Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.
Être en relation avec les bailleurs de fonds avant et (si possible) pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet pour pouvoir avoir une étendue, un budget et un calendrier de projet gérables et réalistes correspondant aux priorités des bailleurs de fonds.
Répondre rapidement et de manière professionnelle au feedback et aux questions du bailleur de fonds sur le document de projet.
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Pourquoi
La poursuite de l'appel à soumission de projets d'un bailleur de fonds est généralement un processus hautement concurrentiel qui peut aller au-delà de la soumission du document de projet. Le bailleur peut demander des précisions ou suggérer ou exiger des révisions au document de projet. Les documents de projet peuvent être gagnés ou perdus lors de la réponse au feedback du bailleur de fonds. CRS doit traiter ce moment avec la même rigueur que l'élaboration du document de projet lui-même. Répondre promptement, de manière complète et professionnelle au feedback et aux questions du bailleur:
- Démontre la réactivité de CRS et son respect pour le calendrier du bailleur de fonds.
- Souligne la capacité de CRS à gérer de manière professionnelle et ponctuelle.
- Améliore la compétitivité de CRS dans le processus de document de projet.
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Qui
- Principal responsable: Coordinateur du document de projet (ou une autre personne identifiée par le représentant résident)
- Le coordinateur du document de projet (ou un autre employé identifié par le CRSi un programme-pays a un employé de BD (mobilisation des ressources), cette personne sera habituellement le coordinateur du document de projet ou pourrait assumer ce rôle. Si le coordinateur du document de projet n'est plus disponible et qu'il n'y a pas d'employé de BD dans le programme-pays, le CR demandera probablement au directeur des programmes, à un employé de BD régional (en concertation avec la région) ou au gestionnaire de la transition du document de projet de diriger ce processus. , si le coordinateur du document de projet n'est plus disponible) dirige la préparation de la réponse de CRS au bailleur de fonds.
- Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR) ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays ; membres de l'équipe d'élaboration du document de projet ; équipe de direction (SMT) du programme-pays ; personnel régional de mobilisation des ressources (BD) ; personnel d'IDEA selon les cas et conseillers techniques au besoin.
- Les membres de l'équipe d'élaboration du document de projet apportent leur collaboration pour des réponses sur des éléments particuliers du projet;
- Les membres de l'équipe SMT, le personnel régional de BD et le personnel d'IDEA aident à préparer et relire la réponse;
- Les conseillers techniques de la région et du siège apportent leur collaboration sur des questions particulières, selon les besoins.
Télescopez pour les opportunités sur plusieurs pays ou les opportunités mondiales : Ajustez la liste des personnes et les étapes de "Comment" ci-dessous pour montrer quelles sont les parties prenantes appropriées et leur niveau d'implication pour une opportunité sur plusieurs pays ou mondiale.
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Quand
- Selon le calendrier du bailleur de fonds
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Comment
Suivez ces étapes pour répondre promptement et professionnellement au feedback et aux questions du bailleur de fonds sur le document de projet.
- La personne qui reçoit le feedback du bailleur de fondsPour des opportunités de financement concurrentielles, les bailleurs de fonds envoient une lettre formelle détaillant le feedback et demandant des révisions pour que le document de projet reste pris en compte. Pour les opportunités de financement du gouvernement des États-Unis, on appelle souvent cette lettre une "lettre de questions" (Issues letter). Pour d'autres opportunités, le feedback du bailleur de fonds peut être exposé dans un e-mail.
— habituellement le CR pour une soumission locale ou un employé d'IDEA pour les documents de projet soumis centralement – le transmet à la SMT du programme-pays et au coordinateur du document de projet, s'il est disponible, avec une copie au personnel régional de BD et d'IDEA, le cas échéant.
- Quand c'est possible, renseignez-vous pour savoir si d'autres concurrents ont aussi reçu un feedback formel du bailleur de fonds (par ex. une lettre de questionsUne lettre de questions est une communication formelle d’un bailleur de fonds après la revue d’un document de projet ou d’une proposition. Une lettre de questions peut être aussi appelée lettre de « demande de clarification et de révision de la proposition », lettre de « proposition finale révisée », une lettre de « meilleure offre finale », etc. La lettre contient les questions et commentaires du bailleur de fonds auxquels le candidat doit répondre pour être pris en compte pour l’accord de financement de la subvention ou le contrat. ).
- L'implication du personnel dans la préparation de la réponse de CRS variera selon la nature des questions soulevées par le bailleur de fonds. Dans l'idéal, les membres de l'équipe d'élaboration du document de projet y participeront. En plus du décideur du document de projetPour plus de précisions sur le rôle de décideur du document de projet, référez-vous à la Liste des rôles/responsabilités de l’équipe d’élaboration du document de projet (en anglais seulement).
, les membres de l'équipe d'élaboration du document de projet impliqués dans la réponse au feedback du bailleur de fonds comprendront probablement:
- Le responsable technique
- Le responsable du budget
- Le responsable du MEAL
- Tous les employés impliqués dans la préparation de la réponse de CRS au bailleur de fonds étudient le feedback du bailleur.
- Accordez une attention particulière au feedback du bailleur de fonds concernant l'étendue et les approches programmatiques, car des changements dans ces domaines peuvent causer une réaction en chaine pour d'autres parties des propositions technique et budgétaire.
- Présentez les réponses de manière prudente et stratégique, en ne fournissant que les informations nécessaires pour répondre à la question. Évitez de soulever de nouvelles questions.
- Analysez le feedback du bailleur de fonds pour d'éventuels "signaux d'alarme" pour la gestion de projet, c'est-à-dire des révisions demandées qui ne correspondent pas aux normes de gestion des projets de CRS, en particulier dans des domaines tels que :
- La bonne attribution des ressources pour les activités du projet.
- L’étendue réaliste du projet.
- Suffisamment de temps pour un démarrage, une croissance et une clôture responsables du projet.
- Voyez quels changements suggérés CRS peut traiter et quels changements suggérés demandent une réponse différente, par ex. quand les révisions demandées par le bailleur de fonds affecteraient la capacité de CRS à fournir des résultats de qualité ou à gérer le projet d'une manière correspondant à ses priorités. Pour de tels changements demandés, la meilleure réponse pourrait être d'expliquer encore et/ou de justifier les informations contenues dans le document de projet.
« Questions décisives pour l’accord » dans le feedback du bailleur de fonds : Si le feedback du bailleur de fonds est très substantiel, le CR réunit les membres clés de l'équipe d'élaboration du document de projet, du personnel régional de croissance et gestion, y compris les directeur régional si nécessaire, et d'éventuels employés d'IDEA selon les cas (par ex. pour des opportunités de valeur élevée, stratégiques pour une autre raison ou gérées centralement) pour discuter de potentielles questions décisives (« dealbreakers » en anglais) pour l’accord, indiquées par le feedback du bailleur de fonds. Certaines questions peuvent être tellement significatives que CRS peut décider qu'il vaut mieux retirer le document de projet. Dans ce cas, le processus se termine par la préparation méticuleuse d'une réponse expliquant la décision de CRS.
- Le coordinateur du document de projet (ou un autre employé identifié par le CR) dirige l'équipe de CRS afin de préparer un plan pour répondre de manière complète, professionnelle et prompte.
- Le plan indiquera quel employé de CRS est responsable de quelle partie de la réponse et quelle est la date limite pour préparer la portion demandée de la réponse.
- Le plan doit tenir compte du temps nécessaire pour la relecture au niveau du programme-pays, de la région (pour les opportunités de valeur élevée ou autrement stratégiques) et du siège (pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées centralement et les opportunités de valeur élevée ou autrement stratégiques).
- Le coordinateur du document de projet compile les projets de réponses préparés par ses collègues, les révise pour les rendre claires et complètes et pour qu’elles aux directives du bailleur de fonds et les envoie pour relecture, conformément au plan.
- Utilisez la Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds pour revoir le projet de réponse.
- Le coordinateur du document de projet travaille avec l'équipe pour traiter les éventuels commentaires sur la revue et envoie la réponse finale au CR ou à l'employé d'IDEA pour revue finale et soumission au bailleur de fonds.
- Notez que dans certains cas, il y aura encore un feedback et des questions du bailleur de fonds et que le processus de réponse peut se poursuivre sur plusieurs cycles.
Défense orale: Quand un bailleur de fonds demande une défense orale, réfléchissez stratégiquement à qui doit représenter CRS et ses partenaires. Préparez un argumentaire et une présentation et coachez ceux qui y participeront.
- Le coordinateur du document de projet inclut toutes les informations pertinentes collectées pendant le processus de réponse au feedback du bailleur de fonds, y compris la réponse formelle, dans le dossier de transmission du document de projet.
- Le coordinateur du document de projet poste aussi la lettre de questions et sa réponse en tant que document clé dans le dossier de l'opportunité sur Gateway.
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Partenariat
- Le feedback du bailleur de fonds peut affecter le cahier des charge proposé pour un partenaire (par ex. si le bailleur de fonds décide d'augmenter ou de diminuer une partie du projet). Étudiez ce feedback avec le partenaire et travaillez avec lui pour préparer les informations et la réponse appropriées pour la date limite fixée par le bailleur.
- Tenez les partenaires au courant du feedback du bailleur de fonds, même s'il n'affecte pas directement leur cahier des charges. Quand c'est possible, faites participer les partenaires à la préparation de la réponse à des questions générales en lien avec l'approche technique, le ciblage, etc.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Répondez promptement et complètement aux demandes du chef de file pour une contribution ou un feedback relatifs à la lettre de questions ou à un autre feedback du bailleur de fonds que le chef de file aura reçu.
- Demandez au chef de file de partager la lettre de questions ou son équivalent. S'il ne peut pas partager toute la lettre, demandez les extraits concernant CRS.
- Appuyez le chef de file selon ce qui est nécessaire pour répondre aux questions générales.
Projets d'urgence- Suivez le même processus dans un projet d'urgence, en télescopant selon ce qui est nécessaire pour répondre dans des délais plus courts.
- Tenez le personnel d'HRD (département de réponse humanitaire) au courant et impliquez-le quand vous répondez aux questions du bailleur de fonds.
Ressources Clés
Outils et modèles
Ressources Additionnelles
- La personne qui reçoit le feedback du bailleur de fondsPour des opportunités de financement concurrentielles, les bailleurs de fonds envoient une lettre formelle détaillant le feedback et demandant des révisions pour que le document de projet reste pris en compte. Pour les opportunités de financement du gouvernement des États-Unis, on appelle souvent cette lettre une "lettre de questions" (Issues letter). Pour d'autres opportunités, le feedback du bailleur de fonds peut être exposé dans un e-mail.
- Principal responsable: Coordinateur du document de projet (ou une autre personne identifiée par le représentant résident)