Acciones clave por:

Estándar 13: Gestión financiera efectiva durante la implementación de proyecto.

Lograr coherencia financiera, transparencia y administración a través de la adecuada y continua planificación financiera, monitoreo, controles y presentación de informes.

Asegurarse de que sean oportunos los avances de proyecto y la revisión de informes de liquidaciones del socio, y proporcionar retroalimentación sobre buenas prácticas y las necesidades de mejorar.

  • Por qué

    Los socios suelen ser responsables de la implementación de actividades en el terreno que tienen influencia significativa en el proyecto. Las demoras en los anticipos de fondos a los socios afectan tanto a los socios como a CRS en cuanto a la gestión de los tiempos del proyecto en general, su presupuesto y alcance. La oportuna y constructiva revisión por parte de CRS de los informes de liquidaciones logra lo siguiente:  

    • Facilitar anticipos y liquidaciones posteriores.
    • Demostrar que es buena la relación de socios, buena la administración y buen cumplimiento
    • Ayudar a mejorar la capacidad de gestión financiera del socio y apoya el fortalecimiento institucional.
  • Cuándo
    • Después del primer anticipo del proyecto, los anticipos se deben emitir antes de los 15 días naturales después de recibir el informe de liquidación del socio (consultar la Política de gestión financiera de subreceptores SRFMP).
  • Cómo

    Todos los aspectos de la implementación de esta acción clave siguen la guía en la política de gestión financiera de subreceptores (SRFMP) de CRS.

    Sig estos pasos para garantizar que sean oportunos los anticipos, y que sea constructiva la revisión de los informes de liquidaciónUn informe de liquidación es un informe financiero que contiene información prescrita que presenta un subreceptor para rendir cuentas de los gastos incurridos con un proyecto de CRS. del socio:

    1. El PM se asegura de que el socio presente previsión de caja/solicitudes de fondos en los plazos establecidos en el convenio de subreceptor.
    2. Después de que el socio presente la previsión de caja, el PM hace lo siguiente:
    • Revisa la previsión de caja y de ser necesario trabaja con el socio para modificar la previsión con base en saldos de anticipos anteriores o costos cuestionados o no-permitidos en el informe de liquidación del socio.
    • Garantiza que el Payment Request FormFormulario de solicitud de pago (PRF) sea preparado, aprobado y procesado de inmediato después de terminada la solicitud de efectivo, de acuerdo con las políticas vigentes de anticipos/liquidaciones (consultar "Políticas y procedimientos").
    1. El PM hace seguimiento con los socios según proceda, para confirmar que presenten los informes de liquidación con la frecuencia establecida en el SRFMP y según está documentado en el convenio de subreceptor.

    Involucrar a los altos niveles gerenciales para abordar problemas en cuanto a puntualidad o exactitud de los informes de liquidación del subreceptor: si un socio no liquida un anticipo de forma oportuna, o si constantemente presenta informes incorrectos, el PM/Chief of Party (CoP) y FM trabajan con el CR tomando acción apropiada según el SRFMP, y lo comunican al socio.

    1. El PM completa la primera revisión del informe de liquidación del subreceptor (consultar la Guía de pasos para revisar informes de liquidación de socios) dentro de un plazo de cinco días hábiles tras la recepción del informe de liquidación del socio, toma nota de preocupaciones o deficiencias, y transmite el informe a finanzas. La revisión del informe por parte del PM incluye lo siguiente:
    • Comprobar los gastos reportados con relación a las actividades implementadas y reportadas
    • Comparar gastos reportados con presupuesto de subreceptor aprobado

    Dependiendo del programa de país, el PM también podrá realizar la primera revisión de la documentación de apoyo presentado por el socio cuando así lo requiera el SRFMP.

    1. El personal financiero designado realiza una segunda revisión dentro de un plazo de cinco días después de recibir el informe de liquidación que le mandó el PM. La revisión por parte del personal financiero incluye lo siguiente:
    • Comprobar que sean correctos los cálculos de la liquidación
    • Revisar la documentación de apoyo (cuándo así lo requiera el SRFMP), incluyendo conformidad con los principios de contabilidad y la ley del país.
    • Transmitir al PM cualquier preocupación o deficiencias adicionales.

    Reconocer lo positivo: Aunque es importante identificar problemas que se deben corregir, el PM y personal financiero también deben reconocer los esfuerzos del socio por mejorar sus informes de liquidación siguiendo la retroalimentación de CRS. CRS también debe reconocer a los socios que presentan informes de liquidación de forma oportuna y precisa. El PM o finanzas pueden compartir las buenas prácticas de liquidación del socio con otros, según convenga.

    1. El PM elabora un consolidado escrito de la retroalimentación del informe de liquidación, incluyendo retroalimentación positiva y lo comparte con el socio.
    • Dependiendo de la naturaleza de la retroalimentación, CRS podrá solicitar una reunión formal con el socio para hablar del informe y del apoyo que puede proporcionar CRS para abordar los problemas (ver Temas para tratar en las reuniones de revisión de informe con socios (próximamente)).
    • Típicamente, el PM (o CoP, según la estructura de gestión de proyecto) entra en contacto con el socio para preparar este tipo de reuniones. Sin embargo, si la retroalimentación de CRS o la relación entre CRS y el socio es muy sensible, entonces el PM/CoP consulta con el director de programas sobre la mejor forma de abordarlo. El PM o CoP podrá solicitar apoyo del CR, según sea necesario, para preparar y realizar estas reuniones.
    • CONSEJO: Considere la posibilidad de usar un formato estándar para dar retroalimentación de informes de liquidaciones. Una plantilla estándar puede ser una manera práctica de garantizar que el informe con retroalimentación de la liquidación sea claro, constructivo y completo y que sea compartido de forma igual entre socios y en las liquidaciones. Ver ejemplo de formato en "Herramientas y Plantillas".
    1. Según sea necesario, el PM y el personal financiero apoyan al socio para resolver los problemas relacionados con costos cuestionados o en suspenso, dentro del plazo acordado.
    2. Cuando el socio haya hecho las correcciones necesarias en el informe de liquidación, el PM y finanzas indican que aprueban con su firma en el informe de liquidación.
    3. Finanzas procesa la liquidación siguiendo lo que dice en el procedimiento de "Fondos desembolsados a subreceptores" y el SRFMP en cuanto a gastos en suspenso, cuestionados o no aceptados, y archiva la documentación de la liquidación. El PM también prepara el Payment Request FormFormulario de solicitud de pago  (PRF) basado en la necesidad de efectivo del socio en el periodo entrante, después de ajustar el saldo, o costos en suspenso o cuestionados (ver Paso 2). La solicitud de pago deberá ser aprobada según la matriz de aprobación del CP.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • En caso que CRS sea subreceptor y tenga sus propios subreceptores, hay que seguir el mismo proceso.
  • Asocio
    • Esta acción se concentra exclusivamente en los socios: Ver los pasos antes mencionados sobre "Cómo" hacerlo.
  • Proyectos de emergencia
    • Seguir el mismo proceso en proyectos de emergencia.