Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.

• Principal responsable: Gerente para la planificación de capturaEn este rol suele estar el individuo que pasa después a tomar el rol de coordinador de propuesta, aunque no siempre es así. Personal de crecimiento (BD) del programa de país, si existen, o la persona encargada de BD en los países que no tengan un puesto de BD, normalmente son los que toman el rol de gerente de planificación de captura.
  • El gerente de la planificación de captura desarrolla el plan de captura y coordina el proceso de captura.

• Otros implicados: Representante de país (CR) o el delegado del CR (suele ser personal de crecimiento (BD) del programa de país, en caso que exista el cargo); personal de BD regional; director de programas (HoP); gerentes de proyecto (PM); personal de IDEA; equipo directivo superior del programa de país (SMT); asesores técnicos; gerente de recursos humanos (RRHH); personal de recursos humanos de HQ según sea necesario.
  • El CR y personal de BD regional identifican las oportunidades de financiamiento donde sea apropiada la planificación de captura; el CR o su delegado designa a un gerente de planificación de captura;
  • El HoP, los PM y asesores técnicos con el personal de IDEA y SMT contribuyen al análisis de la captura y apoyan acciones puntuales de captura;
  • El gerente de RRHH y el personal de recursos humanos de HQ (para puestos con personal internacional) apoyan las actividades de reclutamiento de planificación de captura.

Los programa de país que persiguen oportunidades y contratos globales y multinacionales (varios programas de país), deben trabajar de cerca con personal de crecimiento (BD) regional, y personal de Global Opportunities en HQ y el personal de IDEA.

• Cuando CRS haya determinado que una probable oportunidad de financiamiento sea de interés.

Esta acción clave aprovecha los esfuerzos estratégicos previos del liderazgo del programa de país, personal BD, personal técnico programático, y otros que han logrado un acercamiento con donantes para crear o influenciar las oportunidades de financiamiento. Esta acción clave supone que el programa de país ha tomado la decisión preliminar de "proceder" con una oportunidadUna decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si de se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento en particular o no. La decisión de proceder o no proceder se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no proceder preliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no procederse suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.
  específica después del análisis apropiadoConsultar flujograma de planificación de captura de CRS para ver los pasos que llevan a la decisión de proceder preliminar  y en consulta con la región y HQ según proceda, ha decidido ser el principal (p. ej., presentar una propuesta como el candidato líder - consultar "Cuando CRS es subreceptor" a continuación, para guía en esos casos). En estas situaciones, siga estos pasos para garantizar que el abordaje de CRS para la planificación de captura aumente las probabilidades de que sea exitosa la propuesta y que el proyecto esté bien diseñado y tenga alto impacto.

Planificación de captura "mínima": la planificación de captura varía mucho según el tipo de oportunidad—de actividades selectas para oportunidades pequeñas hasta esfuerzos intensos para oportunidades grandes. Use la técnica del telescopio para el proceso de planificación de captura de conformidad con la situación. Si hay limitantes de tiempo o recursos para la planificación de captura, concéntrese en tres acciones:

1. Confirmar un equipo de desarrollo de propuesta y recursos, y oriente al equipo hacia la oportunidad, sus responsabilidades y las prioridades y requisitos del donante (paso 4 más adelante);
2. Identificar y formalizar asocios apropiados para el proyecto (paso 6 más adelante); y
3. Iniciar reclutamiento para el personal clave (paso 7 más adelante).

Acciones de planificación de captura enfocadas al interior

1. Después de hablar con el personal de BD regional sobre la intensidad apropiada para la planificación de captura, el CR identifica a un gerente de planificación de captura (a menudo, pero no siempre, es la persona responsable de BD en el programa de país). Si el valor estimado de la oportunidad es de $20 millones o más, el programa de país también notifica a IDEA.
2. El gerente de planificación de captura convoca a una conversación con el CR, HoP, personal BD regional, personal de IDEA apropiado y personal técnico programático, y a todos los que podrían estar involucrados en los esfuerzos de desarrollo de propuesta. El equipo colabora para completar la herramienta del principal para la planificación de captura, sección 1, la cual hace lo siguiente:

• Guiar a CRS en el análisis de lo que se conoce de los temas candentesUn "tema candente" es aquello que preocupa mucho al donante y tiene probabilidad de influenciar sus decisiones sobre el financiamiento.   Por ejemplo: relación costo eficiencia, integración con el gobierno, transversalizar el género... Un buen lugar para encontrar los "temas candentes" del donante es en sus documentos estratégicos. ("hot button issues") del donante y sus percepciones de CRS, y cómo se compara CRS con los competidores.
• Ayudar a CRS a considerar opciones en cuanto a socios y formar equipos.
• Aumentar la comprensión de CRS del donante y sus prioridades.

3. Si CRS está entre los tres probables licitadores más competitivos, o si hay valor estratégico en que CRS gestione pese a la baja probabilidad de ganar, el gerente de planificación de captura convoca a una conversación con el mismo grupo para colaborar en revisar la herramienta del principal para la planificación de captura, sección II. Esta parte de la herramienta le ayuda a CRS con lo siguiente:

• Elaborar un plan de acción para influir en el diseño de la convocatoria de propuestas y mejorar el perfil o la reputación de CRS.
• Desarrollar posibles opciones de personal y acciones de reclutamiento que se puedan completar durante la captura, con base en la información sobre los requisitos previstos del donante y el análisis de las fortalezas actuales de CRS y sus socios, así como los vacíos en sus operaciones, programación y gestión financiera.

4. El CR, o su delegado, conforma un equipo de desarrollo de propuesta, que se podrá actualizar durante el proceso de captura a medida que CRS conozca más las prioridades y requisitos del donante. La planificación de captura es un proceso iterativo y dinámico, en el que cada acción potencialmente puede cambiar todo el contexto, y, consecuentemente, la estrategia de desarrollo de propuesta, así como el equipo de desarrollo de propuesta.
5. El equipo realiza acciones adicionales de preparación de propuesta, entre las cuales se encuentran:

• Realizar un análisis de actores involucrados y revisiones de datos secundarios o evaluaciones rápidas (consultar ProPack I para guía).
• Organizar reuniones y consultas prediseño con CRS y expertos técnicos externos.
• Gestionar visitas de campo para el líder técnico.
• Comenzar a compilar información relevante de proyectos anteriores (incluyendo información sobre presupuesto).
• Identificar las ideas iniciales de diseño técnico.
• Refinar ideas preliminares sobre los niveles de contratación de personal, los perfiles y planes de gestión.

La conexión entre planificación de captura y gestión del proyecto. La planificación de captura profundiza la comprensión de CRS de nuestras propias fortalezas y debilidades; metas del donante; nuestros competidores y posibles colaboradores; y el entorno operativo de un proyecto específico. Este análisis anticipado contribuye a tener una propuesta ganadora y a generar un proyecto bien diseñado, con capacidades apropiadas en el equipo de proyecto y un alcance, programación y presupuesto realistas para el proyecto.  También promueve la buena gestión de proyecto que, a su vez, fortalece la reputación y el posicionamiento de CRS. 

Acciones de planificación de captura enfocadas al exterior

6. Basado en el análisis del paso 2 anterior, el gerente de planificación de captura y el CR comienzan el proceso de acercamiento con posibles socios.

• Formar asocios estratégicos que complementen la experticia de CRS en cuanto a programación y operaciones, y amplíen nuestras capacidades.
• Formalizar asocios por medio de acuerdos de colaboración para propuestas, usando la plantilla para acuerdos de colaboración para propuestas.

7. Después de que el equipo de planificación de captura identifique al posible "personal clave" u otras posiciones de liderazgoPersonal clave es un término específico utilizado por el Gobierno de los EEUU. Muchas licitaciones (RFA) y solicitudes de propuesta (RFP) requieren que la institución interesada identifique al personal clave del proyecto; algunos requieren que se propongan a individuos específicos para puestos de personal clave y que se presenten los CV de los candidatos a personal clave. Los candidatos a personal clave mismos deben ser aprobados por el donante y los cambios de personal clave durante la implementación de proyecto deben contar con autorización previa por parte del donante. Notar que otros donantes podrían usar otra terminología.  del proyecto (refiérase al paso 3), el gerente de planificación de captura, el gerente que pide la contratación y el personal de RRHH desarrollan descripciones de puestos y comienzan el reclutamiento (consultar Estándar 4, acción clave 3 para guía adicional).

• El personal de programa de país lideran el proceso de reclutamiento de personal nacional.
• Coordinar con RRHH de HQ para reclutar los puestos previstos para personal internacional. Aproveche la base de datos Talent PoolTalent Pool es una base de datos de CRS que recopila información sobre candidatos externos interesados en futuros puestos en CRS. Talent Pool se centra específicamente en los siguientes puestos clave de personal: director de programas, director técnico, director de Finanzas y Administración, director de Monitoreo y Evaluación o director de Operaciones y Logística.  de CRS para reclutar personal clave.

8. Aprovechando el análisis del paso 3, el CR y otros toman acciones encaminadas a influenciar más al donante en cuanto a la oportunidad de financiamiento y a fortalecer la reputación de CRS, o mitigar las debilidades identificadas en el proceso de análisis de captura.

• Las acciones de incidencia en esta etapa suelen concentrarse en reuniones y retroalimentación formal e informal.
• Los temas que se han de tocar con el donante pueden incluir el momento, contenido o forma de la oportunidad de financiamiento (ej., subvención versus contrato). Es de particular importancia que CRS sepa si va a salir una licitación (RFA) o solicitud de propuestas (RFP) (consultar Estándar 5, acción clave 3, sobre incidir en las prioridades del donante).

Apalancar las inversiones de planificación de captura: al considerar las actividades de planificación de captura que conllevan importantes recursos humanos y financieros, hay que priorizar la inversión en actividades que puedan beneficiar a múltiples proyectos y oportunidades (p. ej., una consultoría que beneficie la oportunidad de financiamiento prevista y el trabajo del programa de país en general).