Acciones clave por:

Estándar 3: Presupuestos de propuesta elaborados de manera precisa y con eficiencia de costos.

Desarrollar un presupuesto de propuesta elaborado de manera precisa y con eficiencia de costos y su narrativa de presupuesto, con base en las actividades y cronograma del proyecto, y de conformidad con las políticas de CRS y los requisitos del donante.

Decidir las sub-adjudicaciones para socios, incluyendo el tipo de adjudicación, según las reglas del donante y la capacidad del socio y las responsabilidades propuestas para el proyecto.

  • Por qué

    La mayoría de proyectos de CRS involucran a los socios como parte de la estructura de gestión e implementación del proyecto. Ya sea con organizaciones locales con los que CRS se está asociando por primera vez, con socios locales con trayectoria de trabajar juntos, o las ONG internacionales, cuando se haya aprobado el proyecto, CRS debe firmar una adjudicación con cada socio de proyecto. Durante el diseño de proyecto, CRS debe determinar los montos de la adjudicación para los socios y el tipo de adjudicación más apropiada (p. ej., contrato, o adjudicación de subreceptor), basado en el rol del socio y sus responsabilidades en el proyecto. Decidir el tipo de adjudicación más apropiada durante la fase de diseño logra lo siguiente:

    • Clarificar las expectativas institucionales y los arreglos entre CRS y los socios, lo cual facilitará la implementación de proyecto.
    • Proteger a CRS de caer en responsabilidad legal.
    • Ayudar a que CRS optimice la estructura de gestión de proyecto seleccionando el mecanismo con las disposiciones más apropiadas para evaluar, supervisar y distribuir fondos al socio.
  • Cuándo
    • Lo antes posible durante el proceso de desarrollo de propuesta
  • Cómo

    Esta acción clave se basa en Estándar 1, acción clave 2 (tomar decisiones de formar asociaciones con base en la capacidad del socio). Debe tomar lugar antes de- o en conjunto con Estándar 3, acción clave 4, sobre la elaboración de presupuestos de socios.

    Siga estos pasos para decidir el tipo de adjudicación apropiada para el socio:

    1. El tomador de decisiones de la propuesta, en consulta con el equipo de desarrollo de propuesta o miembros del SMT según se necesite, revisa los requisitos de los donantes sobre sub-adjudicaciones y la guía sobre Contractor/(Sub)recipient Determination de CRS  para identificar el tipo de adjudicación más apropiada para cada socio.
    • Recuerde que el tipo de adjudicación del socio puede tener implicaciones considerables para el diseño de proyecto y su presupuesto, especialmente lo que haga CRS en cuanto a la supervisión de socios, la programación de adelantos y liquidaciones, y los pasos necesarios para finalizar la adjudicación de socio durante la puesta en marcha del proyecto.
    • Si es una oportunidad de financiamiento desde el gobierno de los EE.UU. (USG), las opciones son de hacer la adjudicación del socio como contratista (pago contra entrega de actividad o servicio del proyecto) o como subreceptor (típicamente se distingue por el hecho de que el socio es responsable de toma de decisiones programáticas, y/o se le mide su desempeño contra el cumplimiento de los objetivos del programa Federal). Para mayores detalles, consultar Regulación del Gobierno de EE.UU. 2 CFR 200.300, Subrecipient and Contractor Determinations.
    • Considere el uso de contratos, no convenios de subreceptor, cuando los productos a entregar se pueden definir y medir con claridad. En el caso de contratos, CRS sólo paga cuando se producen los productos a entregar, lo cual reduce los costos asociados con la supervisión que hace CRS.
    • En caso que la oportunidad de financiamiento venga de una fuente que no sea el Gobierno de los EE.UU. o de recursos discrecionales, consultar el Contractor/(Sub)recipient Determination Tool.
    • Tenga presente que muchos donantes van a exigir dar su propia aprobación de todo convenio con subreceptores, para garantizar que los términos clave sean observados por todas las partes implementadoras.
    1. El tomador de decisiones de la propuesta, con apoyo del CR en caso que el CR no sea el tomador de decisiones, trata el tema del tipo de adjudicación apropiado para el socio en el proyecto, con base en la capacidad del socio, el trabajo que se ha de realizar, las políticas y los procedimientos de CRS y el socio, y los requisitos del donante.
    • Esta puede ser una conversación delicada con socios locales (consultar la sección sobre Asocio más adelante). Haga hincapié de que el tipo de adjudicación es específico del proyecto y no será el arreglo de hecho para proyectos a futuro con el socio.
    • Asegúrese de que el socio comprende que un convenio de subreceptor, el convenio con el donante comprometerá al socio con todos los términos regulatorios principales y las condiciones a las que se ha comprometido CRS. Para muchos donantes, pueden resultar bastante complejos.
    • Trate también el tema de la programación de los desembolsos y la entrega de informes, y los requisitos en lo relacionado con el arreglo seleccionado para la adjudicación.
    1. El tomador de decisiones de la propuesta comparte con el equipo de la propuesta la información sobre el tipo de adjudicación seleccionado para cada socio y su impacto en el desembolso financiero y la presentación de informes, para integrarlo a los planes y presupuestos de dotación de personal y actividades.
    2. En el caso que el análisis del socio indica que una adjudicación de subreceptor es el arreglo más apropiado, el tomador de decisiones de la propuesta trabaja con el HoOps para determinar el nivel de riesgo del socio. Esto le ayuda a CRS a medir la mejor manera de manejar cualquier riesgo asociado con la capacidad del socio y cómo brindarle apoyo al socio. Consultar ProPack I, página 134 para mayores detalles.
    • De conformidad con la Política de Gestión Financiera del Sub-Receptor de CRS, no hay necesidad de re-evaluar a subreceptores evaluados antes del 1 de octubre de 2017, a menos que el programa de país o la sub-región lo consideren prudente o útil. No obstante, hay que evaluar a todos los socios que no hayan sido evaluados antes del 1 de octubre de 2017.
    1. En el caso de socios que no hayan sido evaluados antes del 1 de octubre de 2017, o aquellos que se considera necesario someter a una nueva evaluación de gestión financiera de subreceptor, el personal de programas y finanzas de CRS trabaja con los socios para realizar evaluaciones de gestión y desarrollar un plan de mejora de control interno (consultar la guía de evaluación de socios en el Estándar 1, acción clave 2). Si esto no es viable durante la elaboración de propuesta, se deberá realizar después, lo antes posible, según sea conveniente.
    • Use la evaluación y referencias de desempeño anterior del socio (en el caso de socios nuevos) para determinar las necesidades en cuanto a supervisión y fortalecimiento de capacidades que deba brindar CRS, y desarrollar los planes de gestión y dotación de personal del proyecto consecuentemente.

    CONSEJO: En el caso de propuestas con alta probabilidad de ganar, si se necesita hacer una evaluación de la capacidad de gestión financiera del subreceptor, pero no es posible realizarla durante la fase de diseño de proyecto, planear realizar la evaluación a poco tiempo de haber presentado la propuesta. 

    1. En el caso de adjudicaciones del gobierno de EE.UU., toda organización que reciba fondos del USG, está bajo obligación de poseer un número del Sistema de Numeración de UEI (Unique Entity Identifier). El HoOps trabaja con socios que no tienen número de UEI para obtenerlo antes de la aprobación del donante, independientemente de la estructuración de la adjudicación como contrato o convenio de subreceptor.
  • Asocio
    • La decisión en cuanto al tipo de adjudicación que hará CRS al socio - sea un contrato de proveedor o convenio de subreceptor - tiene muchas implicaciones, como las siguientes:
      • Afecta el nivel de involucramiento del socio en el proyecto.
      • Afecta la gestión financiera del socio y la forma de presentación de informes.
      • También se puede tomar como una expresión de la relación, y los socios, en particular los socios de largo plazo, podrían considerar que haya incongruencia entre la terminología del "contrato" y su manera de comprender su relación con CRS.
      • Haga hincapié en que el tipo de adjudicación es específico del proyecto y no será el mismo arreglo ara proyectos a futuro con el socio.
    • En el caso de socios de largo plazo (p. ej., socios de la Iglesia), podría ser beneficioso explicar las reglas y reglamentos del donante, o consideraciones de gestión de proyecto que impacten el tipo de adjudicación, y destacar que la relación entre CRS y el socio va más allá de la colaboración específica del proyecto.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso cuando CRS sea subreceptor, a menos que el principal haya establecido condiciones en cuanto a tipos de adjudicación.
  • Proyectos de emergencia
    • Durante las emergencias, un programa de país podría decidir que una adjudicación de subreceptor con un socio nuevo es el tipo de adjudicación más apropiado. Puede ser que no sea viable evaluar la capacidad de gestión financiera del socio, pero CRS puede proceder a planificar una adjudicación de subreceptor para el socio nuevo sin realizar una evaluación si pone al subreceptor en la categoría de alto riesgo (controles internos inadecuados).
    • Consultar la Subrecipient Financial Management Policy (SRFMP), Sección 2.3 para mayor guía.