Estándar 18: Aprendizaje y aprovechamiento de los resultados durante el cierre.

Involucrar a los participantes, socios, donantes, gobiernos anfitriones o locales y otros actores interesados en las actividades de evaluación y reflexión del cierre de proyecto para aprender de- y apalancar el proyecto.

Compartir el aprendizaje desprendido del proyecto con actores buscando incidencia, sostenibilidad y ampliación de escala de los enfoques exitosos del proyecto.

Por qué
Los proyectos generan una gran cantidad de información de valor e interés para CRS, sus socios, comunidades participantes, donantes y para otras partes interesadas. Sin embargo, los equipos de proyecto se suelen enfrascar en la premura de las actividades de cierre y le dedican poca atención al intercambio estratégico de información sobre el impacto del proyecto, las lecciones aprendidas y recomendaciones para futuros proyectos. El intercambio bien planificado de los aprendizajes del proyecto, incluyendo a miembros de la comunidad y donantes actuales y potenciales del proyecto, como parte del cierre de proyecto, logra lo siguiente:
- Fomentar el compromiso de las partes interesadas en mantener, escalar o adoptar los enfoques prometedores del proyecto.
- Ayudar a responder a las necesidades de información de los actores, transmitiendo los resultados y aprendizajes más relevantes a cada parte interesada.
- Demostrar rendición de cuentas y profundiza las relaciones que se han construido durante el proyecto.
- Contribuir al acervo de conocimientos del sector.

Quién
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
  - El PM/CoP lidera el desarrollo e implementación de los planes de proyecto para compartir aprendizajes durante el cierre.
- Otros implicados: Miembros de los equipos de proyecto de CRS y del socio; personal de MEAL del programa de país; director de programas (HoP); representante de país (CR); asesores técnicos sectoriales; personal de crecimiento estratégico (BD) del programa de país y de la región; personal de IDEA si procede
  - El personal del equipo de proyecto y de MEAL del programa de país, con apoyo del HoP cuando sea necesario, contribuyen a la planificación y ayudan con las actividades puntuales de implementación para compartir los aprendizajes del proyecto.
  - El CR ayuda en cuanto al contacto con donantes y otros actores de alto nivel.Por ejemplo, funcionarios gubernamentales de alto nivel, dirigentes de alto nivel de organizaciones homólogas.
  - Los asesores técnicos (especialmente regional y global) ayudan a promover y compartir los aprendizajes con otros especialistas técnicos, incluyendo especialistas de donantes y organizaciones afines.
  - El programa de país (si procede) y el personal regional BD y el personal IDEA aportan a los planes para la diseminación de los aprendizajes y compartir aprendizajes con donantes actuales y potenciales.

Cuándo
- Finalizar un plan para compartir los aprendizajes finales del proyecto como parte de la planificación de cierre general aprovechando la planificación de la evaluación final o revisión post acción (consultar Estándar 18, acción clave 1).
- Refinar e implementar el plan en el transcurso del periodo de cierre.

Cómo
Esta acción clave se implementa de conformidad con las Políticas y Procedimientos para MEAL, específicamente el procedimiento 7.2.Procedimiento 7.2: Comunicar los avances y hallazgos de las evaluaciones a los grupos de interés clave de acuerdo con sus necesidades de información. .

Siga estos pasos durante el cierre de proyecto para compartir las lecciones del proyecto con actores clave, aparte de los equipos de proyecto de CRS y del socio:
1. Como parte de la planificación del cierre de proyecto (p. ej., comenzando al menos 3 - 12 meses antes de la fecha final del proyecto), el PM/CoP trabaja con el equipo de proyecto y otros actores internosPor ejemplo, CR, HoP, TA, BD staff, y personal de IDEA. para refinar los planes del proyecto en cuanto a aprendizajes y compartir con actores, incluyendo compartir los hallazgos de la evaluación.
- Pulse aquí para el Detalle de los pasos del proceso.
  En el caso de proyectos que incluyan una evaluación final, tomar como punto de partida el plan preliminar para compartir los hallazgos de la evaluación con diferentes actores del proyecto que se desarrolló como parte de los términos de referencia de la evaluación final (consultar el Estándar 18, acción clave 1 para ver detalles).
  
  Revisar el plan de acercamiento con los donantes del proyecto y el plan para la comunicación con actoresEste plan se elabora durante la puesta en marcha del proyecto como parte del desarrollo del sistema MEAL, y se va refinando según sea necesarios durante la implementación de proyecto. del SMILER preparado durante el desarrollo del sistema MEAL.
  
  Reflexionar sobre actividades formales de aprendizaje del proyecto con actores externos (consultar Estándar 11, acción clave 1) y desarrollar objetivos clarosLos objetivos variarán dependiendo del proyecto y de la parte interesada, pero podrían incluir los siguientes: influenciar a una parte interesada (gobierno, organización par, donante) para que promueva algún enfoque del proyecto de eficacia comprobada; explorar el interés que tenga un donante potencial en apoyar la ampliación del proyecto o apoyar su seguimiento; utilizar el aprendizaje del proyecto para incidir con un actor del gobierno para que continúe invirtiendo para mantener y ampliar los logros del proyecto. para las actividades de aprendizaje del cierre de proyecto - a saber, ¿qué aprendizajes quiere compartir el equipo de proyecto, con quién y por qué?
  
  Involucrar a los actores interesados en torno al aprendizaje de proyecto, en todos los proyectos, incluyendo proyectos menos complejos y de duración más corta.
  
  Consultar la serie M&E Shortcuts: Comunicación y Reporte de Informes para ver guía y una muestra de plantilla para planificar las comunicaciones.
  
  Adaptar ideas de la guía en la sección "Compartir las lecciones aprendidas" de Captar y Compartir Lecciones en Eventos de Aprendizaje en los Programas de País.
  
  Identificar oportunidades ya planificadas de acercamiento con actores focalizados/metas (p. ej., reuniones regulares de coordinación, conferencias), así como oportunidades específicas del cierre y para compartir estos aprendizajes (p. ej., informes formales que pide el donante; "reuniones de salida"Las reuniones de salida son consultas con actores, como por ejemplo los socios, los participantes, el donante y personal gubernamental durante el proceso de cierre del proyecto, que ayudan a garantizar la participación y la rendición de cuentas. En el caso de proyectos grandes, las reuniones de salida también pueden ser una manera de involucrar a los actores en el desarrollo del plan de cierre. Para proyectos más pequeños, las reuniones de salida pueden servir para clarificar cualquier pregunta en cuanto al proceso de cierre de proyecto, tratar el tema de los activos del proyecto y cualquier actividad de seguimiento planificada. con actores individuales; evento formal de cierre de proyecto, etc.). Consultar además el Estándar 16, acción clave 5.
  
  En el caso de proyectos con fondos externos, considerar la posibilidad de organizar las siguientes actividades de cierre con el donante del proyecto:
  
  Una reunión de fin de proyecto con el donante para presentar los resultados y aprendizajes y obtener la retroalimentación del donante sobre el proyecto.
  
  Una reunión más focalizada con el personal técnico del donante para compartir los logros técnicos, las innovaciones y desafíos del proyecto, etc.
  
  Una mesa técnica con la comunidad para compartir resultados y considerar cómo aprovecharlos, invitando al donante para que participe.
Piense de forma creativa, involucre a los participantes del proyectoConsulta la buena práctica de MEAL 6.B: Comunicar información clave del proyecto a los miembros de la comunidad durante el inicio y cierre del proyecto. y celebre los logros: Trabaje con el personal de MEAL del programa de país y con los miembros de los equipos del proyecto de CRS y del socio para identificar los aspectos más destacados del proyecto, los desafíos y las lecciones aprendidas para compartirlos, buscando formas creativas de compartirlos,Para los eventos de cierre, considere la posibilidad de trabajar con participantes del proyecto para hacer resumen de su vivencia del proyecto de manera creativa, como un breve drama, u organizar puestos de mercado/feria, donde los participantes dan su punto de vista sobre diferentes aspectos del proyecto, y los resultados del proyecto. tomando en cuenta las preferencias del donante y otros actores interesados. Involucre a una variedad de actores, incluyendo además del donante actual, a otros donantes y actores influyentes. Traze estrategias para involucrar a los actores como participes activos en los eventos para compartir aprendizaje. Tenga presente cómo dicha participación puede fortalecer las relaciones entre los actores, amplificar la voz de los participantes del proyecto y celebrar todo lo que han logrado los participantes a través del proyecto.
1. El PM/CoP y el equipo de CRS, con la orientación de los planes desarrollados en el paso 1, elaboran la documentación apropiada y materiales de comunicación hechos a la medida para los actores clave.Los materiales pueden incluir: documentos de aprendizaje resumidos; perfiles de participantes del proyecto emblemáticos; documentos informativos de una página que se concentran en aspectos puntuales de aprendizaje; diapositivas. Consultar la lista de documentos en la sección "Herramientas" para otras ideas.
- Adaptar la información del informe de la evaluación final del proyecto y/o visualizaciones de datos preparados para el evento de reflexión de evaluación final o revisión post acción, así como productos de comunicación preliminares desarrollados por un evaluador externo de conformidad con el SOW de la evaluación (según corresponda).
- Compilar fotos y citas de participantes y actores del proyecto, así como muestras de los materiales del proyecto como carteles o manuales de capacitación adaptados. Suelen ser prácticos para compartir con los donantes en reuniones de cierre de proyecto y puede ser de relevante incorporarlos en informes finales.
- Analizar cuál sería la mejor manera de usar los canales de mercadeo y comunicaciones para difundir o hacer resaltar los aprendizajes - consultar el CRS Communications ManualManual de Comunicaciones .
- Conseguir apoyo de especialistas en comunicaciones del programa de país, la región o MarComm, conforme a la necesidad. Asegúrese de hacer contacto con este personal con suficiente antelación.
1. El PM/CoP coordina el contacto con los actores focalizados para compartir los aprendizajes del proyecto, y trabaja con miembros del equipo de proyecto organizando los eventos y las reuniones formales de aprendizaje compartido de conformidad con el plan.
- El CR, HoP, asesores técnicos y personal de IDEA entran en contacto con actores individuales según la necesidad, con base en protocolos y relaciones existentes.
- Según corresponda, organice cobertura mediática local para los eventos formales de cierre organizados para compartir los éxitos y aprendizajes del proyecto (ver un ejemplo en el cuadro más adelante).
- En cuanto a las actividades de acercamiento que incluyen reuniones formales con actores clave, documente los puntos clave de la reunión (retroalimentación del actor, preguntas, los siguientes pasos y acciones de seguimiento, etc.) para que CRS y el socio puedan dar seguimiento y tenerlos como referencia.
- Incluya e involucre a BD, personal de IDEA y los asesores técnicos (a niveles CP, regional y HQ) en las actividades de proyección, para facilitar la conexión con los donantes y otras organizaciones en las que CRS busca incidir.
Eventos de incidencia: En el caso de proyectos complejos de alto perfil que hayan alcanzado resultados a una escala significativa, los eventos de cierre podrán incluir talleres de aprendizaje a nivel nacional para compartir los aprendizajes del proyecto e influenciar las prácticas de actores con interés en los temas y aprendizajes del proyecto, desde la perspectiva de política, de investigación o de practicante. Ver los 7 Steps of Planning and Agenda (Taller Nacional sobre Compartir y Aprendizajes para el proyecto WALA/IMPACT) en "Otros recursos".

Asocio
- Los socios podrán tener sólida experiencia y capacidad en la gestión de conocimientos y aprendizajes del proyecto, y de acercamiento con donantes, o al contrario les podrá resultar nuevo este aspecto de apalancamiento de experiencias del proyecto. En cualquier caso, asegúrese de incluir a los socios en la planificación e implementación de las actividades finales de acercamiento con donantes.
- En los casos que el proyecto incluya a socios estratégicos de largo plazo, CRS y el socio podrían trabajar para fortalecer las relaciones con los donantes, las comunicaciones y habilidades de mercadeo, como parte de un plan de fortalecimiento de capacidades más amplio. En tales casos, acompañar a la organización socia en la reflexión sobre las maneras que se puede usar el proceso de cierre de proyecto para destacar sus propias capacidades y las contribuciones que hecho para que se alcancen los logros del proyecto y para aumentar su experiencia y sentirse más cómodo en el acercamiento con donantes y las comunicaciones.
Cuando CRS es subreceptor
- El principal tomará un rol protagónico, planificando el aprendizaje y cómo compartirlo a nivel de proyecto; trabaje con el principal, desarrolle e implemente dichos planes, destacando los roles que han tenido CRS y el socio en el éxito del proyecto.
- En el caso de proyectos donde CRS había identificado previamente a otros donantes con posible interés en los componentes del proyecto dentro del alcance de CRS como subreceptor, hay que refinar e implementar las actividades en el plan de acercamiento con donantes del proyecto para compartir los aprendizajes y éxitos de las partes del proyecto manejados por CRS.
Proyectos de emergencia
- Como miembro de Caritas Internationalis, CRS está comprometido con el protocolo para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia. La parte de "Aprendizaje" de este protocolo compromete a CRS a compartir informes de evaluación y documentos de aprendizaje de proyectos de respuesta a emergencias con el Departamento de Respuesta Humanitaria de CI para garantizar que el aprendizaje informe futuras respuestas a emergencias. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
- Adaptar al contexto las actividades para compartir los aprendizajes del proyecto. Por ejemplo, en países donde la inseguridad es tanta que los representantes del donante no pueden visitar en persona, considerar uso de presentaciones multimedios y organizar reuniones virtuales para que los participantes del proyecto y socios locales puedan transmitir sus experiencias y aprendizajes con el proyecto a los representantes de los donantes.

Estándar 18: Aprendizaje y aprovechamiento de los resultados durante el cierre.

Recursos Clave

Plantillas y Herramientas

Políticas y Procedimientos

Otros Recursos