Estándar 7: Implementación planificada de manera realista y participativa para impacto del programa.

• Principal responsable: Gerente de proyecto (PM)/director de proyecto (CoP) si participó en el proceso de diseño u otro individuo designado que posea una comprensión rigurosa del diseño del proyecto
  • Si ha sido parte del proceso de diseño, el o la PM/CoP dirige el proceso general de revisión de contexto y validación; si no, el HoP o un miembro del equipo de desarrollo de propuesta con una comprensión robusta del diseño de proyecto y de las decisiones tomadas durante el proceso de diseño dirigirá el proceso con apoyo organizativo y acciones de seguimiento dirigidas por PM/CoP.

• Otros implicados: Miembros del equipo de diseño/desarrollo de propuesta; todos los miembros del equipo de puesta en marcha /implementación de proyecto de parte de CRS y del socio que estén disponibles; director de programas (HoP) y director de operaciones (HoOps), si no son ya parte del equipo de desarrollo de propuesta; el representante de país (CR); los asesores técnicos, según sea necesario
  • Los miembros del equipo de desarrollo de propuesta que estén disponibles participan ayudando a explicar el análisis y los supuestos del diseño;
  • Los miembros del equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto de CRS y del socio participan en todos los aspectos del proceso;Idóneamente, habría mucha coincidencia en la membresía del equipo de desarrollo de propuesta y el equipo de puesta en marcha/implementación.   
  • El HoP, HoOps y CR participan para ganar comprensiones sobre el contexto de operación y las problemáticas, y para apoyar el seguimiento que se dé al proceso de validación según sea necesario con un donante de proyecto u otros actores.
  • En proyectos implementados en entornos operativos inseguros, involucre al personal de seguridad en la revisión del contexto operativo.

¿Quién debe estar en la sala? La participación de personal de programación y de operaciones con una comprensión sólida del diseño del proyecto y las realidades de operación será clave para que sea efectiva la revisión del contexto operativo y el proceso de validación de la propuesta. Esto puede incluir personal con responsabilidades de seguridad, especialmente en contextos operativos inseguros. El personal nuevo, menos familiarizado con el contexto y diseño de proyecto, debe participar para fomentar su aprendizaje y comprensión del proyecto. Asesores técnicos seleccionados u otro personal de la regiónPor ejemplo, el RTA de MEAL; asesores técnicos regionales o de alto nivel para sectores programáticos prioritarios; director regional adjunto para la calidad de programas. también pueden participar en la validación del diseño. Finalmente, también podría ser apropiado incluir altos liderazgos del socio además de los miembros del equipo de proyecto del socio.

• La revisión del contexto operativo y el proceso de validación siempre toma lugar antes de la planificación de implementación detallada.  
  • En la mayoría de proyectos, la revisión del contexto operativo y la validación se pueden incorporar al taller de inicio del proyecto.
  • En el caso de proyectos en los que hubieron cambios significativos en el contexto operativo y/o en los que CRS prevé que hayan cambios en el proyecto, la organización del evento de revisión de contexto operativo y validación deberá ser antes del taller de puesta en marcha para garantizar la disponibilidad de insumos técnicos apropiados y consulta/aprobación del donante.

Revisión del contexto operativo, validación y negociación de la adjudicación: Completar lo más que se pueda la revisión del contexto operativo y validación de la propuesta antes de finalizar la adjudicación para garantizar que la propuesta aprobada y la adjudicación reflejen la situación en el terreno. En el caso de algunos donantes (p. ej., USDA), la negociación de la adjudicación es un proceso largo y complejo que proporciona el alcance para realizar los siguientes pasos. Sin embargo, los procesos de negociación de adjudicación y finalización de la mayoría de los donantes no dan lugar para una revisión del contexto operativo y validación exhaustiva de la propuesta original del proyecto. Asimismo, si el personal que tendrá roles importantes en la puesta en marcha e implementación de proyecto no están instalados en el momento de una respuesta de una carta de interrogantes (Issues Letter) o negociación de una adjudicación, habrá necesidad de hacer un proceso de revisión del contexto operativo y validación posterior a la aprobación.

Siga estos pasos para garantizar que esté bien organizada y sea efectiva la revisión del contexto operativo del proyecto y la validación de la propuesta del proyecto:

Preparación para la revisión del contexto operativo y proceso de validación de la propuesta

1. El PM/CoP o el individuo que dirigirá la revisión del contexto operativo y proceso de validación (con apoyo del PM/CoP) reúne y revisa los insumos necesarios, usando la Guidance for Project Operating Context Review and Design Validation.La Guía para la Revisión del contexto operativo del proyecto y Validación del diseño describe insumos y productos y ofrece sugerencias para facilitar un proceso de revisión del contexto operativo en tres partes; análisis de las implicaciones que tienen para el proyecto los riesgos, oportunidades y problemáticas; y validar decisiones clave del diseño de proyecto. El documento de guía ofrece temas y preguntas que guían a los participantes en el proceso y ofrece ejemplos para ayudarle al facilitador y al equipo a entender mejor el proceso y sus productos.

• Esto incluye revisar las plantillas del registro de riesgos del proyecto y del registro de problemasSegún sea necesario, el PM/CoP (y otro personal que dirija la revisión y proceso de validación) debe revisar los conceptos generales de riesgos y problemas. Consultar la guía en las plantillas del Registro de riesgos y Registro de problemas y la información sobre gestión de riesgos en "Otros Recursos". y cualquier análisis de riesgos y oportunidades que se incluyó en la propuesta del proyecto, como también cualquier documento clave del archivo de traspaso de propuesta (Standard 6, key action 1) relacionado con supuestos y análisis de riesgos y oportunidades.

Registro de riesgos y registro de problemas del proyecto: los registros de riesgos y registro de problemas del proyecto son herramientas de gestión de proyectos esenciales que se usan para apoyar la gestión efectiva y adaptativa de proyectos. El riesgo es el posible efecto de la incertidumbre en los objetivos del proyecto. El PM/CoP usa el registro de riesgos del proyecto para documentar el análisis de riesgos del proyecto y planificar la respuesta al riesgo. Los registros de riesgo ayudan al PM/CoP a dar seguimiento a riesgos desde la puesta en marcha del proyecto hasta el cierre, y a trabajar con el equipo de proyecto y los miembros de la estructura de gobernanza de proyecto en priorizar los riesgos e identificar estrategias de gestión de riesgo apropiadas. Problemas (“issues” en inglés) son riesgos que han ocurrido, p. ej., decisiones sin resolver, situaciones o problemáticas con impacto significativo en el proyecto. El PM/CoP usa el registro de problemas del proyecto para documentar y resumir el análisis que ha hecho el equipo de los problemas que encara el proyecto, asignar responsables de acciones para promover la solución de los problemas y dar seguimiento al estatus del problema. Además de la importancia que tienen para la gestión del proyecto en general y la toma de decisiones, los registros de riesgos y registro de problemas también son rica fuente de información para los informes del proyecto.  

• Usar los documentos del proyecto en versión final aprobada para preparar una versión apropiada de los documentos del proyecto para uso en la sesión de validación.Asegúrese de eliminar la información confidencial, privilegiada o sensible de CRS y/o el socio (revisar las restricciones en algún acuerdo de formar equipo, acuerdo con donantes y requisitos de propiedad intelectual de CRS).
• Ver el cuadro más adelante con preparación adicional para los proyectos con fondos externos.

¡Conozca a su donante! En el caso de proyectos con fondos externos cuando la validación toma lugar después de la aprobación final del proyecto, revisar el acuerdo final de CRS con el donante como parte de la preparación para el proceso de validación. Algunos donantes le dan considerable flexibilidad a CRS para que se hagan adaptaciones al proyecto aprobado; otros pueden tener requisitos muy estrictos en cuanto a hacer cambios, grandes o pequeños. Consultar con los colegas en IDEA que conocen al donante antes de las discusiones de la revisión del contexto operativo y validación. Asegurar que se informe a los participantes de la sesión de validación en cuanto a los tipos de cambios que son posibles, los que podrían estar "fuera de consideración" y cuáles deben tener aprobación del donante. Aunque los donantes no den flexibilidad para hacer cambios, es igualmente importante que se complete la revisión del contexto de operación y el proceso de validación para que el equipo del proyecto comience la implementación comprendiendo los retos que probablemente enfrenten debido a las diferencias significativas entre la propuesta y la realidad en el terreno.

2. El PM/CoP (u otro personal designado) desarrolla un plan de facilitación para la revisión del contexto operativo y proceso de validación, usando las sugerencias en la Guidance for Project Operating Context Review and Design Validation. Este podría ser un plan sencillo para que en colectivo se haga lluvia de ideas, conversación y análisis en grupo pequeño como parte de la sesión inicial de la porción "Detalles Clave" del taller de puesta en marcha, o un plan más detallado con trabajo de grupo realizado en paralelo por un equipo más grande de personal de CRS y del socio. El PM/CoP (o personal designado) tiene presente lo siguiente mientras se desarrolla el plan de facilitación:

• En caso de que los contextos de operación, internos y externos, hayan permanecido relativamente estables entre la finalización de la propuesta y la puesta en marcha del proyecto, la revisión del contexto operativo actual, problemáticas y oportunidades podría tomar menos tiempo.
• Por lo contrario, si ha sido largo el retraso entre la presentación de la propuesta y la puesta en marcha del proyecto, o si se han dado cambios internos y externos significativos, hay que presupuestar más tiempo en el plan de facilitación.
• En caso de que la propuesta incluya un análisis de riesgos a profundidad y un plan de gestión de riesgos (consultar Estándar 2, acción clave 1), esto facilitará el proceso.
• En caso de que todos los participantes tengan una comprensión fuerte del diseño de proyecto,Por ejemplo, si hay mucha coincidencia entre la membresía del equipo de desarrollo de propuesta y el equipo de puesta en marcha/implementación, y/o si los equipos ya han revisado los aspectos clave del diseño del proyecto durante el traspaso y la transición del equipo de desarrollo de propuesta al equipo de puesta en marcha/implementación.  esto facilitará la revisión de la teoría de cambio del proyecto. En caso de haber mucho personal nuevo en el proyecto, planear tiempo extra para esta revisión.

El asocio y validación y adaptación del proyecto: Así como CRS debe incluir a los socios en la toma de decisiones claves en la fase de diseño, de igual manera hay que crear un espacio para la participación activa y el liderazgo de los socios en la revisión del contexto operativo y el proceso de validación de propuesta, en particular las organizaciones socio locales. Así se ven fortalecidas las relaciones de asocio del proyecto, ya que los socios locales comparten sus perspectivas y experiencia profunda, especialmente del contexto de operación del proyecto y se logran mejores resultados en el proceso de validación. 

Revisar el contexto operativo y validar el diseño y la propuesta del proyecto

3. Bajo el liderazgo del PM/CoP, los participantes del proceso de validación completan tres pasos de validación sugeridos, usando la Guía para la Revisión del contexto operativo y Validación del diseño:

• Revisar el contexto operativo.
• Analizar las implicaciones de los riesgos, las oportunidades y problemas identificados durante la revisión del contexto operativo.
• Validar decisiones clave sobre el diseño de proyecto, incluyendo focalización, marco de resultados, teoría de cambio y diseño técnico del proyecto (teniendo en cuenta el análisis de riesgos, problemas y oportunidades) e identificar las adaptaciones que sean necesarias.
  
  • Tenga en cuenta que los cambios en el contexto operativo pueden indicar que el equipo de proyecto debe refinar las prioridades del proyecto en cuanto a necesidades y grupos focalizados, así como los abordajes del proyecto para la entrega de servicios y recursos.

Los cambios no son siempre negativos: el proceso de validación se concentra en identificar riesgos, problemas y oportunidades. Por ejemplo, si los cambios en el contexto de operación incluyen una diferencia en la tasa de cambio que favorece al proyecto, puede que haya oportunidad de lograr más. Asimismo, ciertos cambios de política u otros cambios externos pueden generar nuevas oportunidades para la colaboración o dar un impulso que puede aprovechar el proyecto.

4. El PM/CoP garantiza que se documenten apropiadamente los riesgos, problemas, oportunidades y las adaptaciones acordadas o propuestas que se identificaron en las discusiones de validación, incluyendo justificación clara y concluyente para los cambios que se proponen.
5. El PM/CoP identifica los riesgos, problemas y oportunidades o cambios significativos que se necesite conversar con, o la aprobación de los miembros de la estructura de gobernanza de proyecto y/o cualquier donante del proyecto.

• En caso de que la estructura de gobernanza de proyecto ya se haya establecido y todos los miembros de la estructura de gobernanza participan del proceso de validación, hay que hablar estos temas y tomar decisiones en lo posible durante el proceso de validación.
• En cuanto a adjudicaciones centralizadas, o de alguna manera estratégicas, con el personal de acercamiento con donantes en IDEA, coordinar la mejor manera de compartir la información derivada del proceso de validación y/o obtener la aprobación del donante según sea necesario para hacer cambios. Para adjudicaciones gestionadas a nivel local, el PM/CoP con apoyo, según la necesidad, del HoP o CR, facilita las conversaciones que sean necesarias.
• Según sea apropiado, el PM/CoP trabaja con los altos niveles gerenciales del programa de país para actualizar e involucrar a la región y asesores técnicos implicados en el proyectoLa interacción con la región y los asesores técnicos puede ser desde poner al equipo al tanto de los resultados del proceso de validación, hasta solicitar insumos técnicos o retroalimentación sobre cambios propuestos, en particular para cambios considerables.  pero que no hayan participado en el proceso de validación.

Seguimiento después de las conversaciones de revisión del contexto operativo, validación y adaptación

6. Después de cualquier involucramiento necesario de alto nivel (p. ej., con estructura de gobernanza de proyecto y/o donante) y decisiones finales sobre los cambios propuestos, el PM/CoP comparte los productos del proceso de validación del proyecto con el equipo del proyecto y carga el resumen del proceso de validación y cualquier documento del proyecto actualizados a Gateway.

• Los productos de la revisión del contexto operativo incluyen el registro de riesgos (desarrollado durante o inmediatamente después de la sesión) y el registro de problemas (si el proceso descubrió algunos problemas), que usará el equipo en el transcurso del proyecto (consultar Estándar 11, acción clave 1).

Poner al día a los actores: Durante el proceso de validación, considerar si el equipo de proyecto necesita actualizar a otros actores externos, o buscar su aval de los resultados del proceso de validación, y quién está en mejor posición para dirigir este compromiso. Los actores pueden incluir gobierno, entes coordinadores, grupos comunitarios, etc.

7. El PM/CoP con el equipo de proyecto usa los resultados del proceso de validación del proyecto durante el taller de puesta en marcha (si se realizan por separado) y el desarrollo del plan de implementación detallado.planificación del PID