Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.
Hacer acercamiento con el donante antes y (según sea posible) durante el diseño y desarrollo de la propuesta para fomentar un alcance de proyecto, presupuesto y cronograma manejables y realistas, en línea con las prioridades del donante.
Asegurarse que el programa de actividades y el presupuesto del proyecto tomen en cuenta el proceso de toma de decisiones y cronogramas del donante, y las consideraciones de mercadeo y cumplimiento.
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Por qué
Así como tiene sus procesos, ritmos y requisitos internos CRS, también los tienen los donantes. Los procesos, requisitos y preferencias de los donantes—p. ej., procedimientos para revisar propuestas y cronogramas para negociar acuerdos, aprobar adjudicaciones y/o aprobar requerimientos o productos a entregar—puede tener un impacto significativo en la calendarización de las actividades del proyecto. Esto, a su vez, afecta el momento que CRS debe reclutar el personal del proyecto, planear gastos del presupuesto y fijar objetivos programáticos, etc. Cumplir los requisitos de los donantes también puede impactar los gastos de viaje, las necesidades de contratar personal para operaciones de CRS, y otros insumos. Identificar y tomar en cuenta los plazos del donante, sus requisitos de cumplimiento y sus preferencias al programar las actividades de la propuesta, planificar la contratación de personal y elaborar el presupuesto hace lo siguiente:
- Crear presupuesto y programación de actividades más realistas y factibles.
- Ayudar al personal de proyecto de CRS a cumplir apropiadamente las expectativas y los requisitos del donante.
- Abonar a la credibilidad de la propuesta de CRS porque demuestra que comprendemos las necesidades y los requisitos del donante.
- Demonstrar ante los donantes el enfoque de gestión de proyectos reflexivo que tiene CRS y nuestro compromiso con la rendición de cuentas.
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Quién
- Principal responsable: Coordinador de la propuesta
- El coordinador de propuesta es el responsable de garantizar que el equipo de desarrollo de propuesta tenga información sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante y los comprenda, y que los incorpore al diseño del proyecto y los documentos de la propuesta.
- Otros implicados: equipo de desarrollo de propuesta (líderes técnico, recursos humanos y presupuesto); personal de compras y cadenas de suministro del programa de país y HQ; personal de riesgo y cumplimiento del programa de país y HQ; personal de IDEA
- El líder técnico de la propuesta redacta la programación de actividades de la propuesta con esta información;
- Los líderes de presupuesto y recursos humanos de la propuesta garantizan que la planificación del presupuesto y contratación de personal sean apropiados, basado en consideraciones del donante;
- El personal de IDEA y personal en el programa del país y HQ de compras, de gestión de cadenas de suministro, y los de riesgo y cumplimiento proporcionan información adicional sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante.
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Cuándo
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Cómo
Esta acción clave es complemento del Estándar 2, acción clave 3 (sobre programación de proyecto apropiada), Estándar 3, acción clave 2 (sobre alinear presupuesto, actividades y plan de contratación de personal), y Estándar 3, acción clave 4 (sobre arreglos para subadjudicación del socio).
Siga los siguientes pasos para garantizar que se desarrollen actividades, programación, plan de contratación de personal y presupuesto para el proyecto, que sean realistas y fundamentados en procesos y requisitos del donante.
Recabar información en cuanto a procesos, requisitos y preferencias de los donantes
- A inicios del proceso de diseño (idóneamente durante la planificación de captura), el coordinador de propuesta lidera al equipo de desarrollo de propuesta en recopilar información sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante, y las preferencias en áreas programáticas y operativas clave.
- Se debe incluir este paso de recolección de información en el cronograma de desarrollo de propuesta.
- La Lista de control de realidades del donanteLa Lista de Control de Realidades del Donante incluye una serie de preguntas que le ayudan al equipo de desarrollo de propuesta a identificar y analizar los procesos, cronogramas, requisitos y las preferencias de los donantes. Las preguntas se incluyen para el proceso de revisión de propuesta y adjudicación del donante, y para requisitos, procesos y preferencias en las siguientes categorías: gestión financiera, auditoría; recursos humanos; compras; gestión de bienes y cadenas de suministro; y programática. brinda una serie de categorías de información y preguntas, y un formato para resumir la información y el análisis.
- Revisar información-historial del donante y documentos particulares de la oportunidad de financiamiento (p. ej., USDA 101) para responder a las preguntas en la lista de control.
- Consultar extensamente con personal de IDEA, compras y gestión de cadenas de suministro, personal de riesgo y cumplimiento, y con otros para obtener la información más actualizada sobre el donante.
- Trabajar con personal de IDEA, según sea necesario, para contactar al donante y clarificar los requisitos.
Analizar las implicaciones y planificar consecuentemente
- El equipo de desarrollo de propuesta analiza el impacto que tienen los procesos, cronogramas, requisitos y preferencias de donante en las actividades, programación, contratación de personal y elaboración de presupuesto del proyecto.
- Hacerlo cuanto antes en el proceso de diseño de proyecto.
- Consultar con personal de HQ y la región sobre estrategias y acciones apropiadas para manejar estas implicaciones (p. ej., en un entorno de atención a emergencias, solicitar una carta de autorización previaUna carta de autorización previa (PAL por sus siglas en inglés) la emite el donante antes de firmar la adjudicación. Las cartas PAL se usan en situaciones donde el proyecto debe comenzar de inmediato y todos los asuntos programáticos y técnicos se han resuelto. Típicamente, en una carta PAL se establece la fecha desde la cual el adjudicatario podrá ser reembolsado por costos del programa antes de fecha que se firme la adjudicación. En el caso de financiamiento del gobierno de los EE.UU., la PAL no sobrepasa el 20 por ciento del presupuesto total del programa. De conformidad con 22 CFR 226.25(e) (1), las PAL le permiten al receptor incurrir en costos admisibles pre-adjudicación durante hasta 90 días naturales antes de la adjudicación.
De conformidad con la Política y Procedimiento de Acuerdos de CRS, una PAL emitida por un donante u otra organización (principal) requiere de la aprobación escrita del director regional (RD). La autorización del RD significa que el CP/RO han dispuesto fondos discrecionales para cubrir los gastos bajo la PAL aprobada, en caso que el acuerdo no se llegue a firmar.
; proponer una fecha de inicio de actividades en línea con el año escolar o calendario agrícola, según proceda, y elaborar una justificación apropiada). - Para donantes con requisitos particularmente complejos en cuanto a financiamiento o cumplimiento, identificar un encargado de revisión centrado en verificar cumplimiento para que revise todos los borradores (consultar Estándar 2, acción clave 5 en la revisión de propuesta).
- Para proyectos con requisitos de cumplimiento complejos, el equipo de desarrollo de propuesta, incluyendo tomador de decisiones, consideran incluir un puesto de gerente de subvención, o de riesgo y cumplimiento, en el plan de contratación de personal del proyecto (consultar Estándar 4, acción clave 1 sobre cómo determinar una estructura de personal de proyecto apropiada).
Pedir retroalimentación en cuanto a qué tanto se reflejan las realidades del donante en el diseño del proyecto, y finalizar los planes consecuentemente.
- El equipo de propuesta pide explícitamente retroalimentación a los encargados de revisión, incluyendo los que se concentran en cumplimiento, para conocer en qué medida las actividades, programación, contratación de personal, y presupuesto incorporan las consideraciones relacionadas con los procesos, preferencias y requisitos de cumplimiento del donante. Hay que hacer esto en todas las etapas de revisión de la propuesta.
- Identificar individuos con fuertes conocimientos del donante para hacer la revisión.
- Compartir la información y el análisis que están compilados en la Lista de control de realidades del donante como referencia para los encargados de la revisión.
- En la etapa de redactar los primeros borradores, hay que pedir que los encargados de la revisión sugieran maneras de abordar las consideraciones del donante más efectivamente, siempre maximizando los recursos y el tiempo disponible para la programación.
- El coordinador de la propuesta debe garantizar que la propuesta final incorpore la retroalimentación de los encargados de revisión.
Construir la base de conocimientos de CRS sobre cómo diseñar para las realidades del donante: documentar problemáticas clave y aprendizajes para en beneficio de futuros equipos de desarrollo de propuesta; guardar esta información en el registro de la oportunidad de propuesta y compartir con el personal de IDEA y de la región.
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Asocio
- Junto con los socios, revisar procesos y cronogramas del donante que afecten el cronograma general de implementación del proyecto, en especial lo relacionado con la calendarización prevista del financiamiento del donante. Estos a su vez podrían afectar la calendarización de las actividades del socio, y la planificación de recursos humanos y presupuesto del socio (consultar Estándar 2, acción clave 2 para guía sobre cómo incluir a socios en la toma de decisiones).
- Aunque típicamente las actividades relacionadas con cumplimiento se incluyen principalmente en la porción del presupuesto de CRS, se debe asegurar que los socios están conscientes de los requisitos de cumplimiento que podrían afectar el presupuesto general y la asignación de recursos entre CRS y los socios.
Cuando CRS es sub-receptor- El principal debe brindar guía e instrucciones en cuanto a las consideraciones relativas al donante que CRS debe considerar al planificar y presupuestar actividades. Si el principal no brinda dicha información, hay que solicitarla.
- En algunos casos, CRS podrá contar con conocimientos iguales o mayores sobre los procesos, cronogramas y requisitos del donante. De ser así, CRS debe hablar con el principal sobre esta información para garantizar que se tomen en cuenta en el programa de actividades del proyecto y su presupuesto en general.
- Ver a continuación las consideraciones para cuando CRS sea sub-receptor o reciba financiamiento intermediado para emergencias.
Proyectos de emergencia- Los diseños de proyectos de emergencia también deben tomar en cuenta procesos y requisitos del donante, aunque en emergencias los donantes típicamente toman decisiones de manera más acelerada y brindan más flexibilidad.
- Usar la técnica del telescopio con la Lista de control de realidades del donante: enfocar las preguntas críticas de la emergencia; según sea necesario, priorizar las preguntas que requieran de seguimiento con el donante.
- CRS podría trabajar con nuevos donantes durante proyectos de emergencia y/o recibir financiamiento de donantes iniciales (“back donors”)Cuando los fondos pasan de una organización a otra, el donante original a veces se denomina "donante inicial" o “back donor”. (Mango)
Por ejemplo, si CRS recibe fondos de emergencia por medio de un socio Caritas Europa, una organización de gobierno europeo podría ser el donante inicial. con los que tiene menos experiencia CRS. Contactar a los receptores directos del financiamiento (“primes”), personal del Humanitarian Response Department (HRD) y personal de IDEA para clarificar cualquier requisito nuevo o de donante inicial lo antes posible en el diseño del proyecto.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
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Lista de control de realidades del donante: una herramienta para que los equipos de desarrollo de propuesta analicen los requisitos de los donantes que impactan la gestión de proyecto
Otros Recursos
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- Principal responsable: Coordinador de la propuesta