Norme 5: Relations précoces avec les bailleurs de fonds pour guider la conception.

• Principal responsable : Coordinateur du document de projet
  • Le coordinateur du document de projet a la responsabilité de s’assurer que l’équipe d’élaboration du document de projet a les informations sur les processus, calendriers et exigences du bailleur de fonds, les comprend et les intègre dans la conception du projet et les documents du projet.

• Autres personnes impliquées : Équipe d’élaboration du document de projet (responsables technique, des ressources humaines et du budget) ; personnel des achats et de la gestion de la chaine d’approvisionnement du programme-pays et au siège ; personnel chargé des risques et de la conformité du programme-pays et au siège ; personnel d’IDEA.
  • Le responsable technique du document de projet prépare le calendrier des activités du document de projet sur la base de ces informations ;
  • Les responsables du budget et des ressources humaines du document de projet assurent une bonne planification du budget et du personnel selon les considérations du bailleur de fonds ;
  • Le personnel d’IDEA et  le personnel des achats, de la gestion de la chaine d’approvisionnement et des risques et de la conformité du programme-pays et au siège donne des informations supplémentaires sur les processus, les calendriers et les exigences du bailleur de fonds.

Pendant la planification de l’obtention d’un financement La planification pour l’obtention d’un financement (« capture planning » en anglais) est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. Le développement du plan d’action pour l’obtention d’un financement est antérieur à la publication de la sollicitation.
  et la conception du projet

Cette action clé complète la Norme 2, action clé 3 (sur la bonne programmation du calendrier du projet), la Norme 3, action clé 2 (sur l’alignement des plans du budget, des activités et de dotation en personnel) et la Norme 3, action clé 4 (sur les sous-accords de financements avec les partenaires).

Suivez ces étapes pour élaborer un calendrier des activités, un plan de dotation en personnel et un budget réalistes, basés sur les processus et exigences du bailleur de fonds.

Collecter des informations sur les processus, exigences et préférences du bailleur de fonds

1. Au début de la conception (dans l’idéal, pendant la planification de l’obtention de financement), le coordinateur du document de projet dirige l’équipe d’élaboration du document de projet pour collecter des informations sur les processus, les calendriers, les exigences et les préférences du bailleur de fonds dans des domaines clés des programmes et des opérations.

• Incluez cette étape de collecte d’informations dans le calendrier d’élaboration du document de projet.
• La Check-list des réalités des bailleurs de fondsLa Check-list des réalités du bailleur de fonds comprend une série de questions pour aider l'équipe d'élaboration du document de projet à identifier et analyser les points relatifs aux processus, calendriers, exigences et préférences du bailleur de fonds. Il y a des questions concernant le processus du bailleur de fonds pour la revue du document de projet et l'attribution et pour ses exigences, processus et préférences dans les catégories suivantes : gestion financière, audit, ressources humaines, achats, gestion des vivres et de la chaine d'approvisionnement et programmes.
    présente une liste de catégories d’informations et de questions et un format pour résumer les informations et l’analyse.
• Étudiez les informations de contexte sur le bailleur de fonds et les documents spécifiques à l’opportunité de financement (par ex. USDA 101 [en anglais seulement]) pour répondre aux questions de la check-list.
• Consultez largement IDEA, le personnel des achats et de la gestion de la chaine d’approvisionnement, le personnel chargé des risques et de la conformité et d’autres, pour obtenir les informations les plus à jour sur le bailleur de fonds.
• Travaillez au besoin avec le personnel d’IDEA pour prendre contact avec le bailleur de fonds afin de préciser ses exigences.

Analyser les implications et planifier en conséquence

2. L’équipe d’élaboration du document de projet analyse la manière dont les processus, calendriers, exigences et préférences du bailleur de fonds impactent le calendrier, la dotation en personnel et la budgétisation du projet.

• Faites cela aussitôt que possible au début de la conception du projet.
• Consultez les personnel du siège et de la région à propos de stratégies et actions appropriées pour gérer ces implications (par ex. dans le cadre d’une intervention d’urgence, demander une lettre de pré-accord de financementUne lettre envoyée par le bailleur de fonds avant la signature de l’accord de financement. Les PAL sont utilisés dans des situations où le projet doit débuter immédiatement et où toutes les questions programmatiques et techniques sont résolues. Habituellement, une PAL fixera une date à partir de laquelle le récipiendaire sera remboursé pour les coûts du programme antérieurs à la date de signature de l’accord de financement. Pour les financements du GEU, la PAL ne représente généralement pas plus de 20% du budget total du programme. Conformément à 22 CFR 226.25(e) (1), les PAL permettent au récipiendaire d’encourir des coûts autorisables avant l’accord de financement pendant au maximum de 90 jours calendaires avant l’accord.
    [PAL] ; proposer une date de démarrage des activités qui corresponde à l’année scolaire ou au calendrier agricole, selon les cas, et préparer une justification appropriée).
• Pour les bailleurs de fonds qui ont des exigences de financement ou de conformité particulièrement complexes, prévoyez un relecteur qui se concentra sur les questions de conformité et relira toutes les versions (cf. Norme 2, action clé 5 sur la relecture des documents de projet).

3. Pour les projets qui ont des exigences de conformité complexes, l’équipe d’élaboration du document de projet, y compris le décideur, pense à inclure un gestionnaire des subventions ou un poste chargé des risques et de la conformité dans le plan de dotation en personnel du projet (cf. Norme 4, action clé 1 sur la détermination de la structure appropriée du personnel).

Demander un feedback sur la manière dont la conception du projet reflète les réalités du bailleur de fonds et finaliser les plans en conséquence

4. L’équipe du document de projet demande explicitement un feedback aux relecteurs, y compris au(x) relecteur(s) se concentrant sur la conformité, sur la manière dont le calendrier, la dotation en personnel et le budget du projet incorporent des considérations se rapportant aux processus, préférences et exigences de conformité du bailleur de fonds. Faites cela à toutes les étapes de la relecture du document de projet.

• Trouvez des relecteurs ayant une bonne connaissance du bailleur de fonds.
• Transmettez les informations et l’analyse compilées dans la Check-list des réalités des bailleurs de fonds comme référence pour les relecteurs.
• Au moment des premières versions, demandez aux relecteurs des suggestions sur des manières de répondre plus efficacement aux considérations du bailleur de fonds tout en maximisant les ressources et le temps disponibles pour la programmation.

5. Le coordinateur du document de projet vérifie que le document de projet final incorpore le feedback des relecteurs.

Développer les connaissances de CRS sur la conception de projets correspondant aux réalités des bailleurs de fonds : Documentez les problèmes clés et les principales choses apprises pour le bénéfice des équipes d’élaboration des futurs documents de projet. Sauvegardez ces informations dans le dossier de l’opportunité du document de projet et transmettez-les au personnel d’IDEA et de la région.