Acciones clave por:

Estándar 6: Planificación anticipada de la transición y el inicio (incluso, pre-adjudicación).

Hacer la transición del equipo de diseño/propuesta al equipo de puesta en marcha del proyecto, y planificar y desarrollar las actividades de puesta en marcha iniciales.

Documentar la lógica que explica el diseño del proyecto y decisiones presupuestarias para facilitar la puesta en marcha y hacer entrega al equipo de puesta en marcha del proyecto.

  • Por qué

    Los proyectos no siempre los maneja el personal que los diseñó. Documentar las decisiones del diseño de proyecto y presupuesto:

    • Crea un registro claro de la lógica detrás del abordaje técnico del proyecto, los acuerdos sobre asociaciones, asignaciones presupuestarias, selección de beneficiarios, indicadores y otras decisiones que le dieron forma al proyecto.
    • Sirve de referencia permanente y objetiva para el personal en caso que surjan dudas durante la implementación.
  • Quien

    • Principal responsable: Gerente de transición de la propuesta (PTM-Proposal transition manager)
      • El Gerente de transición de la propuesta supervisa el proceso y cumple con la documentación relevante.

    • Otros implicados: Miembros del equipo de desarrollo de la propuesta
      • Los miembros del equipo de desarrollo de la propuesta (ej., líder técnico, líder para presupuesto, líder para MEAL, líder para recursos humanos) desempeñan una función vital en la elaboración, documentación y levantamiento de información relevante sobre decisiones del diseño del proyecto y presupuesto.

  • Cuando
    • Durante todo el proceso de desarrollo de propuesta, compilando la documentación final después de presentada la propuesta.
    • Actualizar la documentación según sea necesario mientras que haga la revisión el donante y dé la notificación final.
  • Asocio
    • Proposal Handover Process: Protocol and Checklistel Protocolo y Lista de control del proceso de traspaso de propuesta  son documentos internos de CRS y se refieren a procesos estrechamente vinculados con sistemas específicos de CRS; como tales, podrían no ser muy fáciles de usar para otras organizaciones, y los socios no están en obligación de utilizarlos.
    • Sin embargo, para apoyar a los socios con sus propias transiciones desde diseño hasta puesta en marcha e implementación, CRS puede brindar orientaciones a los socios en cuanto a documentar decisiones clave en la etapa inicial de diseño, tomando ideas del Protocolo de traspaso.
  • Cuando CRS es sub-receptor

    Como sub-receptor, CRS podrá tener acceso a menos documentos de propuesta que tuviera si fuera principal. Por tanto, es más importante que el gerente de transición de la propuesta utilice la sección "Notas de transición" en la Proposal Handover Checklist Templatela plantilla de la Lista de control del traspaso de la propuesta , para resumir las discusiones “prime-sub”, y sus acuerdos y decisiones.

  • Proyectos de emergencia

    Para protocolos de emergencia, documentar las decisiones del diseño de proyecto y los supuestos subyacentes es de particular importancia dado la alta rotación de personal y el uso frecuente de asignación temporal para las funciones (TDY) para el diseño del proyecto y el desarrollo de propuestas.