Estándar 2: Diseño participativo y basado en evidencia para el éxito del proyecto.
Utilizar procesos participativos basados en evidencia para diseñar un proyecto que puede entregar resultados de alta calidad de manera oportuna, dentro del alcance y de acuerdo con el presupuesto.
Pedir retroalimentación y guía en cuanto a la idoneidad, factibilidad y coherencia de planes de diseño técnico, contratación de personal, y administración, planes de cadenas de suministro y presupuesto.
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Por qué
Los expertos en la materia que tienen trayectoria pueden ayudar a identificar aspectos de los planes de programación y operaciones del proyecto (p. ej., programación de actividades, plan de contratación de personal, plan de gestión de cadenas de suministro) que parecen irrealistas o que de alguna manera sea improbable que alcancen el impacto que busca el proyecto. Además, pueden ofrecer la perspectiva desde enfoques comprobados y lecciones aprendidas de otros proyectos o países, y recomendaciones valiosas para fortalecer el diseño de proyecto. Aparte de la retroalimentación y guía sobre temas de programación técnica y operaciones que puedan brindar expertos en la materia, a la luz de la cantidad de personal y partes en movimiento que hay cuando se está desarrollando una propuesta, hacer una revisión de la propuesta del proyecto desde el punto de vista de la claridad y coherencia puede ayudarle al equipo a identificar los vacíos y fortalecer el alineamiento. Una revisión exhaustiva e integral del diseño borrador y la propuesta de proyecto logra lo siguiente:
- Ayudar a prevenir problemas futuros con la gestión del proyecto que resultarían de aplicar enfoques técnicos inadecuados y/o la desconexión entre los componentes del proyecto.
- Ayudar a CRS a diseñar un proyecto coherente que de manera realista puede entregar beneficios significativos a las personas que atendemos.
- Aumentar la reputación de CRS en cuanto a la calidad en el diseño de proyectos y la solidez en la gestión de proyectos.
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Quién
- Principal responsable: Coordinador de la propuesta
- El coordinador de propuesta supervisa el proceso de revisión, sirve de enlace entre los revisores y el equipo de desarrollo de propuesta.
- Otros implicados: Revisores designados (programas, finanzas y otras operaciones) del programa de país, la región y global/HQ cuando sea relevante; miembros del equipo de desarrollo de propuesta
- Los revisores designadosVer MPP 1.2: Los Asesores de MEAL revisan la documentación clave del sistema MEAL antes de enviarla al donante, como un medio para mejorar las prácticas de calidad. brindan retroalimentación siguiendo las instrucciones y los cronogramas que se les proporciona.
- Los miembros del equipo de desarrollo de propuesta trabajan con el coordinador de la propuesta revisando y abordando la retroalimentación.
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Cuándo
- En todas las etapas de la revisión,Tenga en cuenta que no todos los revisores participarán necesariamente en la revisión de la nota conceptual y de la propuesta completa. Consultar "Manejar múltiples revisiones y revisores" de la sección "Cómo" más adelante. incluyendo la nota conceptual y la propuesta completa.
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Cómo
Esta acción clave contribuye a los siguientes "estándares de calidad" de ProPack I:
- Se escogen las estrategias del proyecto basado en evidencia, adaptados al contexto local y con base en la guía del donante.
- Todos los elementos de la propuesta — narrativa técnica, marco de resultados, Proframe, programación de actividades, presupuesto y notas de presupuesto — "presentan la misma historia" de manera lógica y concisa.
Siga estos pasos para garantizar un diseño de proyecto final basada en evidencia y una propuesta de proyecto coherente:
- Al preparar el cronograma de desarrollo de propuesta (Estándar 1, acción clave 4), el coordinador de propuesta establece periodos claros para que el personal de CRS y de los socios revisen los documentos clave de diseño y propuesta del proyecto: narrativa técnica/programática, plan MEAL y su narrativa, plan de cadenas de suministro detallado (según proceda),Los proyectos que no incluyen bienes de distribución pueden incluir sólo actividades básicas de compras, que se deben conversar y planificar con insumos del personal de compras, pero no requieren de una revisión completa de un experto en materia de cadenas de suministro. planes de contratación de personal y de gestión, y el presupuesto.
- Al hacer la programación de periodos para revisar, tenga presente que, aunque los revisores aportan experticia en materias específicas a la propuesta, necesitarán tener suficiente tiempo para revisar todos los documentos disponibles en esa etapa de la revisión y garantizar que tengan el contexto apropiado para poder dar retroalimentación desde su respectiva área (o áreas) de experticia.
- Después de elaborar el cronograma, el coordinador de propuesta hace un resumen de las fechas de revisión y trabaja con el tomador de decisiones de la propuestaEl tomador decisiones es un miembro del personal superior (normalmente el representante de país) que tiene la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas con relación a la respuesta de CRS ante una oportunidad de financiamiento específica. Incluye negociaciones y convenios de asocio/consorcio; reclutar y seleccionar al personal clave; definir los parámetros iniciales del presupuesto (incluyendo contrapartida de CRS); otras decisiones vitales sobre el presupuesto; y revisar y aprobar las versiones finales de los documentos de la propuesta (incluyendo presupuestos). Es un rol crítico, pero no a tiempo integral, en el equipo de desarrollo de propuesta. y el personal de la región identificando revisores internos y regionales que sean expertos en las materias apropiadas.
- La etapa de nota conceptual/diseño inicial es un momento especialmente crítico para recibir retroalimentación y guía en cuanto a la relevancia, pertinencia y factibilidad del diseño de proyecto inicial y los elementos preliminares de los planes operativos. Identifique revisores que puedan evaluar con base en la evidencia y experiencia que la propuesta de diseño de proyecto sea el mejor abordaje para entregar resultados de alta calidad.
- En la etapa de revisión completa de la propuesta, entre los revisores se debe incluir a un individuo que tenga como tarea velar por la revisión de calidad en general,Al nivel del programa de país, este "revisor de calidad general" podría ser el director de programas, el representante de país y/o el director de operaciones.
Al nivel regional o de HQ, podría ser el director regional adjunto de calidad programática y/o calidad de la gestión, personal de crecimiento estratégico de la región, o personal de IDEA.
en particular la coherencia entre los diferentes componentes de la propuesta.
Manejar múltiples revisiones y revisores: en cuanto a propuestas complejas, multisectoriales y para múltiples programas de país, puede que haya muchos posibles revisores. En estos casos, puede que sea un desafío que el equipo de desarrollo de propuesta maneje y aborde la retroalimentación. El coordinador de propuesta y el tomador de decisiones de la propuesta deben conversar con la región (y HQ de ser necesario) para ver la mejor manera de agilizar el proceso de revisión. Es de particular importancia en el caso de que el proceso de desarrollo de propuesta tenga un marco de tiempo corto entre el lanzamiento de la solicitaciónUna solicitación es un documento formal que emite un financiador como llamado para recibir gestiones, propuestas, ofertas o cotizaciones. El término exacto que se usa difiere según el donante y mecanismo de financiamiento (asistencia o adquisición), pero todos los siguientes caen bajo el término general "convocatoria": Request for Applications (RFA), Request for Proposals (RFP), Grant Application Request, Annual Program Statement (APS). hasta la presentación de la propuesta. Considere la posibilidad de que haya un grupo extenso de revisores, especialmente expertos técnicos en programación, para la nota conceptual y que a un subgrupo de esos mismos revisores se les encargue la propuesta completa. Una llamada pre-revisión con los revisores para clarificar las expectativas sobre cómo se deben presentar los comentarios de revisión podría resultar práctico.
- El equipo de desarrollo de propuesta utiliza la Lista de control para revisar la nota conceptual de ProPack I (Tabla 6b) y la Lista de control para la revisión interna de la propuesta (Tabla 10a) y la guía relacionada, para garantizar que se haga una revisión minuciosa internamente antes de compartir con los revisores del siguiente nivel. Estas listas de control detalladas le ayudan al equipo a hacer la revisión, buscando que las secciones de la propuesta sean factibles y coherentes, y que estén alineadas y se apeguen además a otros estándares de calidad para el diseño de proyecto.
- Durante la revisión interna, asegurar que tanto el personal de programas como el de operaciones (incluyendo finanzas) revise el borrador final de la propuesta. Aquí se debe incluir al gerente de cadenas de suministro y otros miembros de personal de alto nivel de cadenas de suministro,Para proyectos con distribución de artículos, el equipo de diseño de proyecto/desarrollo de propuesta, debe incluir un líder de cadenas de suministro (consultar Estándar 1, acción clave 1). Él o ella debe revisar el borrador de la sección de cadenas de suministro de la propuesta. Además, otro experto en cadenas de suministro debería revisar la propuesta en sentido más amplio incluyendo la sección sobre la cadena de suministro. para que vean las propuestas que incluyan distribución de artículos.
- Al socializar la nota conceptual y la propuesta (incluyendo el presupuesto y las notas del presupuesto) para su revisión en la región (y revisión en HQ, si procede), el coordinador de propuesta les brinda a los revisores indicaciones detalladas en cuanto a las expectativas de la revisión así como la fecha y hora de entrega para presentar la retroalimentación.
- Las indicaciones para la revisión pueden incluir resaltar componentes de la propuesta que puedan necesitar atención especial.
- En cuanto a revisar la propuesta completa para ver la calidad/coherencia general, el coordinador de propuesta puede resaltar preguntas de laPor ejemplo, la pregunta 5 bajo la categoría "estrategia de proyecto"; preguntas 3 y 4 bajo "Plan de implementación y programación de actividades"; pregunta 3 bajo "Gestión, plan de contratación de personal y capacidad organizativa"; y la pregunta 1 bajo "Presupuesto y notas de presupuesto".
Lista de control para la revisión interna de la propuesta que faciliten la revisión en cuanto a la factibilidad y coherencia.
Algunas regiones usan formularios de retroalimentación estándar para facilitar el proceso de consolidar comentarios e incorporar cambios a los documentos de la propuesta. Por ejemplo, ver pREPARE! de EMECA, Plantilla para Revisión de Propuesta (Annex 11).
- El coordinador de propuesta consolida la retroalimentación recibida (en caso que los revisores no la hayan consolidado) y la socializa con el equipo de desarrollo de propuesta para su revisión, discusión y toma de decisiones.
- Organizar una reunión del equipo de desarrollo de propuesta para revisar y decidir cómo abordar la retroalimentación de los revisores. Tenga en cuenta que los cambios que se hagan en un componente del proyecto pueden afectar otros aspectos del diseño del proyecto o los planes de recursos del proyecto, y tome nota de problemas umbrales“Threshold issues” que tengan implicaciones para las actividades de los socios y sus planes de recursos (consultar la sección sobre "Asocios" más adelante).
- Considerar la posibilidad de organizar una llamada con los revisores técnicos después de recibir la retroalimentación, para conversar sobre comentarios importantes de la revisión y clarificar dudas, en particular los problemas umbrales.
- Participar al tomador de decisión de propuesta para resolver todas las inconsistencias significativas entre los comentarios de los revisores, o por desacuerdos entre el equipo de propuesta y los revisores.
- Después de conversar y llegar a acuerdos sobre cambios, el equipo de desarrollo de propuesta identifica todas las secciones de la propuesta que se tienen que actualizar para que reflejen los cambios y se asignan a los responsables de realizar dichos cambios.
- El coordinador de propuesta se asegura de que los miembros del equipo de desarrollo de propuesta aborden todos los problemas umbrales señalados por los revisores, y que se revisen las secciones de la propuesta - su narrativa, el presupuesto y los anexos identificados en el paso 5.
- Asegurar que sea minuciosa la revisión final de los documentos ya modificados para garantizar la consistencia y coherencia del diseño técnico del proyecto y los planes de recursos.
- El coordinador de propuesta socializa con los revisores la respuesta que ha dado el equipo de desarrollo de propuesta, explicando cómo abordó el equipo los problemas umbrales que señalaron los revisores.
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Asocio
- El diseño de proyecto presentado para revisión debe reflejar los insumos de los socios, que CRS debe involucrar en la toma de decisiones clave durante todo el proceso de diseño de proyecto.
- Según sea factible ante las limitantes de tiempo, involucre a los socios en el proceso de revisión y posteriores conversaciones sobre los cambios que se han de hacer como respuesta a la retroalimentación de los revisores externos al equipo de desarrollo de propuesta. Como se señala en el Estándar 2, acción clave 2, en caso que la retroalimentación de los revisores implique cambios significativos en el alcance de trabajo o presupuesto del socio, el personal de alto nivel de CRS y del socio (p. ej., representante de país y director del socio) deben tratar el asunto, en persona idóneamente.
- En el caso de propuestas desarrolladas para oportunidades de recibir fondos externos, hay que cumplir con lo acordado a la hora de negociar los pre-acuerdos de formar equipoUn convenio de formar equipo es un acuerdo entre dos o más entidades cuya intención es aumentar la competitividad al unir recursos para obtener y desarrollar una adjudicación. Se usa frecuentemente en el desarrollo de propuestas basadas en consorcios. Las organizaciones firman acuerdos pre-formación de equipo la que las compromete a trabajar en forma conjunta en la preparación para una oportunidad de financiamiento prevista, y formalizar la intención de las organizaciones de proseguir con la oportunidad cuando ésta sea lanzada. en cuanto a la revisión de borradores de propuesta.
- Consultar el Estándar 2, acción clave 2 para ver guía adicional sobre cómo involucrar a los socios en la toma de decisiones clave en el diseño de proyecto.
Cuando CRS es subreceptor- Seguir el mismo proceso de revisiones e insumos a la propuesta, y el presupuesto que está presentando CRS al principal.
- Al negociar el pre-acuerdo de formación de equipoUn convenio de formar equipo es un acuerdo entre dos o más entidades cuya intención es aumentar la competitividad al unir recursos para obtener y desarrollar una adjudicación. Se usa frecuentemente en el desarrollo de propuestas basadas en consorcios. Las organizaciones firman acuerdos pre-formación de equipo la que las compromete a trabajar en forma conjunta en la preparación para una oportunidad de financiamiento prevista, y formalizar la intención de las organizaciones de proseguir con la oportunidad cuando ésta sea lanzada. con el principal, asegúrese de que CRS tenga la oportunidad de revisar el borrador final de secciones de la propuesta que cubran el alcance de trabajo de CRS. También solicitar una oportunidad para que CRS revise las partes relevantes de la propuesta donde se explica el enfoque general del proyecto, y cómo encaja CRS. Enfatizar los requisitos de revisión interna de CRS y solicitar la mayor cantidad de información que sea razonable de la aplicación técnica del proyecto.
- Proporcionar a los revisores la información de contexto necesaria para evaluar la factibilidad e idoneidad de los componentes del proyecto de CRS a la luz del diseño de proyecto en general. Notar que esto puede ser un desafío a menos que CRS haya negociado la oportunidad de revisar partes adicionales de la propuesta que expliquen el enfoque general (ver punto anterior).
Proyectos de emergencia- El Departamento de Respuesta Humanitaria de CRS (HRD) revisa todas las propuestas de emergencia desarrolladas para donantes externos, donantes privados o fondos para emergencias de uso restringido - incluyendo reducción del riesgo de desastres (RRD), programas con base en efectivo para desastres y elementos de mercado/efectivo de programas de desarrollo (p. ej., programas Title II).
- Aunque los revisores de propuestas de emergencia también deben revisar la idoneidad, factibilidad y coherencia, tenga presente que en general se espera menos detalle en una propuesta de emergencia y debe tener flexibilidad incorporada.
- Consultar la guía en ProPack I, el Capítulo VI, páginas 83-84, y el Capítulo X, página 138, "¿Cómo difiere durante la respuesta ante emergencias?"
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
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Lista de control para la revisión interna de la propuesta (de ProPack I de CRS)
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Lista de control para revisar la nota conceptual (de ProPack I de CRS)
Otros Recursos
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Guía regional para el desarrollo y aprobación de propuestas de proyectos
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ProPack I: Capítulos VI (Nota conceptual) y X (Formato y Revisión de Propuesta) [Proposal Format and Review]
- Principal responsable: Coordinador de la propuesta