Estándar 17: Gestión responsable de las transiciones de los recursos humanos durante el cierre de proyecto.

• Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP) (ver nota a continuación)
  • El PM/CoP típicamente toma un rol protagónico apoyando a los socios a implementar sus planes de cierre de personal.

• Otros implicados: Lideres del socio; personal de recursos humanos de CRS (RRHH); especialistas de asocio del programa de país o regional; representante de país (CR) y miembros del equipo directivo superior (SMT)
  • Los líderes del socio toman el control desarrollando e implementando sus propios planes de cierre de personal.
  • El personal de RRHH de CRS brinda guía y plantillas según sea necesario.
  • Los especialistas de asocio ayudan con la gestión de la relación con el socio (ver nota).
  • El CR y miembros del SMT pueden apoyar, según sea apropiado, en torno a temas desafiantes como la separación en numerosa de personal del socio.

Nota: En algunos proyectos, CRS podrá identificar a un miembro del equipo de proyecto que no sea el PM o CoP y nombrarlo enlace para una organización socia o más. En tales casos, este miembro de personal tomará un rol protagónico apoyando al socio con el personal de cierre de proyecto, trabajando de cerca con el PM/CoP. En otros proyectos dónde la relación con el socio es especialmente estratégica, el CR u otro miembro del SMT también trabajará de cerca con el PM/CoP apoyando a los socios a planear el cierre de recursos humanos del proyecto.  

• Para proyectos plurianuales: Desde 6 a 12 meses antes de la fecha final del proyecto, dependiendo de la duración y complejidad del proyecto
• Para proyectos de 12 meses o menos: Desde como mínimo 3 meses antes de la fecha final del proyecto

Esta acción clave aprovecha el plan de cierre de proyecto más general desarrollado bajo el Estándar 16, acción clave 2.

Siga estos pasos para apoyar a los socios a desarrollar e implementar sus planes de cierre de personal:

1. El PM/CoP (o CR/miembro de SMT si es más apropiado) convoca una reunión con los líderes del socio para hablar sobre la planificación pos-proyecto para el personal de proyecto del socio. El PM/CoP le ayuda al socio con lo siguiente:

• Identificar roles, responsabilidades y destrezas necesarias para el cierre de proyecto a nivel de socio (implementar actividades finales incluyendo trabajo MEAL, elaborar informes, actividades de cierre de operaciones, etc.).
• Hablar de estrategias para retener al personal clave hasta el final del proyecto (ver las ideas en el Estándar 17, acción clave 1). Si es estratégico y apropiado, considere poner fondos de corto plazo para el personal del socio si CRS y el socio tienen pensado hacer trabajo conjunto en un proyecto nuevo en el que se necesitará de los mismos conjuntos de destrezas. También considere la posibilidad de transferir a individuos de alto desempeño a puestos apropiados en otros proyectos, en la medida de lo posible.
• Ayudar a la gerencia del socio a identificar retos que probablemente enfrenten al desarrollar, comunicar y administrar su plan de cierre de personal y a desarrollar estrategias para responder a estos retos.
• Hablar del proceso para hacer el cierre de personal de socio, incluyendo actividades para promover que se le comunique el plan de cierre de proyecto de manera clara y oportuna al personal, procesos de transición/separación, y las estrategias para mantener en alto los ánimos del personal durante el cierre.
  • Consultar el Estándar 17, acción clave 2 con ideas para manejar la comunicación con personal del socio en torno al cierre de personal de proyecto.

El traspaso progresivo del proyecto hacia los socios y planes de cierre de personal: En algunos proyectos, el traspaso progresivo de actividades clave del proyecto hacia un socio local puede ser un componente central del plan de sostenibilidad del proyecto. En estos casos, CRS y los socios deben determinar con antelación las capacidades que deberá poseer la organización socio para manejar las actividades de traspaso progresivo, junto con los recursos financieros previstos para el personal de proyecto. En algunos casos, el plan de traspaso progresivo podrá incluir la transición de personal de CRS a las organizaciones socio al final del proyecto para apoyar el traspaso progresivo. Haga las preparaciones correspondientes para las transiciones del personal de CRS al socio en el plan de cierre de proyecto.

2. El PM/CoP consulta periódicamente a los líderes del socio sobre el estado del cierre de personal.

• Si el personal del socio dimiten o transicionan a otros proyectos antes de lo planeado, el PM/CoP apoya al socio para evaluar rápidamente el impacto de la salida anticipada del personal en la carga laboral general y la capacidad del personal de socio que queda para llenar los vacíos. De ser necesario, identificar opciones para apoyo complementario, teniendo en cuenta la disponibilidad de presupuesto.

3. Según sea necesario, el PM/CoP pide que personal de RRHH de CRS apoyen con asesoría y asistencia para el socio en los procesos de separación de personal, como por ejemplo:

• Preparar el papeleo de la cesantía (p. ej., notificación de cesación/orden de cesación, certificado de servicio/registro de trabajo, formulario financiero y de prestaciones, etc.), incluyendo requisitos en cuanto a notificación previa de cesación.
• Garantizar que los documentos sean revisados por asesoría legal apropiada.
• Revisar todos los archivos de personal y asegurar que los documentos estén en archivo para su retención según la ley nacional.
• Revisar la vacación acumulada que no ha utilizado el personal de proyecto, según proceda; desarrollar planes coordinados para garantizar que el personal use las vacaciones que les corresponde sin impactar adversamente la programación de cierre; o compensar al personal por las vacaciones sin utilizar (dependiendo de la política del país y organizativa).