Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.

Realizar el cierre de proyecto de tal forma que responda y rinda cuentas a los participantes, socios, gobiernos anfitriones o locales y a los donantes.

Involucrar a socios, participantes del proyecto y otros actores clave en todo el periodo de cierre para manejar relaciones y expectativas.

Por qué
CRS se esfuerza por demostrar nuestra rendición de cuentas a los socios, participantes/beneficiarios del proyecto y a otros actores comunitarios clave durante toda la implementación del proyecto. A medida que se aproxima el cierre de proyecto es esencial considerar cuidadosamente las interacciones con estos actores para que el cierre de proyecto se haga de manera responsable. Esto se vuelve más crítico durante el último año (de proyectos plurianuales) y los últimos meses (de proyectos de 12 meses o menos de duración). Ser transparentes en la comunicación con los actores clave y planificar bien las interacciones con los mismos durante el periodo de cierre de proyecto logra lo siguiente:
- Demuestra el respeto que CRS tiene para con los actores y su compromiso con los principios de asociaciones de la institución.
- Fomenta relaciones positivas con los actores.
- Crea oportunidades para que CRS y los actores celebren los logros del proyecto e identifiquen lecciones aprendidas para mejorar futuras colaboraciones.
- Facilita la identificación conjunta de maneras de sostener y profundizar el impacto del proyecto por parte de CRS y los actores interesados.

Quién
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
  - El PM o CoP dirige el proceso de acercamiento con los actores interesados durante el cierre.
- Otros implicados: Miembros del equipo de proyecto de CRS y del socio; asesores técnicos para fortalecimiento de asocios y capacidades, si es necesario; equipo directivo superior del programa de país
  - Otros miembros del equipo de proyecto de CRS y (según se necesite) personal de fortalecimiento de asocios y capacidades de CRS le brindan apoyo al PM/CoP en la interacción con los socios y otros actores (p. ej., actores gubernamentales).
  - El personal de proyecto del socio dirige la interlocución durante el cierre con participantes del proyecto, actores comunitarios y otros con quienes los socios tienen principal responsabilidad de interacción en materia del proyecto.
  - Los directivos superiores del programa de país apoyan al PM/CoP en las interacciones con socios estratégicos y otros actores clave según sea necesario, especialmente en procesos de cierre de proyecto más complejos o delicados.

Cuándo
- De conformidad con el plan de cierre de proyecto, típicamente:
  - En el caso de proyectos plurianuales: empezando como mínimo 12 meses antes de la fecha final del proyecto.
  - En el caso de proyectos de 12 meses o menos: empezando como mínimo 3 meses antes de la fecha final del proyecto.

Cómo
Nota: La presente acción clave aprovecha los esfuerzos anteriores del equipo de proyecto guiados por la estrategia de salida o de transición del proyecto, que se elabora como parte de la puesta en marcha del proyecto y se revisa y afina durante toda la implementación.

Siga estos pasos para garantizar una gestión efectiva de las interacciones con socios, participantes del proyecto y otros actores clave durante el cierre, empezando a en una etapa temprana del periodo de cierre:

Involucramiento de los socios en torno al cierre de proyecto
1. Antes de que empiece formalmente el proceso de planificación detallada del cierre, el PM/CoP se reúne con los líderes del socio para tratar el tema del proceso de cierre y responder a cualquier preguntas o inquietudes que tengan.
- Pulse aquí para ver Consejos que se deben tener presentes a la hora de hablar sobre el proceso formal de cierre con los socios.
  Prepare temas de consulta para estas reuniones e involucre al representante de país (CR) y/o director de programas (HoP) en la planificación y facilitación de la reunión, según sea necesario.Por ejemplo, podría ser práctico que el CR o HoP participe en reuniones con los socios con los que hubo desafíos en la relación, o con socios dónde la colaboración entre CRS y el socio terminará después del cierre del proyecto.
  
  Haga hincapié en cuanto al rol crítico del socio en garantizar un cierre de proyecto responsable, oportuno y con rendición de cuentas.
  
  En las reuniones con socios locales, llegue preparado para hablar de cómo será la relación de CRS con el socio después de finalizado el proyecto, y en el contexto del Memorándum de Entendimiento entre CRS y el socio, donde corresponda.
  
  Que su comunicación sea clara y transparente. Por ejemplo:
  
  En los casos en que CRS esté buscando un posible proyecto de seguimiento o extensión de costo, hablen con el socio sobre su posible rol en esos dos escenarios y las implicaciones para el proceso de cierre.
  
  Si CRS está explorando la posibilidad de un proyecto de seguimiento, pero no tiene pensado trabajar con el socio en el proyecto nuevo, transmita las razones de dicha decisión de manera respetuosa y abierta.
  
  En caso de que no haya posibilidad de conseguir financiamiento para el seguimiento, transmítalo de manera clara a los socios - especialmente en el caso de socios locales cuya experiencia anterior con CRS haya sido de proyectos de seguimiento.
  
  Programe un momento en la reunión para que lo socio comparta sus esperanzas e inquietudes con respecto al proceso de cierre, busque clarificar el proceso de cierre y las expectativas e identifique el apoyo que pueda necesitar.
  
  En caso de socios locales, en particular aquellos cuyas fuentes de financiamiento son menos diversas, tenga presente que el cierre de proyecto puede suponer un reto bastante serio en vista de las implicaciones que tiene para el personal del socio. Sea sensible a estos retos y ofrezca apoyo según sea necesario y factible (para guía en este respecto consulte el Estándar 17, acción clave 4).
La comunicación es de vital importancia durante el cierre: Aunque los mensajes de cierre y el personal de CRS involucrado en la transmisión de estos mensajes a los socios pueden variar en diferentes escenarios de cierre, un elemento común en todos los procesos de cierre exitosos es que la comunicación se hace de manera oportuna y transparente.
1. El PM/CoP organiza reuniones periódicas con cada socio durante el periodo de cierre de proyecto para consultar con socios sobre el progreso con respecto al plan de cierre del socio.Consultar el Estándar 16, acción clave 2 para ver la guía sobre cómo trabajar con socios para desarrollar los planes de cierre de proyecto del socio.
- Utilice estas reuniones para poner al socio al corriente en cuanto al progreso y problemas en el plan de cierre general, y asegúrese de que CRS y el socio tengan una comprensión común de las expectativas del proceso de cierre.
- Hable sobre las actividades de cierre del socio que se hayan atrasado o corren riesgo de atrasarse e identifique las acciones que se requieren para volver a encaminarlas.
- Confirme que los socios estén recibiendo el apoyo que necesiten de CRS para llevar a cabo sus responsabilidades de cierre, incluyendo los que tienen que ver con involucrar a otros actores en el cierreEl cierre puede ser un periodo muy emotivo y retador para muchos actores. Recuerde que los socios, en particular los socios locales, a menudo están en la vanguardia de la comunicación sobre el cierre con las comunidades y otros actores a nivel local. Asegúrese de que tengan el apoyo que necesiten para hacer que el cierre sea un proceso fluido y para celebrar los logros con los actores interesados. (ver más adelante).
- Consulte la sección sobre "Asocios" en el Estándar 16, acción clave 3, para ver guía adicional sobre las reuniones de control de avances del proceso de cierre con los socios.
1. A medida que CRS y el socio se aproximen al final del periodo de subacuerdo de asocio, los líderes de alto nivel podrían decidir organizar una reflexión final sobre el asocio.
- En el caso de proyectos implementados por un consorcio, utilice la guía del Marco de Alineación del Consorcio para la Excelencia (CAFE) (consulte las herramientas en la Guía de Implementación de CAFE, y mejores prácticas para aprendizaje durante "Cierre" y "Continuación" según corresponda).
- En el caso de que CRS y un socio implementador hayan usado la Partnership Scorecard (Tarjeta de puntuación de asociación) como parte de la gestión del asocio durante la implementación del proyecto, asegúrese de que en la revisión de resultados de cualquier ejercicio con tarjeta de puntuación implementado durante o a poco tiempo del periodo de cierre, se incluya una discusión de los éxitos y desafíos de la relación de asocio.
Fortalecimiento de capacidades y cierre de proyecto: Ya sea a nivel de CRS, los socios, individuos que participaron del proyecto, grupos comunitarios, gobiernos locales u otros actores, el cierre es el momento de consolidar capacidades. Si se ha planificado y manejado bien el fortalecimiento de capacidades desde el inicio del proyecto, entonces el periodo de cierre presenta una oportunidad de reforzar los sistemas y apoyar a los actores en la aplicación de los conocimientos y destrezas desarrolladas en el proyecto. Tenga presente, sin embargo, que el fortalecimiento de capacidades en "altas dosis" durante el cierre no compensa la falta de fortalecimiento de capacidades durante los periodos anteriores del proyecto.

Involucramiento de los participantes y las comunidades del proyecto en torno al cierre
1. Como parte de la planificación final detallada de la implementación del proyecto y del desarrollo del plan de cierre,Vea la categoría "Programación" en la Plantilla de plan de cierre integral los equipos de proyecto de CRS y de los socios identifican las funciones y responsabilidades para involucrar a los participantes del proyecto y a las comunidades más amplias del proyecto en torno al cierre del proyecto.
- Pulse aquí para ver la Guía para situaciones en las que no se ha previsto seguimiento para el proyecto (salida de proyecto)
  Revise el estado de la estrategia de salida del proyecto, incluyendo el retiro gradual,Retiro gradual: Descontinuar soporte o involucramiento en una actividad del proyecto. No se trata de encontrar nuevo patrocinador para continuar la actividad. (Hello I Must be Going, Levinger and McLeod, 2002) así como los esfuerzos por hacer un traspaso progresivoTraspaso progresivo describe el proceso de reducción importante del apoyo de una actividad o servicio del proyecto, pero también identificando a una institución sucesora que continuará brindando el servicio. El patrocinador ayuda a la nueva institución a desarrollar las capacidades y recursos que necesita. (Hello I Must be Going, Levinger and McLeod, 2002) de las responsabilidades para las actividades y servicios clave del proyecto a terceros, y actualice los planes apropiadamente.
  
  Haga una reflexión sobre las maneras en las que CRS y/o el socio podrían mantener una relación con los participantes y las comunidades del proyecto después del cierre del proyecto (p. ej., por medio de actividades del socio en la comunidad, aunque no guarden relación con el proyecto, etc.).
  
  Desarrolle temas de discusión claros o mensajes clave para las conversaciones sobre el cierre con los participantes y comunidades del proyecto (vea el paso 5). Esto es de particular importancia en el caso que pudiera darse un periodo de extensión que podría generar expectativas sobre la continuación del proyecto (consultar Example Close-out Talking Points/FAQMuestra de Temas de consulta para el cierre/Preguntas frecuentes bajo "Otros Recursos").
  
  Use las ideas de la herramienta "Una guía suficientemente buena" sobre “Cómo despedirse” (Herramienta 14).
- Pulse aquí para ver la Guía sobre qué hacer en situaciones en las cuales CRS y/o el socio continuarán apoyando actividades similares en la comunidad de intervención (transición del proyecto).
  Revise los planes para la propuesta de un proyecto nuevo o de seguimiento, y clarifique cuáles son los participantes de proyecto que es probable que se involucren en el proyecto nuevo y de qué forma.
  
  Desarrolle temas de consulta/mensajes clave que sean claros para las discusiones con los participantes del proyecto y las comunidades (vea el paso 6, y la Example Close-out Talking Points/FAQMuestra de Temas de consulta para el cierre/Preguntas frecuentes en "Otros Recursos").
  
  En el caso de que CRS o el socio estén pendientes de recibir confirmación de financiamiento para un proyecto de seguimiento o un proyecto nuevo relacionado, asegúrese de que los temas de consulta claramente indiquen lo que debe transmitir el equipo de proyecto sobre el posible proyecto nuevo y en qué momento deben hacerlo. Hay que equilibrar la transparencia con un manejo apropiado de las expectativas y confirmar que los miembros del equipo entiendan qué se debe decir y en qué momento decirlo.
1. Los miembros identificados en el equipo de proyecto del socio y/o CRS sostienen reuniones formales con los participantes del proyecto y grupos comunitarios en una etapa temprana del proceso de cierre. Durante estas reuniones, el equip socio/CRS revisa los planes de las actividades finales del proyecto a medida que se aproxima el final del proyecto, y solicita los aportes de los actores para orientar los pasos finales del cierre (ver la buena práctica de MEAL 6.B).La buena práctica de MEAL 6.B: Comunicar información clave del proyecto a los miembros de la comunidad durante el inicio y cierre del proyecto.
- Pulse aquí para ver las Sugerencias de puntos de consulta para las reuniones iniciales de planificación de salida o transición con los participantes y las comunidades del proyecto.
  Haga referencia a conversaciones previas sostenidas con los participantes del proyecto y las comunidades en cuanto al apoyo que el proyecto estaba diseñado para proporcionar y el plazo que duraría dicho apoyo.
  
  Recuerde a los participantes las capacidades que han mejorado y desarrollado a través de su involucramiento con el proyecto hasta la fecha.
  
  Revise el estado de los esfuerzos de hacer un traspaso progresivo de la responsabilidad de continuar las actividades y los servicios del proyecto.
  
  Invite a los miembros de la comunidad a que compartan ideas sobre otras posibles fuentes de apoyo comunitario o externo para sostener y aprovechar los éxitos del proyecto.
  
  (Según corresponda) Revise los planes de la evaluación final del proyectoAlgunos proyectos de mayor envergadura a menudo planifican un retiro gradual escalonado, con actividades que concluyen en unas áreas antes que en otras. Hablar de la evaluación en una etapa temprana del proceso de cierre es de particular importancia en comunidades dónde CRS y sus socios planean terminar las actividades a nivel comunitario en una etapa temprana, y dónde tendrán contacto más limitado con la comunidad en el momento de la evaluación. y el rol de los participantes del proyecto en dicho proceso.
  
  En caso de que la estrategia de salida del proyecto sea hacer un traspaso progresivo de las responsabilidades o servicios que proporcionaba el proyecto a otra organización, asegúrese de incluir a dicha organización en estas reuniones.
1. En el caso de proyectos que estén cerrando sin seguimiento, el PM/CoP dirige al equipo de CRS y del socio en una conversación sobre opciones adicionales de comunicaciones para garantizar que todos los participantes tengan la información que necesiten sobre el cierre de proyecto. Esto podría incluir el desarrollo de breves piezas de comunicación para hacer notar la información importante (por ejemplo, cuándo terminarán los diversos servicios y actividades del proyecto).
- Planifique teniendo presente los niveles de comprensión lectora y las preferencias comunicativas de los participantes del proyecto. Preste especial atención a la manera que acceden a la información los más vulnerables de entre los miembros de la comunidad y participantes del proyecto.
- Asegúrese de que los participantes sepan a quién contactar para obtener información adicional o para compartir sus inquietudes. Vea la muestra de Close-out Fliers for Project ParticipantsFolletos sobre el Cierre para participantes del proyecto en la sección de "Otros Recursos".
- Consulte la herramienta “Cómo despedirse” (Herramienta 14) en Una guía suficientemente buena, para ver ideas adicionales.
1. El equipo de proyecto de CRS apoya al personal del socio en la organización de eventos formales de transición y cierre del proyecto con los participantes del proyecto, otros actores clave del proyecto en la comunidad, y con otros actores interesados locales.
- Pulse aquí para ver Consejos para eventos de transición y cierre de proyecto.
  Celebre los logros del proyecto y los roles clave que hayan desempeñado los participantes del proyecto y otros actores en la consecución de dichos logros.
  
  Prepare y comparta datos sobre los logros del proyecto y haga hincapié en los activos (físicos, sociales humanos) que permanecerán en la comunidad y que la comunidad misma ayudó a crear y ahora trabajarán por mantener.
  
  Considere la posibilidad de presentar certificados u otras muestras de reconocimiento formal.
1. Luego de la evaluación final (consulte el Estándar 18) y el evento de reflexión correspondiente, considere la posibilidad de organizar una reunión o serie de reuniones con los participantes del proyecto y representantes de la comunidad para compartir los resultados finales y aprendizajes del proyecto (consultar la guía detallada del Estándar 18, acción clave 3). En algunos proyectos, estos podrían ser eventos separados en vez de los eventos de transición/cierre señalados en el paso 7.
Otros actores (p. ej., actores gubernamentales locales, regionales y nacionales)
1. Como ocurre con los participantes del proyecto y actores comunitarios, como parte de la planificación del cierre, los equipos de proyecto de CRS y el socio identifican estrategias y actividades clave y los roles y responsabilidades correspondientes para involucrar a los actores clave, especialmente del gobierno, en torno al cierre del proyecto.
- Modifique las estrategias dependiendo del escenario probable después del proyecto (p. ej., cierre sin seguimiento; transición hacia un proyecto de seguimiento; un proyecto nuevo no relacionado) y las consideraciones relacionadas con la coordinación y colaboración continua de CRS y/o el socio con el actor.
- Desarrolle tomas de discusión y mensajes clave para las reuniones de cierre con estos actores. En los casos en que hubiere rotación a nivel de los actores, tenga presente a los funcionarios actuales y otros actores y su familiaridad con los orígenes del proyecto y las actividades de salida/transición hasta la fecha.
1. De conformidad con las responsabilidades asignadas en el plan de cierre, el PM/CoP y/o personal/líderes del socio programan reuniones con los actores identificados en una etapa temprana del proceso de cierre, para ponerlos al tanto sobre los planes y cronogramas del cierre y para invitarlos a que den aportes sobre las transiciones del proyecto, enfoques de traspaso progresivo (si procede), y las actividades finales a nivel de comunidad.
- Según corresponda, clarifique las expectativas del actor gubernamental en cuanto a las actividades de traspaso directo o progresivo y la presentación de informes finales del proyecto a sus oficinas.
- Conversen sobre planes para los eventos finales del proyecto (p. ej., eventos de cierre de la comunidad, una evaluación final del proyecto y actividades de aprendizaje e intercambio relacionadas) y la participación de los actores interesados en los mismos.
- Involucre a los directivos superiores de CRS y sus expertos técnicos según sea necesario en las reuniones con actores especialmente estratégicos o especializados.Por ejemplo, un actor clave gubernamental de nivel regional o nacional, un instituto de investigación o que presta servicios técnicos, etc.
1. El equipo de proyecto de CRS y del socio involucra a los actores clave durante todo el proceso de cierre, según lo acordado en las reuniones con los actores del paso 10.
- Asegúrese de que el equipo de proyecto de CRS y/o el socio le dé seguimiento a cualquier informe sobre el estado final del proyecto solicitado o exigido por actores clave.
- Consulte también el Estándar 18, acción clave 3 sobre involucrar a actores en las actividades de difusión de aprendizajes del final de proyecto.

Asocio
- Consulte los pasos en "Involucramiento de los socios en torno al cierre" en la sección "Cómo" arriba mencionada.
Cuando CRS es subreceptor
- Siga los pasos anteriores para desarrollar planes para involucrar a los participantes del proyecto, las comunidades y otros actores con los que hayan trabajado directamente en el proyecto CRS y sus subreceptores o subcontratistas. Tenga presente que durante el cierre típicamente es el principal el que dirige el involucramiento con actores a nivel de gobierno central.
- Comparta los planes de CRS para involucrar a los actores en el cierre, para la información del principal y sus aportes según sea apropiado.
- En el caso de posibles extensiones o proyectos de seguimiento que podrían afectar el cronograma de cierre y los mensajes, trabaje con el principal para asegurarse de que CRS esté al tanto del estado de dichas solicitudes, y que pueda poner al tanto a los socios y las comunidades participantes, según corresponda.
Proyectos de emergencia
- Si el proyecto es parte de una respuesta a emergencias para la cual se activó el protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, siga las pautas del protocolo con respecto a la actualización de Caritas nacional sobre el estado del cierre - consulte la sección "Cierre" del protocolo. Este documento está disponible en el sitio de CI Baobab. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
- Use la técnica del telescopio para adaptar la guía según sea necesario, en vista de que el plazo del cierre de proyectos de emergencias típicamente es más corto, y lo que suele ser coordinación y comunicación permanente con los actores del proyecto.
- Si un proyecto de emergencia lo va a seguir un proyecto de recuperación enfocado en un subconjunto de comunidades donde CRS y sus socios hayan apoyado las actividades de respuesta a emergencias, asegúrese de tener comunicación clara y explique las decisiones de focalización a las comunidades que no vayan a ser parte del proyecto de recuperación.
- La herramienta “Cómo despedirse” (Herramienta 14) que se encuentra en Una guía suficientemente buena, fue desarrollada para proyectos de emergencia y es una herramienta particularmente útil a la hora de planear el cierre en comunidades dónde CRS y los socios van de salida después de una respuesta a emergencias inicial.

Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.

Recursos Clave

Plantillas y Herramientas

Políticas y Procedimientos

Otros Recursos