Estándar 4: Planificación de personal para una gestión de proyectos de calidad (solidez técnica, oportuno, efectivo).

• Principal responsable: Gerente que busca las contratacionesYa que el gerente de proyecto (PM)/director de proyecto (CoP) por lo general no ha sido identificado ni está disponible en esta etapa, el director de programas (HoP) suele tomar el rol de gerente que busca contratar al personal, como el PM/CoP y otros puestos clave que dependen del PM/CoP.
  • El gerente que pide contratar al personal, toma el mando junto con el líder de recursos humanos del equipo de propuesta y personal de RRHH en HQ (especialistas de adquisición de talento) para reclutar todo el personal clave/"Personal clave" es un término específico utilizado por el Gobierno de los EEUU. Muchos RFA exigen que el solicitante identifique al personal clave del proyecto; algunos exigen que el solicitante proponga individuos específicos para posiciones de personal clave y presenten CV de los candidatos de personal clave. Los candidatos a personal clave deben ser aprobados por el donante y los cambios de personal clave durante la implementación de proyecto deben contar con autorización previa por parte del donante otros puestos de liderazgo del proyecto.

• Otros implicados: Líder de recursos humanos del equipo de la propuesta; gerente de recursos humanos (RRHH) del programa de país (en caso que no sea líder de recursos humanos del equipo de la propuesta); especialista de adquisición de talento de HQ (para personal internacional); coordinador de propuesta; representante de país (CR) y/o algún miembro del equipo directivo superior (SMT) según la necesidad.
  • El líder de recursos humanos del equipo de propuesta, con apoyo del personal de RRHH del programa de país según sea necesario, gestiona el proceso de reclutamiento del personal contratado a nivel local;
  • El personal de RRHH de HQ gestiona el reclutamiento de personal internacional.
  • En el caso de propuestas competitivas: 
    • El coordinador de la propuesta podrá dar apoyo al proceso de reclutamiento para garantizar que los candidatos cumplan los requisitos de los donantes;
    • El CR y/o un miembro del SMT también pueden involucrarse para el rango D y puestos de rango 8 o superiores.  

Obtener el apoyo del personal técnico de la región y/o HQ: especialistas de programas y operaciones de la región y HQ pueden proporcionar insumos prácticos para las descripciones de puestos y estrategias de abastecimiento, y también pueden brindar apoyo como miembros del comité de contrataciones.

• En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas: Idóneamente durante la Gerente que busca las contratacionesYa que el gerente de proyecto (PM)/director de proyecto (CoP) por lo general no ha sido identificado ni está disponible en esta etapa, el director de programas (HoP) suele tomar el rol de gerente que busca contratar al personal, como el PM/CoP y otros puestos clave que dependen del PM/CoP. iniciar reclutamiento a más tardar una semana antes de la decisión de proceder.Una decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento específica o no. La decisión de proceder o no proceder se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no proceder preliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no proceder se suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.
• En el caso de otras propuestas: Lo antes posible durante el proceso de desarrollo de propuesta.

¡No esperar la convocatoria de propuestas del donante para iniciar el reclutamiento del personal clave/liderazgos del proyecto! Que CRS tenga la capacidad de identificar y reforzar compromisos de candidatos fuertes debe ser una consideración clave en la decisión final de proceder o no proceder. Puede iniciar el reclutamiento con información básica sobre una oportunidad de financiamiento competitiva. Identificar personal clave u otros puestos de liderazgo probables, con base en oportunidades de financiamiento previas y similares, y las discusiones durante la fase de planificación de captura (Estándar 5, acción clave 2) sobre las probables necesidades de personal de CRS. No esperar que haya una descripción de puesto "perfecta" para iniciar el reclutamiento. La descripción de puesto siempre puede ser modificada posteriormente si hay necesidad. Incluir un aviso en el anuncio del puesto que exprese que el puesto depende de la aprobación del donante. 

Implementar esta acción clave usando el borrador de la CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceLista de control y guía de reclutamiento de personal nacional del programa de país de CRS  (en el caso de puestos con personal nacional) y la Guía de selección para gerentes de contratación (en caso de puestos con personal internacional). Aproveche la base de datos Talent PoolTalent Pool es una base de datos de CRS que recopila información sobre candidatos externos interesados en futuros puestos en CRS. Talent Pool se centra específicamente en los siguientes puestos clave de personal: director de programas, director técnico, director de Finanzas y Administración, director de Monitoreo y Evaluación o director de Operaciones y Logística. Su reclutador en el grupo de adquisición de talento de Recursos Humanos puede buscar en la base de datos de la Reserva de talentos - comuníquese con su reclutador al principio del proceso de reclutamiento.  de CRS para reclutar personal clave.

Siga estos pasos para reclutar proactivamente para puestos de liderazgo del proyecto. Aplique la técnica del telescopio según la necesidad a los diferentes puestos y contextos de proyecto (p. ej., proyectos plurinacionales):

Estrategia de contratación, publicación y desarrollo de criterios de evaluación

1. El gerente que está contratando al personal (o personal de adquisiciones de talento de HQ, en el caso de puestos internacionales), líder de recursos humanos del equipo de propuesta (o personal de RRHH designado) y el coordinador de la propuesta revisan la lista de puestos de personal clave y/o puestos de liderazgo del proyecto críticos. Éstos desarrollan e implementan una estrategia de contrataciones preliminar usando el borrador de la CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceLista de control y guía de reclutamiento de personal nacional del programa de país de CRS  y la Guía de selección para gerentes de contratación (en el caso de puestos con personal internacional). Desarrollar la estrategia de contrataciones implica lo siguiente:

• Analizar conjuntamente las preferencias y requisitos de los donantes que podrían impactar la dotación de personal (consultar la Lista de control de realidades del donante) y los criterios de evaluación para determinar al mejor candidato.
• Deliberar sobre las mejores formas de encontrar a candidatos altamente calificados.
• Adaptar la descripción de puesto estándar relevante a cada puesto.
• Preparar formularios de requisición de personal y presentarlos para aprobación. En el caso de los puestos internacionales contratados a través de HQ, el gerente de contrataciones crea una requisición por medio del Applicant Tracking System for Hiring Managers.Sistema de Control de Candidatos para Gerente de contrataciones

Continuar depurando la estrategia para encontrar candidatos: seguir elaborando estrategias sobre dónde encontrar candidatos después de publicar el primer anuncio sobre el puesto. En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas, es de especial importancia actualizar la estrategia para encontrar candidatos, de ser necesario, después de lanzada la convocatoria de propuestas del donante, que podría contener más información detallada sobre puestos de personal clave o liderazgos del proyecto. Compartir el anuncio con colegas y en sus redes profesionales. Buscar múltiples maneras de visibilizar el anuncio ante candidatos de alta capacidad, hombres y mujeres.

2. El líder de recursos humanos del equipo de propuesta (o personal de adquisición de talento) impulsa el proceso de reclutamiento de las siguientes maneras:

• Confirmar a un panel de entrevistadores (3-4 personas) y programar tiempo en sus agendas.
• Desarrollar borradores de criterios para la evaluación del candidato (5-7 factores críticos).
• Preseleccionar y tamizar candidatos calificados con autorización previa del gerente que busca contratar al personal.En caso de que el gerente que busca contratar al personal no sea parte del SMT y el puesto de rango salarial 8 o D o mayor, un personal SMT o su equivalente también debe revisar las notas de preselección para hacer una lista de finalistas para entrevistas  (paso 3) y contribuir a la selección del mejor candidato para el puesto (paso 4).
• Programar pruebas y entrevistas.
• Finalizar las preguntas de entrevista.
• Personal de RRHH de HQ siguen dos pasos adicionales: colocar las notas de preselección en el sistema de control de candidatos y conseguir que el candidato o la candidata llene la solicitud en línea de CRS.

Realizar revisiones periódicas del proceso de reclutamiento: el gerente que busca la contratación del personal, el líder de recursos humanos del equipo de propuesta, y el coordinador de propuesta deben dialogar periódicamente durante el proceso de reclutamiento. Esto facilita la toma de decisiones en torno a asuntos como estrategias alternas para encontrar a candidatos, preselección de candidatos y/o invitaciones para pruebas y entrevistas, etc. Esto es de especial importancia en el caso de propuestas competitivas, en las que múltiples organizaciones podrían estar buscando a los mismos candidatos.

3. El gerente que busca la contratación dirige el panel de entrevistadores de CRS durante las entrevistas de candidatos, usando formularios de evaluación de candidatos y preguntas de entrevista estándar.

• Programar la reunión a poco tiempo de completar todas las entrevistas para tomar una decisión sobre el candidato preferido y decidir que se ha de focalizar en la verificación de referencias y qué referencias se han de contactar.

Consejo: utilizar la Hiring Manager’s Guide to Interviewing,Guía de entrevistas para gerentes y la sección sobre entrevistas del borrador de la CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and Guidance,Lista de control y guía de reclutamiento de personal nacional del programa de país de CRS o Guía de selección para gerentes de contratación a modo de prepararse para las entrevistas. 

4. El líder de recursos humanos del equipo de propuesta (o personal de adquisición de talento de HQ) verifica las referencias del candidato preferido, toma notas y las comparte con el gerente que pide la contratación, haciendo hincapié en alguna preocupación que pueda tener.
5. El gerente que pide la contratación revisa la información de la verificación de referencias y tiene dos opciones:

• Aprueba al candidato preferido como primer opción con base en la retroalimentación desprendida de la verificación de referencias y gestiona con RRHH que se le haga una oferta, o
• Solicita que el líder de RRHH del equipo de la propuesta verifique las referencias del candidato de segunda opción. 

Verificación de seguridad y antecedentes, oferta y cierre

6. El líder de recursos humanos del equipo de propuesta o personal de adquisición de talento de HQ realiza una verificación con sistema Bridger check, determina y obtiene aprobación para un rango apropiado para la propuesta y completa los pasos post-oferta.

Consejo: obtenga un compromiso lo más firme posible del personal clave para evitar complicaciones durante la puesta en marcha y con el donante, en caso que CRS gane pero el candidato a personal clave se retira.