Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

• Principal responsable: Gerente de proyecto (PM) o director de proyecto (CoP)
  • El PM/CoP es principal responsable de garantizar la calidad de los productos a entregar de la puesta en marcha.

• Otros implicados: Equipo del proyecto, incluyendo programas, operaciones y equipo de directivos superiores (SMT), y personal de IDEA según proceda; asesores técnico regional para MEAL
  • Los miembros del equipo de proyecto de programas, operaciones y del SMT tienen un papel crítico en el desarrollo y la revisión de los productos entregables de la puesta en marcha;
  • El personal de IDEA puede clarificar los requisitos de la adjudicación en cuanto a entregables, revisar y presentar los entregables finales de adjudicaciones centralizadas;
  • El asesor para MEAL de la región revisa entregables para MEAL, de conformidad con Políticas y Procedimientos para MEAL de CRS. 

El nivel de involucramiento de los miembros varía dependiendo de los productos a entregar requeridos, pero se suele incluir al director de programas (HoP), director de operaciones (HoOps), gerente financiero (FM), cualquier miembro de personal de MEAL, el coordinador de MEAL del programa de país, y personal de compras y gestión de cadenas de suministro.

• De conformidad con los requisitos de los donantes (según el resumen en el Calendario de productos para entregar al donante).El Calendario de Productos entregables al donante es una herramienta de seguimiento de "un vistazo" que resume la información de los productos a entregar al donante (p. ej., informes técnico y financiero; documentos MEAL p. ej., Términos de referencia y los informes de evaluación; plan de implementación detallado, plan de trabajo, etc.). que CRS debe presentar al donante de conformidad con los términos de la adjudicación del donante.
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Siga estos pasos para preparar productos a entregar de puesta en marcha de alta calidad:

1. Durante el taller de puesta en marcha y las primeras reuniones del equipo de proyecto, el PM/CoP dirige al equipo de proyecto en lograr lo siguiente:

• Revisar el plan de puesta en marcha anticipada, el MEAL Deliverables Checklist (ver el procedimiento MEAL 7.1), y el Calendario de productos para entregar al donante.
• Identificar a miembros del equipo de proyecto para cada entregable de la puesta en marcha (en algunos casos el mismo PM/CoP podrá ser el responsable).

2. El PM/CoP o personal de acercamiento con donantes de IDEA entra en contacto con el donante, de ser necesario, para clarificar las plantillas y expectativas en cuanto a productos a entregar en la puesta en marcha, si no está claro en el convenio.
3. El PM/CoP habla con el responsable de preparar cada producto entregable, para garantizar que haya una comprensión compartida de lo siguiente:

• Los requisitos del entregable, incluyendo la plantilla apropiada.
• Los mensajes clave para resaltar, de ser posible según los requisitos de la plantilla y otras restricciones (consultar Standard 10, key action 4).
• Las expectativas de calidad de CRS y donante (para adjudicaciones centralizadas, consultar con el personal de IDEA sobre las expectativas del donante).

4. Trabajar de adelante hacia atrás desde la fecha para entregar al PM/CoP el borrador final del entregable (p. ej., al menos siete días antes de la fecha límite que ha dispuesto el donante), el PM/CoP y el responsable desarrollan juntos una programación para preparar el producto para entrega. Esta programación debe incorporar lo siguiente:

• El proceso acordado de redacción del entregable (o refinar un borrador desarrollado en un proceso colaborativo), incluyendo recibir insumos y/o retroalimentación de socios.
• El proceso acordado para revisión interna y finalización del producto para entregar, y la fecha de entrega de las revisiones necesarias a nivel de país, regional y/o HQ.

Planear detenidamente la revisión interna, modificación y tiempo para abordar imprevistos en el proceso de presentación: programar abundante tiempo para revisiones de calidad de entrega, incluyendo que el asesor para MEAL haga revisión de entregables de puesta en marcha para MEAL (p.ej. los términos de referencia de la línea de base) según los procedimientos MEAL 1.2 y 3.3.Procedimiento para MEAL 1.2: Los Asesores de MEAL revisan la documentación clave del sistema MEAL antes de enviarla al donante, como un medio para mejorar las prácticas de calidad.
Procedimientos para MEAL 3.3: Los Asesores de MEAL revisan los TdR de las evaluaciones y líneas de base para mejorar la calidad de la evaluación y asegurar que se adecúan a las necesidades de información. Para adjudicaciones centralizadas, proyecte suficiente tiempo para que el personal de IDEA revise los entregables, con tiempo para hacer modificaciones antes de la fecha de entrega al donante. Crear un "colchón de tiempo" adecuado para entregar antes de la fecha límite, especialmente si el proceso de presentación en línea del donante es complicado, o si es un proceso de presentación nuevo para CRS.

5. El PM/CoP revisa los borradores y coordina revisiones posteriores de los entregables de la puesta en marcha con SMT (p. ej., HoP, HoOps, FM) e IDEA, usando la Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes. Lista de control para presentaciones y entregables de alta calidad para los donantes es una lista de control con preguntas escuetas para los que preparan y revisan documentos para presentar a donantes, con la meta de garantizar la calidad general de documentos y comunicaciones (formato y contenido).
6. El PM/CoP trabaja con el responsable de cada entregable para tratar la retroalimentación del revisor y finalizar el entregable de acuerdo con la programación desarrollada en el paso 4.
7. El PM/CoP o personal de IDEA presenta al donante los productos a entregar de la puesta en marcha de manera oportuna y conforme al formato solicitado.
8. El PM/CoP o personal de IDEA sube los productos entregables al registro de convenios de Gateway.