Estándar 18: Aprendizaje y aprovechamiento de los resultados durante el cierre.
Involucrar a los participantes, socios, donantes, gobiernos anfitriones o locales y otros actores interesados en las actividades de evaluación y reflexión del cierre de proyecto para aprender de- y apalancar el proyecto.
Escribir un informe final exhaustivo resumiendo los logros y el aprendizaje del proyecto.
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Por qué
Un informe final de proyecto Para ver un resumen de las diferencias entre un informe final de proyecto, un informe de evaluación final y un informe de revisión post acción, consulte más adelante la sección "Cómo". le ofrece a CRS un espacio para presentar el análisis general del equipo del proyecto y su interpretación de los logros del proyecto, junto con los éxitos y los desafíos relacionados con la programación técnica, las cuestiones operativas y la gestión del proyecto. El informe final es también un foro para resumir los principales aprendizajes desprendidos de la totalidad de la experiencia de implementación del proyecto. Pero, es muy común que los equipos de proyecto aborden la preparación del informe final como si fuera un ejercicio de "marque las casillas" y simplemente re-envasar la información presentada en informes anteriores. Tomarse el tiempo para preparar un informe final de alta calidad e integral logra lo siguiente:
- Profundizar la comprensión interna y externa de los logros alcanzados y lecciones aprendidas con el proyecto.
- Fortalecer la base de evidencia que sirve para el diseño y la gestión de proyectos futuros con la documentación clara de los logros y aprendizajes del proyecto (consultar Estándar 2).
- Demostrar el compromiso de CRS con el aprendizaje y la rendición de cuentas ante donantes y otros actores internos y externos del proyecto.
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Quién
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
- El PM/CoP es el responsable de coordinar los aportes y compilar un informe final de proyecto que incluya información completa, análisis basada en evidencia, y aprendizajes clave.
- Otros implicados: Equipo de proyecto, incluyendo personal de programas (MEAL, líderes de sector, oficiales de proyecto) y personal de operaciones ; director de programas (HoP); director de operaciones (HoOps); representante de país (CR) según corresponda; personal de IDEA según proceda
- Los miembros de los equipos de proyecto de CRS y socios contribuyen contenidos para el informe final.
- El HoP y HoOps apoyan con la elaboración del informe y revisan el borrador final del informe; el CR también podrá revisar y aprobar el informe final, en particular si es para presentación a un donante.
- En el caso de adjudicaciones con fondos centralizados, el personal de IDEA le ayuda a identificar mensajes clave para el informe, confirmar/brindar guía sobre el formato y extensión del informe y apoya con la revisión y presentación del informe final.
Informes finales y transiciones del personal: Todos los proyectos deben tener un presupuesto para que el puesto de PM/CoP continúe hasta el final del proyecto, y los altos directivos deben hacer lo necesario para retener al PM/CoP hasta que se completen las actividades de fin de proyecto/cierre de adjudicaciónEn el caso de adjudicación con fondos de donantes externos, el periodo de cierre de adjudicación suele extenderse más allá de la fecha final de proyecto. (consultar Estándar 17, acción clave 1). Sin embargo, habrá situaciones en las que el PM/CoP abandone el equipo del proyecto antes de la finalización del proyecto/cierre de la adjudicación. En tales casos, antes de partir, el PM/CoP debe dar prioridad a la finalización del informe final del proyecto, o entregar un borrador sólido del informe al HoP u otro miembro del personal designado, junto con una orientación clara sobre lo que se necesita para finalizar el informe.
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Cuándo
- Según el cronograma y la fecha límite del plan de cierre del proyecto y lo estipulado en el convenio de adjudicación.
CONSEJO: Organice el evento de reflexión final del proyectoEn el caso de proyectos que no requieran de una evaluación final según las Políticas y Procedimientos para MEAL de CRS, el evento de reflexión típicamente es la revisión post acción. antes de preparar (o finalizar) el informe final del proyecto. El evento de reflexión tiene como propósito profundizar el análisis del equipo de proyecto sobre los éxitos, desafíos y aprendizajes del proyecto, todos insumos clave para el informe final de proyecto.
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Cómo
Siga estos pasos para preparar un informe final de alta calidad e integral (consultar Estándar 16 para ver la guía sobre los informes finales financieros y de otras operaciones):
- El PM/CoP identifica la información necesaria para el informe final de proyecto, basado en el esquema en la Plantilla de Informe Final del proyecto de CRS. En el caso de proyectos con fondos externos, el PM/CoP también revisa lo siguiente:
- Requisitos y plantillas de los donantes (indague con el personal IDEA o el donante según sea necesario para obtenerlos o clarificar los requisitos)
- La versión más reciente del plan de acercamiento con donantes (consultar el Estándar 10, acción clave 4), para ver la información sobre los intereses del donante, mensajes clave de CRS para el proyecto, temas calientesUn "tema caliente" es aquello que preocupa mucho al donante, a saber: eficiencia de costos, integración con el gobierno, transversalización de género. del donante, etc.
- La Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes (sección de la lista de control de preparación).
- Pulse aquí para ver la descripción de Diferencias entre evaluación final, revisión post acción e informe final.
- La evaluación final se concentra en preguntas clave identificadas en los términos de referencia de la evaluación y se lleva a cabo antes del final del proyecto.La excepción en estos casos es la evaluación ex post, que toma lugar después de que haya concluido el proyecto (generalmente al menos un año después y a menudo varios años después). En algunos proyectos, el donante encarga la evaluación final. El informe de la evaluación final a menudo lo elabora un evaluador externo que no ha tenido participación en el proceso de implementación de proyecto. Muchos donantes piden un informe de evaluación final (típicamente se presenta antes de la fecha final del proyecto o fecha de vencimiento de adjudicación) y un informe final de proyecto (típicamente se presenta como parte del cierre de adjudicación).
- Una revisión post acción es una evaluación interna del desempeño organizativo basado en el plan de proyecto (consultar la información sobre evaluaciones finales y revisión post acción en el Procedimiento para MEAL 3.6). El equipo de proyecto típicamente realiza la revisión post acción poco después de la fecha final del proyecto/vencimiento de adjudicación. El informe de la revisión post acción suele ser bastante informal y está dirigido a una audiencia interna.
- El informe final de proyecto es un informe formal que ofrece una imagen sintetizada pero completa del proyecto, incluyendo los logros, los desafíos y las lecciones aprendidas, desde el punto de vista de aquellos que están involucrados más estrechamente en su implementación. La redacción del informe final se hace o finaliza al final del período del proyecto o durante el cierre de adjudicación e incorpora los hallazgos clave y aprendizajes del informe de la evaluación final/revisión post acción.En los proyectos más pequeños en los que no hubo evaluación final, el informe final de proyecto es suplemento del informe de revisión post acción y ofrece la oportunidad de reunir la información sobre los logros del proyecto y cómo se manejaron los recursos del proyecto, así como las reflexiones del equipo de proyecto sobre los desafíos y éxitos a lo largo del ciclo del proyecto. . En el caso de proyectos con fondos externos, el informe final se redacta principalmente para el donante; en el caso de proyectos con fondos discrecionales, el informe final se redacta principalmente para el uso interno de CRS y es un aporte a la base de evidencia para los equipos de diseño de proyectos nuevos (consultar el Estándar 2).
- El PM/CoP, orientado por el calendario de MEAL del proyecto y el Calendario de productos para entregar al donante,Calendario de Productos entregables del Gerente de adjudicación es una herramienta de seguimiento de "un vistazo" que resume la información de los productos entregables (p. ej., informes técnico y financiero; documentos MEAL p. ej., Términos de referencia y los informes de evaluación; plan de implementación detallado, plan de trabajo, etc.) que CRS debe presentar al donante de conformidad con los términos de la adjudicación del donante. desarrolla un cronograma general para la redacción, compilación, revisión y finalización del informe, siguiendo los procedimientos de revisión establecidos por el programa de país o la región.
- En el caso de proyectos con fondos externos, programe tiempo adicional para que el personal de IDEA pueda revisarlo si así se requiere.
- Planifique teniendo en cuenta el cierre de personal: Asegúrese de incorporar suficiente tiempo para que el personal clave contribuya sus aportes antes de que se despidan del proyecto.
- Piense en opciones originales además del párrafo: Dependiendo de los requisitos e intereses de los donantes, considere la posibilidad de usar un formato alternativo o complementarioLos formatos alternativos o complementarios podrían incluir blogs, entrevistas cortas en video, presentaciones de fotos con subtítulos, etc. Entre en contacto con los colegas de MarCom para ideas. También puede ser útil explorar formatos alternativos al planificar la mejor manera de aprovechar la información del informe final/los logros de un proyecto financiado con fondos discrecionales en los esfuerzos de acercamiento con los donantes y otras partes interesadas. para el informe final de proyecto. De no ser recomendable usar dichos formatos, considere programar tiempo en el proceso de preparación del informe para poder trabajar con un diseñador gráfico experimentado para encontrar formas visualmente atractivas para presentar la información final del proyecto y para comunicar los mensajes clave.
- El PM/CoP consulta con los colaboradores del informe para revisar los requisitos del informe final y el plan de preparación y fechas de entrega del informe.
- Los colaboradores incluyen el personal programático de CRS (incluyendo MEAL), de finanzas y de otras operaciones.
- En el caso de proyectos con fondos externos, el PM/CoP también señala lo siguiente en las discusiones y en la guía formal que manda por correo electrónico a los colaboradores:
- Los requisitos y las preferencias del donante en cuanto al informe final, y las plantillas de informe final que proporcione el donante
- La Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes
- Problemas, riesgos y cambios clave de informes anteriores a los que hay que dar seguimiento
- Mensajes clave que hay que recalcar, de conformidad con el plan de acercamiento con donante del proyecto
- Temas sensibles que requieren de presentación más delicada y revisión más detallada.
Información sobre los recursos financieros y de la cadena de suministro del proyecto: En ciertos casos, puede que CRS presente el informe narrativo final del proyecto a un donante antes de entregar el informe financiero y el de la cadena de suministro en su versión final. Aunque pueda que no esté disponible la información sobre el estatus final de estos recursos a la hora de preparar el informe final de proyecto, aún así, el PM/CoP debe solicitar que el personal de finanzas y cadenas de suministro proporcione la información más actualizada, junto con una proyección del estado proyectado para el final de proyecto. Esto facilita la coherencia entre informes y garantiza que el informe final de proyecto refleje el estado general previsto de los recursos financieros y materiales del proyecto.
- Los miembros del equipo de proyecto usan los materiales proporcionados por el PM/CoP para elaborar sus aportes y presentarlos al PM/CoP en la fecha de entrega acordada.
- El PM/CoP revisa los aportes para el informe y conversa al respecto con el personal si hay necesidadEn la medida de lo posible, con los plazos de entrega de los informes y la disponibilidad de personal, considere la posibilidad de convocar a una reunión para revisar los aportes del borrador del informe, aclarar puntos y profundizar el análisis, especialmente con respecto a las lecciones aprendidas y las recomendaciones/implicaciones para futuros proyectos. de clarificar puntos o hacer análisis más profundo.
- El PM/CoP prepara el borrador del informe final de proyecto y lo circula entre los revisores acordados, de conformidad con el cronograma elaborado en el paso 2.
- En el caso de adjudicaciones con fondos centralizados o proyectos con fondos externos estratégicos, el personal de IDEA también revisa el borrador del informe final.
- El HoP, con observaciones de la revisión que haga el HoOps, proporciona retroalimentación final al PM/CoP.
- El PM/CoP revisa el informe con base en la retroalimentación de los revisores, y hace arreglos para someterlos al donante o los donantes del proyecto,El PM/CoP, CR, o personal de IDEA lo presenta, según sea apropiado. según corresponda. El PM/CoP también hace una difusión interna del informe.La lista de distribución interna puede incluir el DRD PQ, asesores técnicos regionales y de la sede, personal de MEAL, otro personal de calidad programática, otros equipos de proyecto, personal del programa de país o de BD regional, etc.
- Según sea necesario, el PM/CoP obtiene la aprobación del CR del borrador final del informe antes de finalizar el informe para la revisión de IDEA o someterlo al donante.
- Consultar el Estándar 18, acción clave 5 para ver la guía sobre cómo subir el informe final a Gateway.
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Asocio
- Aunque los socios podrían no estar directamente involucrados en la redacción del informe final, el informe final de proyecto de CRS debe aprovechar la información de los informes que presentan los socios a CRS, así como la reflexión, análisis e interpretación conjunta que hagan CRS y el socio en el proceso de evaluación y revisión post acción (consultar el Estándar 18, acción clave 2).
- En algunos casos, CRS y los socios podrán identificar aportes adicionales de los socios que se necesiten para el informe final. Asegúrese de darle suficiente tiempo al socio para preparar estos aportes, y tenga en cuenta la disponibilidad del personal del socio ya que podría ser que el personal del socio abandone el proyecto antes del personal de CRS a medida que terminen las actividades de campo antes de la fecha final del proyecto.
- Comparta la versión final del informe con los socios. Según sea necesario, revise el informe antes de compartirlo para evitar la distribución inadvertida de información sensiblePor ejemplo, la información de otras partes interesadas.
- Inste a que los socios redacten sus propios informes finales que documenten sus logros en el proyecto, y los desafíos enfrentados en la gestión de sus componentes del proyecto. Los socios también pueden usar dichos informes con sus actores interesados y posibles donantes y para el aprendizaje institucional a nivel del socio. Apoye a los socios según sea necesario para que personalicen sus informes para distintos lectores.
Cuando CRS es subreceptor- En el caso que CRS sea subreceptor, el principal típicamente solicitará un informe final. Prepare el informe final de CRS según la guía del principal, incluyendo las plantillas que proporcione el principal o donante. En caso que el principal no proporcione guía, use la guía antes descrita y la Plantilla de Informe Final del Proyecto de CRS.
- Solicite que el principal comparta una copia del informe final presentado al donante.
- Use el informe presentado al principal para preparar un informe final interno para CRS que incluya los aprendizajes del proyecto de CRS y el socio, información que pueda ayudar a posicionar a CRS con otros donantes y las observaciones y recomendaciones relacionadas con la experiencia de CRS en su trabajo con el principal. Archive este informe en Gateway tanto en el registro de la adjudicación como en el registro institucional del principal.
Proyectos de emergencia- Siga el proceso antes descrito, tenga en cuenta que, en las respuestas a emergencias financiadas por múltiples donantes, CRS podría preparar un informe final general sobre la respuesta. Use el informe final de la respuesta a emergencia si es posible para cumplir con los requisitos de los donantes; modifíquelo según se necesite para responder a los intereses y requisitos de donantes específicos.
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Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. Revise la guía sobre el cierre de un llamado de emergencia en el Manual del kit de herramientas. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
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Incluso si el proyecto de emergencia no forma parte de una respuesta más amplia de CI, tenga en cuenta que, como miembro de Caritas Internationalis, CRS está comprometido con el protocolo para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia. La parte de "Aprendizaje" de este protocolo compromete a CRS a compartir informes de evaluación y documentos de aprendizaje de proyectos de respuesta a emergencias con el Departamento de Respuesta Humanitaria de CI, para garantizar que el aprendizaje informe futuras respuestas a emergencias.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)