Estándar 12: Gestión efectiva de bienes en toda la cadena de suministro.
Gestionar de manera efectiva y eficiente la cadena de suministros por medio de la colaboración estrecha entre programas, finanzas y otros equipos operativos, para abastecimiento, acopio, mantenimiento y entrega de bienes del proyecto, ya sea para beneficiarios o para su consumo interno.
Monitorear la implementación de las actividades de la cadena de suministros para compartir información clave con actores y realizar mejoras donde se necesiten.
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Por qué
Los bienes del proyecto son parte crítica de la implementación de proyecto, le permiten a CRS entregar servicios y garantizar que el personal tenga el equipo necesario para implementar y gestionar las actividades del proyecto de manera efectiva. Los bienes del proyecto suelen representar una gran parte del presupuesto del proyecto, y como resultado, muchos actores internos y externos a menudo piden información actualizada sobre la gestión y el estado de dichos bienes. Monitorear y documentar el estado de los bienes del proyecto al pasar por la cadenas de suministros logra lo siguiente:
- Pone a la disposición de actores interesados, información clave del desempeño del proyecto.
- Ayuda a que el equipo de proyecto identifique las formas de aumentar la eficiencia y efectividad.
- Contribuye a la buena administración del proyecto en general.
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Quién
- Principal responsable: Gerente de la cadena de suministros
- El gerente de la cadena de suministros (u otro individuo a cargo de la cadena de suministros en caso de que no haya gerente de cadena de suministros) con ayuda del coordinador de MEAL y socios (si es relevante), define los indicadores clave de desempeño (en inglés, “key performance indicators” o KPIs) relacionados con las actividades de la cadena de suministros, garantiza que se recopilen datos para los KPI y sean analizados por el personal de cadena de suministros, y que se tomen las acciones respondiendo a los datos de KPI.
- Otros implicados: Personal de la cadena de suministrosEl personal de cadenas de suministros incluye el gerente de adquisiciones, gerente de bodega, gerente de logística, oficial de transporte y otros. Para mayor información sobre los roles de administración de cadena de suministros (ACS), consultar el Capítulo 2: Roles y Responsabilidades de la Guía de administración de la cadena de suministros, y el Sitio de descripciones de puestos estándar.
; coordinador MEAL; gerente de proyecto (PM) o chief of party (CoP); gerente financiero (FM); socios
- El personal de la cadena de suministros implementa y rinde informes sobre las actividades de la cadena de suministros y hacen análisis y planes de acción;
- El coordinador de MEAL ayuda al personal de cadena de suministros a definir los indicadores de desempeño de la cadena de suministros, y trabaja con el personal de la cadena de suministros y el PM/CoP para reflexionar sobre la información relacionada con la cadena de suministross del sistema MEAL del proyecto;
- Los socios participan en la recolección y el análisis de datos para la gestión de la cadena de suministros;
- El PM/CoP y el FM participan en el análisis de las actividades de la cadena de suministros e incorporan información a otros planes, pronósticos e informes del proyecto.
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Cuándo
- Monitorear continuamente KPI de la cadena de suministros, con análisis y toma de decisiones trimestral para mejorar rendimiento.
- Monitorear los datos relacionados con la cadena de suministros dentro del sistema MEAL del proyecto con la frecuencia establecida en el plan y manual operativo de MEAL del proyecto.
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Cómo
Siga estos pasos para monitorear la implementación de actividades de la cadena de suministros y tomar decisiones consecuentemente:
Monitorear los KPI de la cadena de suministros
- El gerente de cadena de suministros (o su equivalente) establece KPI relacionados con el desempeño de la cadena de suministros con base en la naturaleza del proyecto.
- Consultar los KPI ilustrativos del desempeño de la cadena de suministros en Guía de administración de la cadena de suministros, Sección 12.IV.
¿Qué son los KPI de la cadena de suministros? Los KPI son indicadores internos monitoreados por el personal de cadenas de suministros para recabar información sobre la totalidad del sistema de cadena de suministros e identificar áreas de mejora. Los KPI son esenciales en los programas de distribución masiva; pero, incluso en los programas más pequeños, mantener KPI de la eficiencia de la cadena de suministros (p. ej., el tiempo que toma procesar solicitudes de compras) puede ayudar a aumentar la eficiencia y efectividad.
- El gerente de la cadena de suministros desarrolla o modifica formularios de recopilación de datos actuales para recabar información sobre los KPI de la cadena de suministros.
- El coordinador de MEAL podría ofrecer guía si el gerente de la cadena de suministros no posee suficiente experiencia en desarrollo de formularios.
La colaboración entre actores de programación (incluyendo a MEAL), cadena de suministros y otros actores relevantes, al completar formularios de recolección de datos, puede ayudar a evitar redundancias entre departamentos y garantizar que los datos sean recolectados en las herramientas actuales para máxima eficiencia, en vez de crear herramientas y análisis separados.
- De conformidad con los enfoques de gestión adaptativas resaltados bajo el Estándar 11, acción clave 4, el PM/CoP, gerente de la cadena de suministros y FM modifican los planes (plan de implementación detallado, propuesta de flujo, planes de distribución, plan de despacho, previsiones de gasto/flujo de efectivo, etc.) según sea necesario basado en el análisis y la toma de decisiones colaborativos, creando un ciclo de planificación y monitoreo (consultar Estándar 12, acción clave 1).
Para incrementar la eficiencia y la colaboración transdisciplinaria, vincule la revisión de gestión de la cadena de suministros con las reuniones trimestrales de revisión y planificación del proyecto. Estas reuniones son oportunidades para revisar el progreso y refinar los planes basados en un análisis del cuadro completo del proyecto, desde la óptica programática, financiera y de otras operaciones. En algunos proyectos, especialmente aquellos proyectos con equipos de gestión de cadena de suministros grandes, puede ser más idóneo organizar una reunión previa enfocada en la gestión de la cadena de suministros antes de la reunión de revisión del proyecto trimestral con el PM/CoP o gestión de cadena de suministros, que compartir los puntos claves de dicha reunión en una reunión trimestral más amplia.
Monitorear los elementos de la cadena de suministros en un sistema MEAL de proyecto más amplio
- De conformidad con los requisitos definidos durante el taller de elaboración del sistema MEAL (consultar el Estándar 7, acción clave 4), el personal de cadena de suministros, personal de distribución y personal de monitoreo recogen datos de los indicadores y elaboran informes cuantitativos y analíticos para presentar al equipo de proyecto y al equipo de cadena de suministros. Estos informes deben fundamentar los análisis regulares y la toma de decisiones en cuanto al proyecto, y también pueden nutrir los informes externos para presentar a donantes, como los informes de progreso sobre los participantes atendidos.
- El PM/CoP y el coordinador de MEAL trabajan con el personal de la cadena de suministros para compartir información relevante con actores externos por medio de informes según las necesidades de información y requisitos de los actores (para guía sobre los informes para donantes, ver Estándar 15, acción clave 3).
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Asocio
- Los socios suelen realizar porciones críticas de la gestión de la cadena de suministros y recopilación de datos. Por tanto, en el caso de los KPI y otras actividades para la recopilación de datos, en la medida de lo posible, involucrar a los socios en la redacción de los indicadores y el diseño de la metodología de recaudación de datos.
- Brindar a los socios suficiente capacitación para poder manejar los bienes del proyecto y recopilar datos.
- Involucrar a los socios en el análisis de la gestión de la cadena de suministros y en preparar informes sobre los datos.
Cuando CRS es subreceptor- Cuando CRS sea subreceptor, se vuelve un proceso consultivo con el receptor principal, en cuanto a la distribución de la cual es responsable CRS. En caso de que CRS mantenga responsabilidades principales de compras y distribución, seguir el proceso antes descrito.
Proyectos de emergencia- Durante las emergencias, concentrar el monitoreo de desempeño en la información más esencial de la gerente de cadena de suministros, que incluye a los participantes atendidos. Dicha información es importante para los reportes de Situación (SitRep), acercamiento con donantes y crecimiento estratégico.
- A menudo, las emergencias requieren que CRS trabaje en zonas donde la información estándar sobre la cadena de suministros no es de fácil acceso, y son numerosas las limitaciones logísticas y hay un ámbito de seguridad potencialmente fluido. En tales casos, registrar los datos relacionados con la funcionalidad, el esfuerzo y el costo de gestión de cadenas de suministros y darles seguimiento, puede ayudar a mejorar la planificación continua de los servicios del proyecto. Puede además ayudarle a CRS a explicar los cambios que ocurren con el transcurso del tiempo a los actores interesados.
- Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. El Kit de herramientas incluye recursos sobre adquisiciones, distribución, logística, almacenamiento y otros recursos de gestión de la cadena de suministro en inglés, francés y español. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Otros Recursos
- Principal responsable: Gerente de la cadena de suministros