Acciones clave por:

Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.

Realizar el cierre de proyecto de tal forma que responda y rinda cuentas a los participantes, socios, gobiernos anfitriones o locales y a los donantes.

Elaborar y guardar toda la documentación de cierre y otros documentos, registros y datos clave del proyecto que se requiere.

  • Quién

    • Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
      • El PM/CoP trabaja con otros miembros del equipo de cierre y del proyecto para desarrollar un plan de cierre de información del proyecto y garantizar la documentación del cierre de proyecto y que otros documentos, registros y datos clave del proyecto sean guardados completa- y apropiadamente.

    • Otros implicados: Los miembros del equipo de proyecto de CRS; miembros del equipo transdisciplinario de cierre de proyecto de CRS que típicamente incluye a personal de programas (incluyendo MEAL), finanzas, recursos humanos, gestión de cadenas de suministro, TIC, y otras operaciones (incluyendo al director de operaciones (HoOps)); personal de IDEA u otro personal de HQPor ejemplo, PIQA Global Grants; HQ Overseas Finance para adjudicaciones principales proporcionadas por el Gobierno de EEUU.
      • Los miembros del equipo de proyecto trabajan con el PM/CoP para preparar los productos a entregar finales del proyecto y asegurar que los documentos de fases anteriores del ciclo de proyectos sean completados y archivados adecuadamente.
      • Los miembros del equipo de cierre de proyecto preparan los documentos de cierre y los archivan según el protocolo acordado o los comparten con el PM/CoP para archivar.
      • El HoOps, o Coordinador de Registros del programa de país nombrado por el HoOps, incorpora el plan de retención de registros específico del proyecto al Programa de Retención de Registros del país, de conformidad con la Records Management PolicyPolítica para la gestión de registros de CRS
      • En el caso de adjudicaciones con fondos centralizados, el personal de IDEA u otros de HQ apoyan con conservar los documentos finales de proyecto en los sistemas internos de CRS (p. ej., Gateway).

  • Cuándo
    • Desarrollar/finalizar el plan para retener, archivar o disponer de los documentos, registros y datos del proyecto (de forma digital u otra) en un momento temprano del proceso de cierre.
    • Conservar los documentos, registros y datos convenidos después de finalizar y presentarlos (según corresponda), de conformidad con el plan de cierre del proyecto y las fechas límite del donante.
  • Asocio
    • Trabajar con los socios para garantizar de que proporcionen a CRS toda la propiedad intelectual como está definida en el subconvenio y retengan los datos que hayan levantado o generado de conformidad con los términos de su subconvenio.
    • Brindar el apoyo que necesiten los socios para disponer apropiadamente de los datos del proyecto y los dispositivos TIC desactivados.
    • Brindar apoyo a los socios con archivar los datos de tal forma que permita acceso futuro a los datos de ser necesario, a la vez que se resguarde la información sensible, en particular la información de identificación personal de los participantes del proyecto. Esto podría incluir ayudarles a identificar las formas apropiadas de nombrar los archivos y las carpetas para archivar y de identificar las plataformas apropiadas para archivar datos.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el proceso antes descrito, tenga en cuenta los requisitos especiales que solicite el principal.
  • Proyectos de emergencia
    • Seguir el proceso antes descrito, tenga presente que durante las emergencias podría haber más decisiones de cierre que requieran de documentación dada la fluidez y el ritmo acelerado de los proyectos de emergencia.
    • En respuestas de emergencia grandes, podría haber múltiples proyectos de emergencia con complejas y diversas fuentes de financiamiento y requisitos. La documentación detallada de las decisiones de gestión financiera en el periodo de cierre es aún más importante en estas situaciones.
    • Durante emergencias complejas, puede haber mayores sensibilidades y consideraciones adicionales en torno a proteger los datos de los participantes.