Acciones clave por:

Estándar 18: Aprendizaje y aprovechamiento de los resultados durante el cierre.

Involucrar a los participantes, socios, donantes, gobiernos anfitriones o locales y otros actores interesados en las actividades de evaluación y reflexión del cierre de proyecto para aprender de- y apalancar el proyecto.

Escribir un informe final exhaustivo resumiendo los logros y el aprendizaje del proyecto.

  • Por qué

    Un informe final de proyecto Para ver un resumen de las diferencias entre un informe final de proyecto, un informe de evaluación final y un informe de revisión post acción, consulte más adelante la sección "Cómo". le ofrece a CRS un espacio para presentar el análisis general del equipo del proyecto y su interpretación de los logros del proyecto, junto con los éxitos y los desafíos relacionados con la programación técnica, las cuestiones operativas y la gestión del proyecto. El informe final es también un foro para resumir los principales aprendizajes desprendidos de la totalidad de la experiencia de implementación del proyecto. Pero, es muy común que los equipos de proyecto aborden la preparación del informe final como si fuera un ejercicio de "marque las casillas" y simplemente re-envasar la información presentada en informes anteriores. Tomarse el tiempo para preparar un informe final de alta calidad e integral logra lo siguiente:

    • Profundizar la comprensión interna y externa de los logros alcanzados y lecciones aprendidas con el proyecto.
    • Fortalecer la base de evidencia que sirve para el diseño y la gestión de proyectos futuros con la documentación clara de los logros y aprendizajes del proyecto (consultar Estándar 2).
    • Demostrar el compromiso de CRS con el aprendizaje y la rendición de cuentas ante donantes y otros actores internos y externos del proyecto.
  • Quién

    • Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
      • El PM/CoP es el responsable de coordinar los aportes y compilar un informe final de proyecto que incluya información completa, análisis basada en evidencia, y aprendizajes clave.

    • Otros implicados: Equipo de proyecto, incluyendo personal de programas (MEAL, líderes de sector, oficiales de proyecto) y personal de operaciones ; director de programas (HoP); director de operaciones (HoOps); representante de país (CR) según corresponda; personal de IDEA según proceda
      • Los miembros de los equipos de proyecto de CRS y socios contribuyen contenidos para el informe final.
      • El HoP y HoOps apoyan con la elaboración del informe y revisan el borrador final del informe; el CR también podrá revisar y aprobar el informe final, en particular si es para presentación a un donante.
      • En el caso de adjudicaciones con fondos centralizados, el personal de IDEA le ayuda a identificar mensajes clave para el informe, confirmar/brindar guía sobre el formato y extensión del informe y apoya con la revisión y presentación del informe final.

    Informes finales y transiciones del personal: Todos los proyectos deben tener un presupuesto para que el puesto de PM/CoP continúe hasta el final del proyecto, y los altos directivos deben hacer lo necesario para retener al PM/CoP hasta que se completen las actividades de fin de proyecto/cierre de adjudicaciónEn el caso de adjudicación con fondos de donantes externos, el periodo de cierre de adjudicación suele extenderse más allá de la fecha final de proyecto. (consultar Estándar 17, acción clave 1). Sin embargo, habrá situaciones en las que el PM/CoP abandone el equipo del proyecto antes de la finalización del proyecto/cierre de la adjudicación. En tales casos, antes de partir, el PM/CoP debe dar prioridad a la finalización del informe final del proyecto, o entregar un borrador sólido del informe al HoP u otro miembro del personal designado, junto con una orientación clara sobre lo que se necesita para finalizar el informe.

  • Asocio
    • Aunque los socios podrían no estar directamente involucrados en la redacción del informe final, el informe final de proyecto de CRS debe aprovechar la información de los informes que presentan los socios a CRS, así como la reflexión, análisis e interpretación conjunta que hagan CRS y el socio en el proceso de evaluación y revisión post acción (consultar el Estándar 18, acción clave 2).
    • En algunos casos, CRS y los socios podrán identificar aportes adicionales de los socios que se necesiten para el informe final. Asegúrese de darle suficiente tiempo al socio para preparar estos aportes, y tenga en cuenta la disponibilidad del personal del socio ya que podría ser que el personal del socio abandone el proyecto antes del personal de CRS a medida que terminen las actividades de campo antes de la fecha final del proyecto.
    • Comparta la versión final del informe con los socios. Según sea necesario, revise el informe antes de compartirlo para evitar la distribución inadvertida de información sensiblePor ejemplo, la información de otras partes interesadas.
    • Inste a que los socios redacten sus propios informes finales que documenten sus logros en el proyecto, y los desafíos enfrentados en la gestión de sus componentes del proyecto.  Los socios también pueden usar dichos informes con sus actores interesados y posibles donantes y para el aprendizaje institucional a nivel del socio. Apoye a los socios según sea necesario para que personalicen sus informes para distintos lectores.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • En el caso que CRS sea subreceptor, el principal típicamente solicitará un informe final. Prepare el informe final de CRS según la guía del principal, incluyendo las plantillas que proporcione el principal o donante. En caso que el principal no proporcione guía, use la guía antes descrita y la Plantilla de Informe Final del Proyecto de CRS.
    • Solicite que el principal comparta una copia del informe final presentado al donante. 
    • Use el informe presentado al principal para preparar un informe final interno para CRS que incluya los aprendizajes del proyecto de CRS y el socio, información que pueda ayudar a posicionar a CRS con otros donantes y las observaciones y recomendaciones relacionadas con la experiencia de CRS en su trabajo con el principal. Archive este informe en Gateway tanto en el registro de la adjudicación como en el registro institucional del principal.
  • Proyectos de emergencia