Estándar 15: Acercamiento apropiado con los donantes durante toda la implementación.

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
  • El PM/CoP dirige la planificación e implementación del monitoreo de programas, finanzas, cadenas de suministro y otras operaciones, coordinando de cerca con el personal encargado de riesgo y cumplimiento del proyecto/programa de país.

• Otros involucrados: Personal de riesgo y cumplimiento de proyecto/programa de país (si son parte del personal de proyecto/programa de país); gerente financiero (FM); director de operaciones (HoOps); director de programas (HoP); personal de MEAL; personal de gestión de cadenas de suministro; otro personal de programas y operaciones (p. ej., oficiales de proyecto); personal de IDEA en el caso de proyectos con financiamiento centralizado; personal de riesgo y cumplimiento global y de la región; líderes del socio y su personal de proyecto
  • Personal de riesgo y cumplimiento del programa de país (en programas de país/proyectos donde exista dicho puesto), el FM, HoOps, personal de MEAL y gestión de cadenas de suministro realizan o dirigen actividades de monitoreo con apoyo del HoOps, HoP y otro personal de programas y operaciones, según la necesidad.
  • En el caso de proyectos centralizados, el personal de IDEA puede ayudar a clarificar los requisitos del donanteEn el caso de adjudicaciones centralizadas del USG, el personal de apoyo del proyecto típicamente prepara un "Resumen de la adjudicación" (Award Brief) durante la puesta en marcha del proyecto, en el que se resaltan los requisitos de cumplimiento clave. y pueden apoyar en la comunicación con el donante en torno a temas de cumplimiento, según sea necesario.
  • El personal de riesgo y cumplimiento global y regional brindan orientaciones y asesoría técnica, según la necesidad.
  • El personal de proyecto y los líderes del socio ayudan con el monitoreo.

• De forma continua, siguiendo el plan de implementación detalladoComo se resalta en el Estándar 7, acción clave 4, los planes de MEAL de proyecto están integrados al PID del proyecto. del proyecto (Estándar 7, acción clave 3) y los planes de gestión de cadenas de suministro así como la política de gestión financiera del subreceptor (SRFMP), Políticas y Procedimientos de CRS para MEAL, los ciclos de presentación de informes del proyecto y los reglamentos del donante según se estipulan en el convenio del proyecto.Actualizar el plan de monitoreo de cumplimiento según sea necesario después de cualquier modificación a la adjudicación.

Esta acción clave se desarrolla sobre la base de la acción clave de la puesta en marcha en la que se revisan los requisitos del donante y se orienta al personal del proyecto a que haga igual.

Siga estos pasos para garantizar que el personal adecuado lleve a cabo revisiones periódicas para garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos programáticos, financieros y de otras operaciones de CRS y del donante.

Adapte el monitoreo de cumplimiento a los requisitos del donante y a las realidades del proyecto y del socio: si bien muchas actividades de monitoreo son parecidos de un proyecto a otro, los distintos donantes tienen requisitos diferentes y cada proyecto es singular. Con apoyo de los colegas de riesgo y cumplimiento (y el personal de IDEA en el caso de relaciones con el donante centralizadas) y aprovechando los esfuerzos anteriores en el ciclo de gestión de proyectos,Por ejemplo, el proceso de revisión de convenio (ver el Estándar 8, acción clave 1 y Estándar 10, acción clave 1); diagnóstico de capacidad del socio (Estándar 6, acción clave 4); revisión actualizada del contexto operativo que se realiza durante la validación del proyecto (Estándar 7, acción clave 1); conversaciones en el taller de puesta en marcha sobre aspectos del proyecto que podrían suponer un reto desde programas, gestión financiera y/u operaciones (Estándar 10, acción clave 2), así como el monitoreo/la gestión de riesgos y problemas del proyecto que se hace periódicamente (Estándar 11, acción clave 2).
   el PM/CoP dirige al equipo de proyecto de CRS y el socio en la revisión y reflexión continua sobre el cumplimiento de los requisitos del donante, los riesgos puntuales del proyecto asociados con cumplir estos requisitos, y los avances del equipo de proyecto con respecto al cumplimiento. En algunos casos, CRS podría decidir llevar a cabo revisiones de cumplimiento del proyecto con mayor frecuencia de lo que requiere el donante porque se han identificado riesgos específicos institucionales o del contexto operativo que requieren de un monitoreo más minucioso.

1. El PM/CoP le da seguimiento con el personal programático y operativo durante toda la implementación del proyecto para garantizar que se hagan las revisiones de cumplimiento apropiadas, de acuerdo con la política de CRS y los requisitos del donante, y según la programación en el plan de implementación detallada del proyecto (PID), haciendo otras revisiones adicionales en otros momentos según se necesite.

• Según la información desprendida del diagnóstico de capacidad de gestión financiera del subreceptor (consultar el Estándar 8, acción clave 2) y otra información sobre áreas de riesgo en la capacidad de gestión financiera del socio, el PM/CoP, el personal de riesgo y cumplimiento (si son parte del personal del proyecto/programa de país), el FM y el HoOps coordinan el monitoreo apropiado del cumplimiento del socio con términos y condiciones de la adjudicación (ver además el Estándar 13, acción clave 3).
• Durante la revisión de CRS de las auditorías requeridas o de la revisión que haga el equipo de programas y finanzas de las liquidaciones del socio, podría ser que el PM/CoP y el personal de finanzas identifiquen áreas adicionales para monitorear el cumplimiento financiero. En tales casos, el PM/CoP, el personal de finanzas, HoOps y personal de riesgo y cumplimiento tratan estas inquietudes y ajustan los planes de monitoreo consecuentemente.  

• El PM/CoP garantiza que los miembros del equipo de proyecto de CRS visiten los sitios en el terreno al menos cada trimestre, para revisar que la implementación de las actividades del proyecto siga la línea del diseño de proyecto y los planes de implementación aprobados. El PM/CoP también se asegura de que el personal de CRS y el socio reúnan trimestralmente para analizar y reflexionar juntos sobre los datos desprendidos del monitoreo, de conformidad con los Procedimientos para MEAL 2.1 y 2.2,Procedimiento para MEAL 2.1: El personal de CRS se reúne con los socios trimestralmente para analizar y reflexionar conjuntamente sobre la información de monitoreo para identificar acciones de respuesta y asignar responsabilidades.
  
  Procedimiento 2.2: El personal de CRS realiza visitas trimestrales a uno o más sitios de implementación del proyecto o respuesta de emergencia.  y con el Estándar de gestión de proyectos 11 de CRS.
• El PM/CoP y el equipo de proyecto revisan la calidad de los datos de MEAL y los sistemas de recolección de datos y los enfoques según el Procedimiento para MEAL 2.4Procedimiento 2.4: El personal de CRS realiza una evaluación anual de la calidad de los datos para cada proyecto o respuesta de emergencia de dos años o más de duración y documenta los hallazgos. de CRS sobre el diagnóstico de la calidad de datos.
• El equipo de proyecto de CRS da seguimiento a otros temas de cumplimiento en lo programático que son relevantes al proyecto y al contexto operativo. Estos pueden incluir la focalización/selección de beneficiarios; disgregación de datos del proyecto; temas antitráfico y otros temas de protección; y otros requisitos especificados por el donante.Por ejemplo, la “Política para Proteger la Vida en la Asistencia de Salud Global” que se aplica en los programas de salud financiados por el gobierno de los Estados Unidos.

• El PM/CoP y el personal de operaciones realizan las actividades de monitoreo del cumplimiento en operaciones según planes acordados (para mayor detalle sobre monitoreo de la cadena de suministro, consultar el Estándar 12, acción clave 2).
• Preste atención especial al monitoreo de problemas que pueden suponer un reto para el cumplimiento en el área de operaciones, que se identificaron durante la revisión de los requisitos de cumplimiento en el taller de puesta en marcha del proyecto.
• Asegurarse que se hagan revisiones periódicas de los sistemas que garantizan el cumplimiento con los requisitos para la compra de bienes y servicios --por ejemplo, algunos donantes tienen requisitos que imponen restricciones, como una lista fija de posibles proveedores.
• En el caso de proyectos que incluyen compras, transporte, almacenamiento y distribución de bienes relacionados al proyecto, hay que garantizar que haya revisión apropiada de la gestión de cadenas de suministro por medio de sistemas de Monitoreo de la verificación de distribución (MVD) y de Monitoreo posterior a la distribución (PDM) (consultar la orientación en la Guía de administración de la cadena de suministros, Capítulo 12).

2. El PM/CoP y personal del proyecto ajustan los planes del proyecto para la revisiones de cumplimiento según la información de revisiones, evaluaciones o auditorías de proyecto internas o externas; asistencia técnica y otras visitas de monitoreo; y monitoreo continuo interno y externo del contexto operativo del proyecto como parte de la gestión normal de riesgos y problemas del proyecto (consultar el Estándar 11, acciones clave 2 y 4).  

Cumplimiento y rotación de personal: La rotación de personal del proyecto, a nivel de CRS o de un socio, puede presentar un riesgo para el cumplimiento. En dichas situaciones, asegurar que se brinde orientación apropiada al personal nuevo involucrado en las revisiones de cumplimiento para que conozca los temas de cumplimiento clave y los requisitos que son específicos del proyecto. Considerar la posibilidad de aumentar la frecuencia de las revisiones de cumplimiento hasta que se haya estabilizado la situación del personal.

3. Si hay cambios en alguna regulación del donante y/o si el donante modifica la adjudicación, el PM/CoP, personal de idea (si procede), personal de cumplimiento y riesgo (programa de país, regional y HQ) y otros (incluyendo directivos superiores, si es necesario) tratan los siguientes temas:

• Las implicaciones, de haber, de estos cambios en los procesos y sistemas de cumplimiento del proyecto, incluyendo los planes de revisión de cumplimiento.
• Cualquier orientación y capacitación que necesite el personal de CRS y el socio para garantizar que comprendan y puedan cumplir con los cambios.

4. En caso que el personal de CRS identifique riesgos críticos o problemas que requieran de una discusión y seguimiento a nivel superior al hacer revisiones de cumplimiento del proyecto, el PM/CoP escala estos problemas y riesgos hasta los directivos superiores, personal de riesgo y cumplimiento del programa de país, regional, HQ, personal de IDEA (según corresponda), y miembros de la estructura de gobernanza de proyectoUna estructura de gobernanza de proyecto consiste de un grupo de individuos que apoyan un proyecto y son responsables de potenciar el éxito del proyecto. La estructura de gobernanza del proyecto puede consistir de un reducido grupo de líderes de alto nivel para un proyecto más pequeño y menos complejo, o de una junta de proyecto más grande para un proyecto complejo que tenga múltiples socios. según sea apropiado.

• Consultar el Estándar 11, acción clave 2, para ver la guía sobre escalar internamente los riesgos y problemas críticos.
• Consultar el Estándar 15, acción clave 2 para ver la guía sobre cómo involucrar a los donantes en los riesgos y problemas del proyecto.