Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.
Hacer acercamiento con el donante antes y (según sea posible) durante el diseño y desarrollo de la propuesta para fomentar un alcance de proyecto, presupuesto y cronograma manejables y realistas, en línea con las prioridades del donante.
Responder a la retroalimentación y preguntas del donante sobre la propuesta de manera oportuna y profesional.
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Por qué
Dar seguimiento a una convocatoria de propuesta de donante generalmente es un proceso sumamente competitivo que puede extenderse más allá de presentar la propuesta. El donante puede pedir que clarifiquen, o sugerir o exigir modificaciones en la propuesta. Las propuestas se pueden ganar o perder en el proceso de responder a la retroalimentación del donante. CRS debe tratar este momento con la misma seriedad que trata la misma propuesta de desarrollo. Al responder de manera oportuna, completa y profesional a la retroalimentación y preguntas del donante se logra lo siguiente:
- Demostrar capacidad de respuesta de CRS y el respeto por los tiempos del donante.
- Destacar la capacidad de CRS de hacer gestión de manera profesional y con puntualidad.
- Realzar la competitividad de CRS en el proceso de la propuesta.
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Quién
- Principal responsable: Coordinador de la propuesta (u otro individuo señalado por el representante de país)
- El coordinador de la propuesta (u otro personal que señale el CRSi el programa de país cuenta con un miembro de personal de crecimiento (BD), dicha persona típicamente sería coordinador de la propuesta o asumiría sus rol. Si ya no está disponible el coordinador de la propuesta, y no hay personal de BD en el programa de país, es probable que el CR solicite que lidere este proceso uno de los siguientes: el jefe de programas, personal de crecimiento (BD) regional (en consulta con la región), o el gerente de transición de la propuesta , si ya no está disponible el coordinador de propuesta) lidera el proceso de preparar la respuesta de CRS al donante.
- Otros implicados: Representante de país (CR); personal de crecimiento (BD) del programa de país; miembros del equipo de desarrollo de propuesta; equipo directivo superior del programa de país (SMT); personal de crecimiento (BD) de la región; personal de IDEA según proceda; y asesores técnicos según la necesidad
- Los miembros del equipo de desarrollo de propuesta brindan insumos para las respuestas sobre componentes específicos;
- Los miembros del SMT, personal BD de la región, y personal de IDEA brindan apoyo en la preparación y revisión de la respuesta;
- Los asesores técnicos de la región y HQ brindan insumos para preguntas específicas, según sea necesario.
Use la técnica del telescopio para oportunidades multi-país o globales: modifique la lista anterior de individuos y los pasos "Cómo" a continuación para reflejar a los actores y niveles de involucramiento apropiados para una oportunidad multi-país o global.
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Cuándo
- Dependiendo del cronograma del donante
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Cómo
Siga estos pasos para responder de manera oportuna y profesional a la retroalimentación y preguntas del donante:
- El individuo que recibe retroalimentación del donante (“carta de interrogantes” o Issues Letter)Para oportunidades de financiamiento competitivas los donantes emitirán una carta formal detallando su retroalimentación y pidiendo modificaciones para que la propuesta sea considerada. En las oportunidades de financiamiento del gobierno de EE.UU., esta se suele llamar "carta de interrogantes". En otras oportunidades, la retroalimentación del donante puede quedar detallada en un correo electrónico. —típicamente el CR en gestión local, o personal de IDEA en propuestas centralizadas—comparte con el SMT del programa de país y con el coordinador de propuesta, si está disponible, enviando una copia al personal BD de la región y los de IDEA, según proceda.
- En lo posible, se debe reunir información sobre la posibilidad de que algún competidor también haya recibido retroalimentación formal (p. ej., una carta de interrogantesUna carta de interrogantes es una comunicación formal por parte de un donante después de la revisión de una propuesta o solicitud. A una carta de interrogantes también se le puede llamar carta de "Solicitud de Clarificación y Modificación de Solicitud", una carta de "Solicitud Modificada Final", una carta de "Mejor y Final Oferta", etc. La carta contiene preguntas y comentarios del donante que debe responder el solicitante para ser considerado para la adjudicación de subvención o contrato. ).
- El personal involucrado en preparar la respuesta de CRS varía según la naturaleza de los temas que plantea el donante. Idóneamente, participarán los miembros del equipo de desarrollo de propuesta. Además del tomador de decisiones de la propuestaConsultar la Lista de roles/responsabilidades y calificaciones del equipo de desarrollo de propuesta (inglés), para ver más sobre el rol del tomador de decisiones.
los miembros del equipo de desarrollo de propuesta involucrados en responder a la retroalimentación del donante, probablemente incluyan los siguientes:
- Líder técnico
- Líder de presupuesto
- Líder MEAL
- Todo personal involucrado en preparar la respuesta de CRS al donante analizan la retroalimentación del donante.
- Se debe prestar suma atención a la retroalimentación del donante en cuanto a alcance y enfoques programáticos, porque los cambios en éstos pueden causar efecto de cascada en otros componentes del documento técnico y el de costos.
- Presentar las respuestas de manera cuidadosa y estratégica, proporcionando sólo la información necesaria para responder a la pregunta—evitando provocar nuevas preguntas.
- Analizar la retroalimentación del donante buscando "alertas", es decir, si piden modificaciones que son incongruentes con los estándares de gestión de proyectos de CRS, especialmente en la siguientes áreas:
- Asignación de recursos apropiados para las actividades del proyecto.
- Alcance realista del proyecto.
- Tiempos adecuados para que la puesta en marcha del proyecto, su ampliación de escala y cierre se hagan de forma responsable.
- Identificar los cambios sugeridos CRS ha de abordar, y cuáles cambios sugeridos necesitan una respuesta diferente - p. ej., cuando las modificaciones que solicita el donante afectan la habilidad de entregar resultados de calidad o de gestionar el proyecto de manera coherente con las prioridades de CRS. Para dichos cambios solicitados, la mejor respuesta podría ser pedir que se clarifique y/o justifique la información que está en la propuesta.
“Rompecontratos”“Dealbreakers” en inglés. en la retroalimentación del donante: si la retroalimentación del donante es significativa, el representante de país (CR) convoca una reunión de miembros clave del equipo de desarrollo de propuesta, personal regional de crecimiento y administración, incluyendo al director de la región según sea necesario, y otro personal de IDEA si es apropiado (p. ej., para oportunidades que tienen alto valor, son estratégicas, o son centralizadas) para hablar de los factores decisivos o “rompecontratos” señalados en la retroalimentación del donante que puedan resultar en una negativa por parte de CRS. Ciertas problemáticas podrían ser de tanta importancia que CRS podría decidir que lo mejor es retirar la propuesta. En este caso, el proceso culmina preparando cuidadosamente una respuesta en la que se explica la decisión de CRS.
- El coordinador de la propuesta (u otro personal identificado por el CR) lidera al equipo de CRS en desarrollar un plan para responder de manera completa, profesional y oportuna.
- El plan debe incluir al miembro de personal de CRS responsable de cada parte de la respuesta, y el plazo para preparar la parte de la respuesta que se requiere.
- El plan debe contemplar suficiente tiempo para su revisión a los niveles de programa de país, de región (para oportunidades de alto valor o estratégicas) y de HQ (para relaciones centralizadas con donantes y las oportunidades de alto valor o de algún valor estratégicas).
- El coordinador de la propuesta compila los borradores de respuesta preparados por colegas, los corrige para garantizar que sean claros, completos y respondan a las guías del donante, y los manda para revisión según se detalla en el plan.
- Use la Lista de control para comunicados y documentos de alta calidad para los donantes, para revisar el borrador de respuesta.
- El coordinador trabaja con el equipo para abordar los comentarios de la revisión, y manda la respuesta final al CR o personal de IDEA para su revisión final y posterior presentación al donante.
- Se hace notar que en algunos casos habrá más retroalimentación y preguntas del donante y el proceso de respuesta puede repetirse varias veces.
Defensa oral: cuando un donante necesite una defensa oral, piense de modo estratégico quién debería representar a CRS y sus socios. Hay que preparar los temas de discusión y las presentaciones, y entrenar a los que van a participar.
- El coordinador de la propuesta incluye toda la información relevante recabada durante el proceso de respuesta a la retroalimentación del donante, incluyendo la respuesta formal, en el archivo de traspaso de la propuesta.
- El coordinador de la propuesta también pone la carta de interrogantes/respuesta como documento clave en el Opportunity Record en GatewayEn caso que el donante no apruebe la propuesta de CRS, guarde la notificación del donante y todas las cartas o notas del comunicado en Opportunity Record en Gateway, así como el archivo de traspaso de la propuesta. .
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Asocio
- La retroalimentación del donante puede afectar el alcance de trabajo que ha propuesto el socio (por ejemplo, si el donante quiere aumentar parte del proyecto, o reducir la escala). Revisar esta retroalimentación con el socio, y trabajar con el socio para preparar la información y respuesta apropiada en el plazo que asigne el donante.
- Actualizar a los socios sobre la retroalimentación del donante, aunque no afecte directamente el alcance del socio. En lo posible, involucrar a los socios en dar forma a la respuesta para preguntas de temas generales que tengan que ver con el enfoque técnico, focalización, etc.
Cuando CRS es subreceptor- Responder de manera oportuna y completa a las peticiones de insumos o retroalimentación que haga el receptor principal, basado en la carta de interrogantes u otra retroalimentación del donante que reciba el principal.
- Pida que el principal comparta la carta de interrogantes o su equivalente. Si no pueden compartir la carta de interrogantes completa, pida los fragmentos que sean de relevancia para CRS.
- Apoye al principal según sea apropiado para responder a las preguntas y los temas más globales.
Proyectos de emergencia- Siga el mismo proceso en el caso de un proyecto de emergencia, usando la técnica del telescopio según la necesite para responder a plazos más cortos.
- Actualice e involucre al personal del Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) para responder a preguntas del donante.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Otros Recursos
- Principal responsable: Coordinador de la propuesta (u otro individuo señalado por el representante de país)