Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.

• Principal responsable: Coordinador de la propuesta
  • El coordinador de propuesta es el responsable de garantizar que el equipo de desarrollo de propuesta tenga información sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante y los comprenda, y que los incorpore al diseño del proyecto y los documentos de la propuesta.

• Otros implicados: equipo de desarrollo de propuesta (líderes técnico, recursos humanos y presupuesto); personal de compras y cadenas de suministro del programa de país y HQ; personal de riesgo y cumplimiento del programa de país y HQ; personal de IDEA
  • El líder técnico de la propuesta redacta la programación de actividades de la propuesta con esta información;
  • Los líderes de presupuesto y recursos humanos de la propuesta garantizan que la planificación del presupuesto y contratación de personal sean apropiados, basado en consideraciones del donante;
  • El personal de IDEA y personal en el programa del país y HQ de compras, de gestión de cadenas de suministro, y los de riesgo y cumplimiento proporcionan información adicional sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante.

• Durante la planificación de capturaPlanificación de captura es el proceso de identificar oportunidades particulares de financiamiento, evaluar el ambiente y emplear estrategias para aumentar las probabilidades de ganar una oportunidad específica. La planificación de captura toma lugar antes de que se publique la oportunidad de financiamiento.  y diseño de proyecto

Esta acción clave es complemento del Estándar 2, acción clave 3 (sobre programación de proyecto apropiada), Estándar 3, acción clave 2 (sobre alinear presupuesto, actividades y plan de contratación de personal​), y Estándar 3, acción clave 4 (sobre arreglos para subadjudicación del socio).

Siga los siguientes pasos para garantizar que se desarrollen actividades, programación, plan de contratación de personal y presupuesto para el proyecto, que sean realistas y fundamentados en procesos y requisitos del donante.

Recabar información en cuanto a procesos, requisitos y preferencias de los donantes

1. A inicios del proceso de diseño (idóneamente durante la planificación de captura), el coordinador de propuesta lidera al equipo de desarrollo de propuesta en recopilar información sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante, y las preferencias en áreas programáticas y operativas clave.

• Se debe incluir este paso de recolección de información en el cronograma de desarrollo de propuesta.
• La Lista de control de realidades del donanteLa Lista de Control de Realidades del Donante incluye una serie de preguntas que le ayudan al equipo de desarrollo de propuesta a identificar y analizar los procesos, cronogramas, requisitos y las preferencias de los donantes. Las preguntas se incluyen para el proceso de revisión de propuesta y adjudicación del donante, y para requisitos, procesos y preferencias en las siguientes categorías: gestión financiera, auditoría; recursos humanos; compras; gestión de bienes y cadenas de suministro; y programática.  brinda una serie de categorías de información y preguntas, y un formato para resumir la información y el análisis.
• Revisar información-historial del donante y documentos particulares de la oportunidad de financiamiento (p. ej., USDA 101) para responder a las preguntas en la lista de control.
• Consultar extensamente con personal de IDEA, compras y gestión de cadenas de suministro, personal de riesgo y cumplimiento, y con otros para obtener la información más actualizada sobre el donante.
• Trabajar con personal de IDEA, según sea necesario, para contactar al donante y clarificar los requisitos.

Analizar las implicaciones y planificar consecuentemente

2. El equipo de desarrollo de propuesta analiza el impacto que tienen los procesos, cronogramas, requisitos y preferencias de donante en las actividades, programación, contratación de personal y elaboración de presupuesto del proyecto.

• Hacerlo cuanto antes en el proceso de diseño de proyecto.
• Consultar con personal de HQ y la región sobre estrategias y acciones apropiadas para manejar estas implicaciones (p. ej., en un entorno de atención a emergencias, solicitar una carta de autorización previaUna carta de autorización previa (PAL por sus siglas en inglés) la emite el donante antes de firmar la adjudicación. Las cartas PAL se usan en situaciones donde el proyecto debe comenzar de inmediato y todos los asuntos programáticos y técnicos se han resuelto. Típicamente, en una carta PAL se establece la fecha desde la cual el adjudicatario podrá ser reembolsado por costos del programa antes de fecha que se firme la adjudicación. En el caso de financiamiento del gobierno de los EE.UU., la PAL no sobrepasa el 20 por ciento del presupuesto total del programa. De conformidad con 22 CFR 226.25(e) (1), las PAL le permiten al receptor incurrir en costos admisibles pre-adjudicación durante hasta 90 días naturales antes de la adjudicación.
  
  De conformidad con la Política y Procedimiento de Acuerdos de CRS, una PAL emitida por un donante u otra organización (principal) requiere de la aprobación escrita del director regional (RD). La autorización del RD significa que el CP/RO han dispuesto fondos discrecionales para cubrir los gastos bajo la PAL aprobada, en caso que el acuerdo no se llegue a firmar.
    ; proponer una fecha de inicio de actividades en línea con el año escolar o calendario agrícola, según proceda, y elaborar una justificación apropiada).
• Para donantes con requisitos particularmente complejos en cuanto a financiamiento o cumplimiento, identificar un encargado de revisión centrado en verificar cumplimiento para que revise todos los borradores (consultar Estándar 2, acción clave 5 en la revisión de propuesta).

3. Para proyectos con requisitos de cumplimiento complejos, el equipo de desarrollo de propuesta, incluyendo tomador de decisiones, consideran incluir un puesto de gerente de subvención, o de riesgo y cumplimiento, en el plan de contratación de personal del proyecto (consultar Estándar 4, acción clave 1 sobre cómo determinar una estructura de personal de proyecto apropiada).

Pedir retroalimentación en cuanto a qué tanto se reflejan las realidades del donante en el diseño del proyecto, y finalizar los planes consecuentemente.

4. El equipo de propuesta pide explícitamente retroalimentación a los encargados de revisión, incluyendo los que se concentran en cumplimiento, para conocer en qué medida las actividades, programación, contratación de personal, y presupuesto incorporan las consideraciones relacionadas con los procesos, preferencias y requisitos de cumplimiento del donante. Hay que hacer esto en todas las etapas de revisión de la propuesta.

• Identificar individuos con fuertes conocimientos del donante para hacer la revisión.
• Compartir la información y el análisis que están compilados en la Lista de control de realidades del donante como referencia para los encargados de la revisión.
• En la etapa de redactar los primeros borradores, hay que pedir que los encargados de la revisión sugieran maneras de abordar las consideraciones del donante más efectivamente, siempre maximizando los recursos y el tiempo disponible para la programación.

5. El coordinador de la propuesta debe garantizar que la propuesta final incorpore la retroalimentación de los encargados de revisión.

Construir la base de conocimientos de CRS sobre cómo diseñar para las realidades del donante: documentar problemáticas clave y aprendizajes para en beneficio de futuros equipos de desarrollo de propuesta; guardar esta información en el registro de la oportunidad de propuesta y compartir con el personal de IDEA y de la región.