Estándar 6: Planificación anticipada de la transición y el inicio (incluso, pre-adjudicación).
Hacer la transición del equipo de diseño/propuesta al equipo de puesta en marcha del proyecto, y planificar y desarrollar las actividades de puesta en marcha iniciales.
Documentar la lógica que explica el diseño del proyecto y decisiones presupuestarias para facilitar la puesta en marcha y hacer entrega al equipo de puesta en marcha del proyecto.
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Por qué
Los proyectos no siempre los maneja el personal que los diseñó. Documentar las decisiones del diseño de proyecto y presupuesto:
- Crea un registro claro de la lógica detrás del abordaje técnico del proyecto, los acuerdos sobre asociaciones, asignaciones presupuestarias, selección de beneficiarios, indicadores y otras decisiones que le dieron forma al proyecto.
- Sirve de referencia permanente y objetiva para el personal en caso que surjan dudas durante la implementación.
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Quien
- Principal responsable: Gerente de transición de la propuesta (PTM-Proposal transition manager)
- El Gerente de transición de la propuesta supervisa el proceso y cumple con la documentación relevante.
- Otros implicados: Miembros del equipo de desarrollo de la propuesta
- Los miembros del equipo de desarrollo de la propuesta (ej., líder técnico, líder para presupuesto, líder para MEAL, líder para recursos humanos) desempeñan una función vital en la elaboración, documentación y levantamiento de información relevante sobre decisiones del diseño del proyecto y presupuesto.
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Cuando
- Durante todo el proceso de desarrollo de propuesta, compilando la documentación final después de presentada la propuesta.
- Actualizar la documentación según sea necesario mientras que haga la revisión el donante y dé la notificación final.
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Cómo
Esta acción clave contribuye al siguiente "estándar de calidad" del ProPack I:
- Los detalles de la lógica detrás de todas las decisiones del proyecto (incluyendo presupuesto) se documentan para su traspaso al equipo de implementación de proyecto.
Siga estos pasos para garantizar que se tenga documentación apropiada de las decisiones del proyecto:
- El que toma decisiones para la propuesta identifica al gerente de transición de la propuesta al inicio del proceso de desarrollo de propuesta.
- El gerente de transición de la propuesta examina el Proposal Handover Process: Protocol and ChecklistEl Protocolo y Lista de Control del Proceso de Traspaso de la Propuesta:
• Describe las responsabilidades del Gerente de transición de la propuesta durante el traspaso, en cada etapa del proceso de diseño del proyecto/desarrollo de propuesta, y revisión de la propuesta por el donante (Tabla 1)
• Se describe y proporcionan sugerencias sobre cómo reunir la documentación necesaria del traspaso (Tablas 2 y 3). . - El gerente de transición de la propuesta orienta a los demás miembros del equipo de desarrollo de propuesta en cuanto a sus responsabilidades para la documentación de decisiones clave de diseño de proyecto y presupuesto.
- Otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta preparan y/o compilan información clave (relacionada con opciones contempladas, las decisiones tomadas y modificaciones realizadas y la lógica de las mismas) durante todo el proceso de la propuesta, y esto se comparte con el gerente de transición de la propuesta para su inclusión en el archivo de traspaso de la propuesta.
- El gerente de transición de la propuesta agrega la información que recibe al archivo de traspaso de propuesta (en la Tabla 3 del Protocolo se puede ver la lista de contenidos que debe contener el archivo de traspaso).
- El gerente de transición de la propuesta utiliza el Proposal Handover Checklist Templatela plantilla de la Lista de control del traspaso de la propuesta , para hacer registros y llevar control de los múltiples documentos de la propuesta que se deben incluir en el archivo de traspaso de la propuesta.
- Cuando se haya aprobado la propuesta, el gerente de transición de la propuesta finaliza y comprime (zip) el archivo de traspaso de la propuesta para compartirla con el Gerente de proyecto/Director del proyecto, y sube el archivo comprimido (zip) a Gateway.
CONSEJO: Revise el Proposal Handover Checklist ExampleEjemplo de Lista de control de traspaso de propuesta para examinar cómo se ve una lista de control completada. El ejemplo también ilustra el tipo de información que se ha de incluir como documentación de apoyo en un archivo de traspaso de propuesta.
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Asocio
- Proposal Handover Process: Protocol and Checklistel Protocolo y Lista de control del proceso de traspaso de propuesta son documentos internos de CRS y se refieren a procesos estrechamente vinculados con sistemas específicos de CRS; como tales, podrían no ser muy fáciles de usar para otras organizaciones, y los socios no están en obligación de utilizarlos.
- Sin embargo, para apoyar a los socios con sus propias transiciones desde diseño hasta puesta en marcha e implementación, CRS puede brindar orientaciones a los socios en cuanto a documentar decisiones clave en la etapa inicial de diseño, tomando ideas del Protocolo de traspaso.
Cuando CRS es sub-receptorComo sub-receptor, CRS podrá tener acceso a menos documentos de propuesta que tuviera si fuera principal. Por tanto, es más importante que el gerente de transición de la propuesta utilice la sección "Notas de transición" en la Proposal Handover Checklist Templatela plantilla de la Lista de control del traspaso de la propuesta , para resumir las discusiones “prime-sub”, y sus acuerdos y decisiones.
Proyectos de emergenciaPara protocolos de emergencia, documentar las decisiones del diseño de proyecto y los supuestos subyacentes es de particular importancia dado la alta rotación de personal y el uso frecuente de asignación temporal para las funciones (TDY) para el diseño del proyecto y el desarrollo de propuestas.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Otros Recursos
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ProPack I: Capítulo XI: actividades pos diseño (pág. 170-174)
- Principal responsable: Gerente de transición de la propuesta (PTM-Proposal transition manager)