoP de participer et de superviser la réunion.
    • Prévoyez une bonne documentation des principaux points de discussion et des produits de la réunion.
    • Incorporez les visuels (graphiques, schémas, etc.) préparés dans l’étape 2.

    Encouragez l’apprentissage et la réflexion critique : Pour maximiser les bénéfices de la réunion, le PM/CoP doit montrer l’exemple et promouvoir un environnement qui encourage tous les participants à discuter ouvertement de leurs difficultés et de leurs faiblesses avant, pendant et après les réunions. Voyez la section sur la promotion de l’apprentissage et de la réflexion critique dans le Guide des premiers pas : Apprentissage pratique à CRS et incorporez les pratiques suggérées dans le plan d’animation de la réunion.

    Pendant la réunion

    1. En utilisant le plan d’animation, le PM/CoP ou un autre animateur dirige et appuie les participants dans l’interprétation des résultats et l’analyse de la progression afin d’identifier les actions clés nécessaires pour une mise en œuvre efficace du projet à l’avenir. Utilisez ce qui suit comme point de départ et voyez l’outil Référence rapide : Réunions trimestrielles et annuelles de revue et de planification du projet pour des directives plus détaillées :

    Revue du consortium et de la gouvernance liée aux réunions annuelles : Pour les projets où CRS dirige un consortium, envisagez de profiter de la présence de la direction à la réunion annuelle de revue pour organiser une revue du consortium en utilisant les directives du Cadre pour la formation de consortiums d’excellence (CAFE). Pour tous les projets, profitez de la réunion annuelle pour organiser une réunion de la structure de gouvernance afin d’examiner l’implication de la structure de gouvernance dans la direction du projet et la prise de décision et de prendre des décisions rapides sur des questions nécessitant l’approbation des membres de la structure de gouvernance.

    Après la réunion

    1. Le PM/CoP ou son délégué finalise et partage la documentation et les produits finaux de la réunion :
    1. Pour les projets à financement externe, le PM/CoP utilise les notes et les produits de la réunion de revue, y compris l’interprétation des résultats, de la progression et des adaptations du projet, pour guider la préparation des rapports au bailleur de fonds.
    • Au besoin, le PM/CoP travaille avec la direction du programme-pays et le personnel d’IDEA (le cas échéant) pour communiquer les changements significatifs et/ou les changements nécessitant une approbation du bailleur de fonds (cf. Les directives de la Norme 15, action clé 2). 
  • Partenariat
    • Pour les projets où il y a des partenaires multiples, aidez au besoin les partenaires à organiser des réflexions à leur niveau en suivant le même plan pour le contenu que celui qui est décrit dans l’étape 5 ci-dessus. Si l’on organise ces réunions au niveau des partenaires avant la réunion de revue et de planification au niveau du projet, cela donne une occasion d’impliquer toute l’équipe des partenaires dans l’analyse de la progression, des résultats, des risques, des problèmes et des ressources du projet en lien avec leurs responsabilités dans le projet. Les participants des partenaires à la réunion de revue et de planification du projet apportent les produits de ces réunions au niveau des partenaires pour qu’ils puissent être considérés et analysés plus en détail pendant la réunion du projet.
    • Le PM du partenaire dirige généralement la réunion du partenaire ; le personnel du projet ou du MEAL de CRS peut aider le partenaire à préparer ou à mener ces réunions de réflexion selon les besoins pour avoir le même processus de qualité dans toutes les organisations.
    • Pour plus de directives sur les réflexions annuelles sur le partenariat, cf. Norme 11, action clé 5.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus pour les éléments du projet que CRS gère.
    • Le chef de file peut aussi organiser des réunions de revue et de planification au niveau du projet. CRS et ses partenaires devront, si possible, organiser leurs réunions avant les réunions du projet organisées par le chef de file pour que les participants de CRS à la réunion dirigée par le chef de file puissent apporter les contributions de toute l’équipe du projet de CRS et de ses partenaires.
  • Projets d’urgence