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Estándar 13: Gestión financiera efectiva durante la implementación de proyecto.

Lograr coherencia financiera, transparencia y administración a través de la adecuada y continua planificación financiera, monitoreo, controles y presentación de informes.

Preparar proyecciones financieras anuales y trimestrales con base en el plan de implementación detallado actualizado.

  • Por qué

    Preparar periódicamente proyecciones de gasto y de necesidades de efectivo, le ayuda a los gerentes de proyecto y de presupuesto a garantizar que haya suficientes recursos disponibles cuando lo requiera la implementación. La precisión en la previsión de gastos es fundamental para la continua comparación y análisis de presupuesto que es central para una gestión financiera de proyecto eficaz. La previsión les permite a los gerentes de proyecto/presupuesto a identificar los probables gastos superiores o inferiores a lo previsto, que pueden impactar la capacidad del proyecto de cumplir con los compromisos con los participantes y donantes del proyecto, y a hacer los ajustes correspondientes en los planes del proyecto. En vista de los riesgos cambiarios que son inherentes al trabajo de una institución mundial como CRS, preparar proyecciones de gasto y de efectivo oportunas y precisas le ayuda a CRS a manejar los recursos que le han sido confiados a la institución de manera responsable que refleja el compromiso que tiene CRS con la buena administración.

  • Cómo

    Siga estos pasos para desarrollar proyecciones financieras precisas:

    Proyecciones anuales presupuestarias: Plan Anual de Programa (APP) (pulse aquí para ver los pasos de proyecciones de la previsión trimestral)

    1. El equipo directivo superior del programa de país (SMT) desarrolla un plan interno para coordinar los insumos que se necesitan para preparar el APP. El plan debe detallar la información necesaria para cada DSPN, el o la responsable de recoger dicha información y la fecha de entrega que se debe tener lista.

    • Pulsar aquí para ver la lista de Consejos para coordinar insumos para el APP. 
      • Desarrollar una hoja de cálculo con el resumen de la información de cada proyecto que se necesita para el APP (ver la Muestra de hoja de cálculo con insumos del programa de país para el APP).
      • Como mínimo, la hoja de cálculo debe incluir: DSPN, título del proyecto, monto o estimado del presupuesto del año fiscal (si se conoce), periodo de implementación de proyecto durante el año fiscal y el gerente de presupuesto responsable de preparar los insumos para el APP.
      • Otras categorías prácticas: cálculo del número de kilómetros que se manejará en el periodo de implementación, cambios proyectados en la contratación/el personal, metros cuadrados de espacio que ocupará dicho personal, número de beneficiarios directos e indirectos (evitando doble conteo entre fuentes de donantes), y el área programática.

    1. Usando las proyecciones de la tasa de cambio e inflación que proporcione el FM, el gerente de presupuesto para cada DSPN de proyecto comienza a proyectar gastos "directo-directosLos costos directo-directos son costos asociados específicamente y completamente al proyecto que se propone. Se incluyen mano de obra directa, materiales e insumos directos, sub-adjudicaciones y consultorías directas, viajes directos, y otros costos directos. Los costos en este escalón dependen enteramente del diseño de proyecto. " del año, por mes y código de cuenta. El gerente de presupuesto se concentra en los materiales de proyecto, viajes, gastos de socio, costos contractuales y otros costos directo-directosPara más información sobre categoría de gastos, consultar la Cost Guidance (guía de costos) de CRS que se encuentra más adelante en "Otros recursos". relevantes.
    • En cuanto a proyectos con fondos externos, en la mayoría de casos, el proceso de hacer proyecciones para el presupuesto anual implica convertir los presupuestos de adjudicación actuales y proyectados del año de proyecto al año fiscal de CRS (ver Preguntas para Guiar las Actualizaciones del Presupuesto y Pasos para convertir presupuestos de donantes a presupuestos del sistema Financiero de CRS). También puede implicar hacer proyecciones de las obligaciones de seguimiento que aún no se hayan finalizado.
    • Aunque el gerente de presupuesto no es el responsable de proyectar los costos de la contratación de personal, asignación de costos, ni recuperación de Costos Indirectos, si colabora con el FM/HoOps en esto, le ayudará al gerente de presupuesto a comprender las suposiciones de estas proyecciones y garantizará que el gerente de presupuesto tenga la idea general de los gastos de proyecto previstos. 

    Cerciórese de prever gastos en el mes correcto: los gerentes de presupuesto deben hacer previsión de gastos bajo el mes en el que se va a incurrir en el gasto y se hará el pagoTenga presente que presentar una factura o procesar un pago puede tomar más tiempo durante los periodos feriados (por el asueto del personal de CRS y del proveedor) y al inicio del nuevo año fiscal (por los compromisos de cierre de año de finanzas).  Por ejemplo, el equipo de proyecto alquila un local para una capacitación a finales de octubre, pero CRS paga al proveedor al recibir la factura final en noviembre. El alquiler de local de capacitación debe ser parte de la previsión de noviembre. Los gastos relacionados a los bienes de distribución (artículos u otros) son una excepción: como se señala en el paso 3 más adelante, los gastos asociados con las distribuciones (incluyendo el valor de los bienes) siempre se debe presupuestar en el mes (los meses) que CRS prevé que serán distribuidos los bienes.

    1. Según sea necesario, el gerente de presupuesto trabaja con compras para establecer las tasas de mercado actuales para los insumos y equipos clave que serán adquiridos y con el personal de cadenas de suministro para desarrollar proyecciones correctas para las actividades relacionadas con la distribución.
    • Si entre las compras planeadas en el año se incluyen activos fijos, consultar con el FM para garantizar que se le dé tratamiento adecuado y se incluya la devaluación donde- y en el caso que corresponda.
    • Si el proyecto incluye la distribución de bienes a los participantes, el gerente de presupuesto trabaja de cerca con el personal de gestión de cadenas de suministro para desarrollar las proyecciones de presupuesto anual. Calcular los costos y la programación de artículos u otros bienes, el flete, otros gastos de transporte y de distribución. Incluir en el presupuesto los gastos asociados con la distribución de dichos bienes (incluyendo el valor de los bienes en sí) en el mes (los meses) que se espera distribuir los bienes. Si habrá múltiples distribuciones, estimar los valores con base en la cantidad de distribución planeada de cada mes. 
    1. El personal de operaciones calcula los costos restantes de proyecto para completar la proyección financiera (FM calcula costos de personal de proyecto y recuperación de Costos Indirectos, y el HoOps calcula la asignación de costos del proyecto).   
    2. El HoP y HoOps revisan los montos totales proyectados, usando la Lista de control del revisor del presupuesto que se incluye en la guía del APP.
    3. El CR revisa y da el visto bueno de la versión final del APP antes de que lo revise el oficial financiero regional.

    Proyecciones de la previsión trimestral: previsiones de efectivo y gastos

    Nota: Al comienzo del año fiscal, el presupuesto general del programa de país y/o plan individual del proyecto habrán cambiado y serán distintos de los presupuestos y planes usados para preparar el APP. Esto suele ser por las decisiones de los donantes en cuanto a propuestas presentadas, montos de presupuesto que se traspasa del año fiscal anterior para proyectos con fondos externos, o actualizaciones de PID (ver Estándar 11, acción clave 4). En tales casos, los directivos superiores y gerentes de presupuesto siguen el proceso antes descrito para hacer la previsión de los gastos del año fiscal en eBudget o (en el caso de proyectos nuevos) directamente en un formulario de la plantilla de presupuesto (BTF) (consultar el Estándar 8, acción clave 4). Si no se actualiza las previsiones, será más difícil hacer el análisis de presupuesto-versus-gastos, y la toma de decisiones relacionada con la gestión del proyecto . Notar que las actualizaciones de las previsiones de efectivo y gastos se deben hacer continuamente, a medida que las propuestas se ganen o pierdan y se hagan modificaciones a las adjudicaciones.

    Las previsiones de efectivo y las previsiones de gastos: Para tener un panorama de las diferencias entre previsión de efectivo y de gastos, consultar el documento ¿Cuál es la diferencia? Una comparación de previsiones de efectivo y de gastos.

    1. El gerente de presupuesto revisa los gastos hasta la fecha en el BCR más reciente.

    • Pulsar aquí para la lista de Puntos clave que se debe analizar como parte de la revisión del BCR.
      • Analizar las varianzas, incluyendo si alguna de las actividades que ocurrieron en el período anterior aún no se han cargado a gastos al final del trimestre; de ser así, los costos asociados con estas actividades se deben incluir en la previsión de efectivo trimestral, si es que los va a pagar el programa de país.
      • Analizar los gastos mensuales de personal de proyecto y la asignación de costo. Aunque finanzas preparará los números finales de la previsión de estas categorías de costo, los gerentes de presupuesto deben analizar las tendencias para determinar el impacto de estos costos mensuales en los recursos disponibles para las actividades de programación y otros costos directo-directos del proyecto. Si las tendencias indican que los gastos de personal o asignación de costos serán mucho menores o mayores a lo presupuestado, los gerentes de presupuesto deben ajustar los gastos directo-directos de manera correspondiente, para garantizar que sea efectiva la gestión de recursos del proyecto y su alcance.
      • Analizar los compromisos para garantizar que las obligaciones pendientes como órdenes de compra, se tomen en cuenta en las previsiones de gastos y de efectivo y en la gestión de presupuesto en general.

    1. El gerente de presupuesto también revisa el plan de implementación detallado (PID) más actual para identificar las actividades planeadas para el periodo entrante, incluyendo actividades de gestión de cadenas de suministro y de contratación de personal.

    • Pulsar aquí para ver más Consejos para el uso del PID para elaborar previsiones de efectivo.
      • Actividades de compras: En el caso que se planea comprar suministros, equipos u otros bienes, el gerente de presupuesto o PM/CoP consulta con el personal de compras para confirmar que los precios unitarios/tasas de mercados estén actualizados.
      • Actividades de distribución: En el caso de proyectos con distribución de bienes, el gerente de presupuesto o PM/CoP y el personal de gestión de cadenas de suministro revisan el plan de distribución, plan de envío y programación de transporte, que guían las previsiones de gastos relacionados con la distribución (consultar el Estándar 12, acción clave 1 para ver la guía sobre planificación de gestión de cadenas de suministro).
      • Actividades de recursos humanos: si se prevén cambios en la contratación de personal, el gerente de presupuesto o PM/CoP consulta con recursos humanos para confirmar los cambios y su programación. Por ejemplo:
        • El equipo de proyecto necesita reclutar personal para llenar una vacante o un puesto recién aprobado en el proyecto. El gerente de presupuesto o PM/CoP consulta con recursos humanos para confirmar las necesidades de personal y los probables tiempos para finalizar el reclutamiento.
        • El proyecto está entrando a la fase de cierre y ha planeado una reducción progresiva de personal dentro del equipo de proyecto grande. El PM/CoP confirma estas gestiones con recursos humanos.

      Con base en estas conversaciones con el gerente de presupuesto o PM/CoP, el personal de recursos humanos le brinda al FM la información necesaria para prever los salarios y las prestaciones.

    1. Usando el análisis de los pasos 1 y 2, el gerente de presupuesto desarrolla proyecciones financieras actualizadas para cada DSPN de proyecto, por mes y código de cuenta, para lo que queda del año fiscal (ver Pasos para convertir presupuestos de donantes a presupuestos del sistema financiero de CRS).
    2. El gerente de presupuesto usa las proyecciones por mes y código de cuenta para preparar las previsiones trimestrales. 
    • Para hacer la previsión de efectivo, el gerente de presupuesto usa la proyección y le resta aquellos costos que no se pagan en el país - es decir, ICR, salarios y prestaciones de personal expatriado, viajes internacionales que se pagan por medio de la agencia de viajes de CRS y los pagos que debe hacer CRS HQ u otro programa de país. Después de hacer estos ajustes, el gerente de presupuesto presenta la solicitud de efectivo total mensual de país para cada DSPN de proyecto para finanzas (típicamente usando la Plantilla de Previsión de efectivo), junto con el número estimado de kilómetros que se van a manejar por mes, para facilitar el cálculo de costos del pool de vehículos. 
    • Para la previsión de gastos, el gerente de presupuesto u otro designado, da entrada a eBudgetEl gerente de presupuesto da entrada a esta información a la hoja de "Previsión" o de "Gastos" dependiendo del nivel de detalle. los costos directo-directos revisados de la actividad de proyecto.

    Hacer la previsión de gastos de la asignación de costos: para los proyectos que entren en su fase final, el FM se asegura de que ninguno de los gastos de asignación de costo se prevean más allá de la fecha final del proyecto o vencimiento de la adjudicación. En cuanto llegue a la fecha final el proyecto o la adjudicación venza, la herramienta de asignación de costo se apaga automáticamente para evitar cargos posteriores de asignación de costo al proyecto. Finanzas procesa manualmente cualquier entrada de ajuste de asignación de costo que se necesiten hacer después de la fecha final del proyecto o vencimiento de adjudicación.

    1. El HoP, HoOps y FM revisan las previsiones del gerente de presupuesto para efectivo y gastos; el gerente de presupuesto modifica las proyecciones según sea necesario, basado en la retroalimentación.
    2. En el caso de las previsiones de gastos trimestrales, el FM prepara un análisis de la previsión de gastos modificado comparado con el Presupuesto aprobado por la Sede, usando la herramienta FAACT (Financial Analysis, Action and Communication Tool)El FAACT tiene como propósito identificar y abordar problemas sistémicos, proporcionar un mecanismo para garantizar que los costos indirectos estén en línea con los costos directos y comunicar supuestos y expectativas críticas que están a la base de ambos. .  
    1. El representante de país revisa y aprueba las proyecciones finales y el FAACT (para las proyecciones de gasto trimestral) antes de presentarlo a la región o HQ.
  • Asocio
    • El gerente de presupuesto debe incluir las necesidades de efectivo y proyecciones de gasto de los socios en todas las previsiones de efectivo y gastos del proyecto.
    • CRS debe acompañar a los socios al preparar y actualizar sus propias proyecciones de efectivo y gastos, y periódicamente analizar los balances de efectivo y planes de gasto (ver también Estándar 13, acción clave 3).
    • Es muy importante mantener comunicación abierta y oportuna entre CRS y los socios sobre todo cambio en los PID de los socios, incluyendo la calendarización de actividades, ya que los cambios en los niveles del socio impactarán las previsiones que haga CRS. Si bien las reuniones de planificación y revisión trimestral son una oportunidad para que se dé esta comunicación, hay que hacer hincapié con los socios que es importante que sea oportuna la comunicación cuando aparezcan cambios significativos.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso cuando CRS sea subreceptor.
  • Proyectos de emergencia
    • La naturaleza fluida de las respuestas a emergencias, en particular las emergencias de "inicio rápido", requiere de revisiones frecuentes de las previsiones de gasto y proyecciones de necesidades de efectivo. Aunque preparar las previsiones de efectivo y gastos trimestrales siempre es necesario, hay que dar seguimiento y ajustar los pronósticos con la frecuencia que sea necesario en contextos de emergencia. 
    • En cuanto a previsión de efectivo en emergencias, el equipo directivo superior puede establecer un monto de reserva de efectivo para incluir cada mes o trimestre para asegurar que en el país haya disponibilidad de fondos para compras de emergencia.

Recursos Clave

Plantillas y Herramientas

Otros Recursos