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Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

Être en relation avec les bailleurs de fonds avant et (si possible) pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet pour pouvoir avoir une étendue, un budget et un calendrier de projet gérables et réalistes correspondant aux priorités des bailleurs de fonds.

Répondre rapidement et de manière professionnelle au feedback et aux questions du bailleur de fonds sur le document de projet. 

  • Pourquoi

    La poursuite de l'appel à soumission de projets d'un bailleur de fonds est généralement un processus hautement concurrentiel qui peut aller au-delà de la soumission du document de projet. Le bailleur peut demander des précisions ou suggérer ou exiger des révisions au document de projet. Les documents de projet peuvent être gagnés ou perdus lors de la réponse au feedback du bailleur de fonds. CRS doit traiter ce moment avec la même rigueur que l'élaboration du document de projet lui-même. Répondre promptement, de manière complète et professionnelle au feedback et aux questions du bailleur:

    • Démontre la réactivité de CRS et son respect pour le calendrier du bailleur de fonds.
    • Souligne la capacité de CRS à gérer de manière professionnelle et ponctuelle.
    • Améliore la compétitivité de CRS dans le processus de document de projet.
  • Quand
    • Selon le calendrier du bailleur de fonds
  • Partenariat
    • Le feedback du bailleur de fonds peut affecter le cahier des charge proposé pour un partenaire (par ex. si le bailleur de fonds décide d'augmenter ou de diminuer une partie du projet). Étudiez ce feedback avec le partenaire et travaillez avec lui pour préparer les informations et la réponse appropriées pour la date limite fixée par le bailleur.
    • Tenez les partenaires au courant du feedback du bailleur de fonds, même s'il n'affecte pas directement leur cahier des charges. Quand c'est possible, faites participer les partenaires à la préparation de la réponse à des questions générales en lien avec l'approche technique, le ciblage, etc.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Répondez promptement et complètement aux demandes du chef de file pour une contribution ou un feedback relatifs à la lettre de questions ou à un autre feedback du bailleur de fonds que le chef de file aura reçu.
    • Demandez au chef de file de partager la lettre de questions ou son équivalent. S'il ne peut pas partager toute la lettre, demandez les extraits concernant CRS.
    • Appuyez le chef de file selon ce qui est nécessaire pour répondre aux questions générales.
  • Projets d'urgence
    • Suivez le même processus dans un projet d'urgence, en télescopant selon ce qui est nécessaire pour répondre dans des délais plus courts.
    • Tenez le personnel d'HRD (département de réponse humanitaire) au courant et impliquez-le quand vous répondez aux questions du bailleur de fonds.